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销售合同评审及标准化管理工具

一、适用场景：何时需要启动合同评审与标准化管理

在企业销售业务中，合同是明确双方权利义务、规避法律风险的核心文件。以下场景需严格启用本工具：

新客户首次合作：对客户信用、履约能力不熟悉时，需通过评审评估合作风险；

大额/长期合同签订：合同金额超过企业规定阈值（如50万元）或履行周期超过1年，需多部门联合把关；

特殊条款合同：涉及定制化服务、跨境交易、知识产权归属等复杂条款时，需专项评审；

合同变更或续签：原合同履行中需调整核心条款（如价格、交付范围）或到期续签时，需重新评估风险；

企业合规要求：根据《公司法》《民法典》等法规，或企业内部内控制度，需对合同条款进行合规性审查。

二、标准化操作流程：从合同发起至归档的全步骤指南

（一）合同发起：基础信息与材料准备

发起人：销售经理*（或业务经办人）根据客户需求拟定合同草案，同步收集以下材料：

客方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人身份证明，加盖公章）；

客户背景资料（如过往合作记录、信用评级报告，首次合作必备）；

订单明细、产品/服务技术规格书、报价单（作为合同附件）；

特殊需求说明（如定制化要求、交付时间节点，需客户书面确认）。

填写《合同评审申请表》：注明合同编号、客户名称、合同金额、主要条款概述、预计签署日期等信息，提交至法务部门*发起评审。

（二）多部门联合评审：风险把控与条款优化

1.评审部门及职责

部门

职责描述

时限要求

法务部门*

审查合同主体合法性、条款合规性（如违约责任、争议解决方式）、法律风险点

收到材料后3个工作日内

财务部门*

审查付款方式、税费计算、信用政策（如账期、保证金）、财务数据准确性

收到材料后2个工作日内

业务部门*

审查产品/服务描述、交付能力、客户需求匹配度、业绩目标可行性

收到材料后2个工作日内

供应链部门*

涉及实物交付时，审查库存、物流方案、交付周期可行性（如为纯服务合同可免审）

收到材料后1个工作日内

2.评审输出与反馈

各部门需在《合同评审表》中填写“评审意见”，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并标注具体修改条款（如“第3.5条付款周期需缩短至30天”“第5.2条违约责任需增加‘逾期付款按日万分之五计算’”）；

法务部门汇总各部门意见，与销售经理*沟通修改方案，形成最终评审结论：

通过：所有部门无重大异议，进入审批环节；

修改后重审：存在可调整的非核心问题，销售经理*修改后重新提交评审；

否决：存在重大法律风险或不可控业务风险（如客户主体异常、付款条件无法满足），终止合作并记录原因。

（三）合同审批：权限分级与最终确认

根据合同金额及类型，实行分级审批：

一般合同（金额≤50万元）：销售总监审批，法务部门备案；

重大合同（50万元＜金额≤200万元）：销售总监+法务负责人联合审批，总经理*最终确认；

特别重大合同（金额＞200万元或涉及跨境/特殊行业）：需提交总经理办公会审议，董事长*审批。

审批通过后，在《合同审批表》中签署审批意见，加盖合同审批章，进入签署环节。

（四）合同签署与盖章：规范操作与留痕

签署准备：销售经理*根据审批通过后的最终版本打印合同（一式两份或三份，客户联、企业联、财务联），检查合同编号唯一性、条款与审批版本一致性、页码完整性（骑缝章加盖）；

签署流程：

企业方：由法定代表人或授权代表人（需附授权委托书）签字，加盖企业公章及合同专用章；

客户方：要求客户法定代表人签字并加盖公章，核对公章与营业执照名称一致，必要时留存客户签署过程影像资料；

签署后：销售经理在1个工作日内将客户联交付客户，企业联原件移交档案管理部门，扫描件同步至企业合同管理系统（如OA、法务系统）。

（五）合同归档与执行跟踪：全生命周期管理

归档要求：

档案管理部门*在收到合同原件后3个工作日内，完成分类归档（按客户名称/合同类型编号），归档材料包括：合同原件、评审表、审批表、客户主体证明、附件（如技术规格书）、签署影像等；

电子档案：在合同管理系统中设置“归档”状态，关联客户信息、订单号、执行进度等关键字段，便于检索。

执行跟踪：

业务部门*负责合同履行跟踪（如交付进度、回款情况），每月更新《合同执行台账》；

财务部门*监控付款节点，对逾期未回款或未交付情况及时预警，启动风险应对流程；

合同到期前1个月，由销售经理*主动对接客户，确认续签或终止意向，更新合同状态。

三、核心工具模板：合同评审与管理的关键表单

模板1：合同评审申请表

合同编号

客户名称

合同金额（元）

合同类型（□买卖□服务□定制□其他）

销售经理*

联系方式

预计签署日期

客户对接人及职务

合同主要内容

□产品名称型号：______□服务范围：______□交付周期：______□付款方式：______

附件清单

□订单