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技术项目管理需求说明文档书写参考框架

一、这份文档在哪些情况下需要用到？

技术项目管理需求说明文档是项目从启动到落地的“说明书”，其核心价值在于统一各方对项目目标、范围、标准的认知，减少沟通偏差。以下场景中，均需依赖此类文档保证项目顺利推进：

1.新产品/功能从0到1开发

当企业计划推出全新产品或核心功能时（如电商平台新增“直播带货”模块），需通过需求说明文档明确用户痛点、功能边界、技术实现路径，避免开发过程中方向偏离。

2.现有系统迭代升级

对已有系统进行功能优化或功能提升时（如ERP系统升级库存管理模块），需通过文档梳理现有缺陷、优化目标、兼容性要求，保证升级后不影响原有业务。

3.跨部门/跨团队协作项目

当项目涉及多个团队协作时（如技术团队、产品团队、运营团队联合开发用户增长工具），需通过文档明确各团队职责、需求交付物、验收标准，避免责任推诿。

4.外包/合作项目需求传递

将项目部分或整体外包给第三方团队时，需通过文档详细描述需求细节、质量要求、交付周期，作为双方验收和法律依据，降低合作风险。

5.项目范围基准确认

在项目立项阶段，需通过文档固化需求范围，作为后续变更控制的基准，防止“范围蔓延”（如客户在开发过程中频繁新增无关联需求）。

二、如何一步步完成需求说明文档？

书写需求说明文档需遵循“从宏观到微观、从抽象到具体”的逻辑，逐步拆解需求细节。具体步骤及操作要点：

步骤1：先搭骨架——明确项目背景与核心目标

做什么：用1-2页篇幅说清楚“为什么要做这个项目”“要解决什么问题”“最终要达成什么效果”，让所有参与者快速理解项目价值。

怎么做：

项目背景：描述当前业务痛点（如“现有订单系统不支持批量导出，客服每月需手动核对5000+条订单，耗时3天”）、行业趋势或企业战略（如“公司2024年战略聚焦‘降本增效’，需通过技术手段提升订单处理效率”）。

项目目标：遵循SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），例如“2024年6月前上线订单批量导出功能，支持Excel/CSV格式，导出时间≤5分钟，将客服人工核对时间缩短至1天以内”。

范围边界：明确“做什么”和“不做什么”，例如“本次开发仅支持订单导出功能，不包含数据自动分析功能；兼容Chrome/Edge浏览器，暂不支持移动端”。

输出物：项目背景与目标概述（1-2页）。

步骤2：收集需求——从干系人处“淘”出真实诉求

做什么：通过多渠道收集业务方、用户、技术团队等干系人的需求，避免“拍脑袋”定义需求。

怎么做：

识别干系人：列出所有与项目相关的角色（如业务部门负责人*、一线客服用户、技术架构师、测试经理、最终客户等），明确其核心诉求（业务方关注“是否提升效率”，用户关注“是否好用”，技术团队关注“是否易实现”）。

选择收集方法：

访谈：对关键干系人（如业务负责人*、核心用户）进行1对1深度访谈，挖掘潜在需求（如“客服希望导出时能按订单状态筛选，避免重复导出无效订单”）。

问卷：面向大量用户（如100+客服）发放结构化问卷，统计共性需求（如“80%用户希望导出表格能自动添加‘订单创建时间’列”）。

研讨会：组织跨部门需求评审会（产品、技术、业务、测试共同参与），对模糊需求进行澄清（如“批量导出的‘批量’具体是指多少条订单？单次最多支持导出1万条还是5万条？”）。

整理需求清单：将收集到的需求记录为“需求条目”，每个条目包含“需求描述”“提出人”“优先级初步判断”。

输出物：原始需求清单（Excel表格，包含需求ID、需求描述、提出人、初步优先级等字段）。

步骤3：分类与定义——把需求“掰开揉碎”说清楚

做什么：将原始需求按“功能需求”和“非功能需求”分类，并详细描述每个需求的细节，保证技术团队和测试团队能准确理解。

怎么做：

功能需求定义：描述系统“做什么”和“怎么做”，需包含以下要素：

功能模块：按业务逻辑划分（如“订单管理”模块下的“批量导出”子模块）。

用户故事/用例：从用户视角描述（如“作为客服，我希望按订单状态筛选后批量导出订单，以便快速核对无效订单”）。

前置条件：功能使用前需满足的条件（如“用户已登录系统且拥有‘订单导出’权限”）。

操作流程：用户使用功能的步骤（如“1.进入订单列表页；2.‘筛选’按钮，选择‘已取消’订单状态；3.‘批量导出’按钮；4.选择导出格式（Excel/CSV）；5.‘确认’”）。

预期结果：功能操作后的输出（如“系统包含订单号、创建时间、状态等字段的导出文件，自动至本地”）。

非功能需求定义：描述系统“做得怎么样”，需量化指标：

功能需求：如“订单导出功能在1万条数据量下的响应时间≤5秒；系统支持100人同时在线操作，CPU使用率≤70%”。

安全需求：如“导出文件仅对授权用户可见，文件传输过程采用