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财务审批流程规范化工具高效审批流程版

一、适用业务场景

本工具适用于企业内部各类财务支出的规范化审批管理，具体包括但不限于：

日常费用报销：如办公费、差旅费、交通费、业务招待费等常规支出；

项目资金申请：如新项目启动资金、项目阶段性拨款、项目尾款支付等；

采购款项支付：如原材料采购、固定资产采购、服务外包等合同款项结算；

预付款申请：如合作方预付款、保证金、押金等资金暂付；

其他特殊支出：如突发事件应急支出、政策性补贴申请等需专项审批的资金事项。

二、标准化操作流程

为保证审批高效、合规，财务审批需严格遵循以下步骤：

第一步：申请发起与资料准备

操作主体：业务经办人（*）

具体动作：

根据支出类型，填写《财务审批单》（详见模板），准确填写申请人信息、申请事项、资金用途、预算金额等核心内容；

准备完整附件材料，包括但不限于：合同/协议、报价单、费用明细清单、验收证明（如适用）、previous审批记录（如涉及）等；

检查资料完整性，保证信息真实、金额准确、附件齐全后，提交至审批系统（或线下传递至部门负责人）。

第二步：部门初审与业务真实性核验

操作主体：部门负责人（*）

具体动作：

接收申请后，重点审核支出的业务真实性（是否为部门必要支出）、必要性（是否存在更经济的替代方案）及预算匹配度（是否超出部门年度预算）；

对符合要求的申请，在审批单“部门负责人审核”栏签字确认，并注明“同意”及审核意见；

对不符合要求的申请，注明“退回原因”并反馈给经办人，要求补充或修改后重新提交。

第三步：财务合规性复核

操作主体：财务部门专员（*）

具体动作：

收到初审通过的申请后，重点审核财务合规性：包括支出标准是否符合公司制度（如差旅费报销标准）、票据合法性（如发票真伪、抬头及税号准确性）、金额计算是否正确、附件是否完整合规；

对涉及预算外支出的，需额外审核预算调整审批流程是否完备；

审核通过后，在“财务复核”栏签字确认；审核不通过的，列明具体问题（如“发票抬头错误”“超出报销标准”）并退回至部门负责人。

第四步：分级审批与权限把控

操作主体：分管领导/总经理（*）

具体动作：

根据公司《财务审批权限表》，对应支出金额或事项类型，由相应层级领导审批：

日常费用（如单笔金额≤5000元）：由分管领导审批；

大额支出（如单笔金额＞5000元）或特殊事项（如项目资金、采购付款）：由总经理审批；

超出年度预算10%以上的支出，需提交总经理办公会集体审议。

审批领导需结合业务价值、资金状况及战略匹配度，在审批单“领导审批”栏签署明确意见（如“同意支付”“补充说明后同意”）。

第五步：审批结果反馈与执行

操作主体：财务部门专员（）、业务经办人（）

具体动作：

财务部门汇总所有审批环节意见，形成最终审批结果：

审批通过：在1个工作日内通知业务经办人，并按公司资金支付流程安排付款（如银行转账、备用金发放）；

部分同意/补充要求：将领导意见反馈至经办人，按要求补充资料后重新启动审批；

审批驳回：及时通知经办人，说明驳回原因，终止本次申请。

业务经办人需确认收款到账情况，并对审批过程及结果存档备查。

第六步：资料归档与流程追溯

操作主体：财务部门档案管理员（*）

具体动作：

每月结束后3个工作日内，将当月已完成的审批单及附件按“部门+月份”分类整理，编号归档；

保存电子审批记录（如系统留痕）及纸质材料，归档期限不少于5年，保证审批流程可追溯、可审计。

三、审批单通用模板

财务审批单

基本信息

编号

（自动，如FP-2024-001）

申请人*

所属部门

申请日期

年月日

联系方式*

申请事项

事项名称

（如“项目采购款”“部门差旅费报销”）

资金用途

（简要说明支出目的，如“购买办公设备”“参加行业展会”）

预算金额

大写：小写：￥

支出明细

序号

1

2

…

附件清单

名称（如合同、发票、验收单）

审批流程

申请人签字：日期：年月日

部门负责人审核：日期：年月日（意见：□同意□退回，原因：）

财务复核：日期：年月日（意见：□合规□不合规，原因：）

分管领导/总经理审批：日期：年月日（意见：□同意□补充说明□驳回）

备注

（其他需说明事项，如“紧急支付”“跨部门分摊”等）

四、关键执行要点

信息完整，附件齐全：申请人需保证审批单所有必填项无遗漏，附件需与申请事项一一对应（如采购付款需附合同及验收单，差旅费报销需附行程单及发票），避免因资料不全导致审批延误。

流程时效，责任到人：各部门需在收到申请后1个工作日内完成初审，财务部门在收到完整资料后2个工作日内完成复核，审批领导需在3个工作日内给出意见，紧急事项（如突发事件支出）需标注“加急”，优先处理。

沟通前置，减少退回：对复杂事项（如大额支出、预算外支出），申