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采购合同标准化模板供应商资质审核及合同条款管理工具指南

一、工具应用背景与核心价值

在企业采购管理中，供应商资质审核是风险防控的第一道防线，合同条款的标准化则是保障采购双方权益、减少纠纷的核心手段。本工具旨在通过规范化的流程设计、模板化表格及风险提示，帮助企业采购部门高效完成供应商资质核验与合同条款管理，保证采购合规性、降低履约风险，提升采购流程的专业性与效率。适用于企业各类采购项目（如原材料采购、服务外包、工程采购等）的供应商准入阶段及合同拟定环节，尤其适合采购规模较大、供应商数量较多的企业使用。

二、标准化操作流程详解

（一）供应商资质审核全流程

第一步：供应商信息收集与初步筛选

操作主体：采购专员*

操作说明：

根据采购需求，通过公开招标、邀请招标、供应商自荐等渠道收集供应商信息，要求供应商提供《供应商基本信息表》（见模板1），内容包括公司名称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系方式、主营业务、生产规模等基础信息。

采购专员*初步筛选符合采购项目基本要求的供应商（如经营范围匹配、产能达标等），剔除明显不符合条件的供应商（如处于吊销、注销状态的企业）。

输出成果：《供应商初步筛选清单》

第二步：供应商资质文件深度审核

操作主体：采购经理、法务专员、质量专员*（根据采购项目类型调整）

操作说明：

向通过初步筛选的供应商发送《资质文件提交清单》（见模板2），要求提供以下材料（加盖公章）：

基础资质：营业执照副本、税务登记证（若三证合一则提供营业执照）、组织机构代码证；

行业专项资质：如食品供应商需提供《食品生产许可证》，建筑供应商需提供《建筑业企业资质证书》，特种设备供应商需提供《特种设备生产许可证》等；

质量体系认证：ISO9001质量管理体系认证证书（或行业同等效力的认证）；

财务状况证明：近三年经审计的财务报表、银行资信证明、纳税信用等级证明；

业绩证明：近两年同类项目合同复印件（至少3份，需隐去价格等敏感信息）、客户评价函；

其他：法定代表人授权委托书（若签约人非法人）、社保缴纳证明（证明员工稳定性）等。

采购经理牵头，法务专员重点审核资质文件的合法性、有效性（如营业执照是否在有效期内、资质证书是否在核准范围内），质量专员审核质量体系认证与采购项目的匹配度，财务专员审核供应商财务状况（如资产负债率、现金流是否健康）。

对资质文件存在疑问的供应商，由采购专员*及时与供应商沟通核实，要求在3个工作日内补充说明或提供证明材料。

输出成果：《供应商资质审核记录表》（见模板3），明确审核结论（“通过”“不通过”“补充材料后审核”）。

第三步：现场考察或背景调查（高风险/大额采购必选）

操作主体：采购经理、质量专员、技术专员*

操作说明：

对通过资质审核且采购金额较大（如超过50万元）或涉及关键原材料的供应商，组织现场考察，重点核查：

生产/经营场所是否与注册地址一致，设备是否满足产能需求；

质量控制流程（如原材料检验、成品检测环节）；

售后服务团队配置及响应机制；

现场管理规范性（如安全生产、环保措施）。

或通过第三方机构（如企业信用查询平台、行业协会）对供应商进行背景调查，重点关注：

是否有重大诉讼、行政处罚记录；

社会信用代码是否被列入经营异常名录或严重违法失信企业名单；

过往履约记录（如客户投诉率、合同履约率）。

输出成果：《供应商现场考察报告》或《供应商背景调查报告》，作为最终准入决策依据。

第四步：供应商准入决策与建档

操作主体：采购总监、法务总监、业务部门负责人*

操作说明：

召开供应商准入评审会，结合资质审核结果、现场考察/背景调查报告，综合评估供应商的履约能力、风险等级，确定是否纳入《合格供应商名录》。

对准入的供应商，由采购专员*建立供应商档案，包括：资质文件（原件扫描件）、审核记录、考察报告、合作历史（如合同、订单、付款记录）、年度复评结果等，档案实行“一供应商一档”，电子档案与纸质档案同步管理。

（二）合同条款标准化管理流程

第一步：合同条款模板拟定

操作主体：法务专员、采购专员

操作说明：

根据采购项目类型（如货物采购、服务采购、工程采购），选择对应的标准合同模板框架（见模板4《采购合同框架模板》），明确核心条款：

合同主体：供应商全称、统一社会信用代码、法定代表人，采购方全称、统一社会信用代码、法定代表人；

标的物：名称、规格型号、数量、质量标准（需明确国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）；

履约要求：交付时间（具体到年月日）、交付地点（如采购方指定仓库）、验收标准（如“按GB/T19001-2016标准验收，验收合格后签署《验收报告》”）；

付款方式：分期付款需明确各期比例及支付条件（如“预付款30%（合同签订后5个工作日内），到货验收合格后支付60%，质保期满无质量问题后支付10%”