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费用报销申请与审批功能说明
一、适用业务范围与常见报销场景
本功能适用于企业内部员工因公支出费用的报销申请及多级审批管理，覆盖日常办公、业务开展中的各类合规性支出需求。常见报销场景包括：
差旅费用：员工因公出差的交通费（机票、火车票、打车票）、住宿费、伙食补贴、市内交通补贴等；
业务招待费：因接待客户、商务洽谈发生的餐费、礼品费、活动场地费等；
办公费用：购买办公用品、耗材、软件服务订阅、快递物流等支出；
其他合规费用：培训费、市场推广费、固定资产采购（单笔金额较小需走报销流程）等。
二、申请人操作全流程
（一）登录系统与新建报销单
登录企业费用管理系统（或OA系统），进入“费用报销”模块；
“新建报销单”，选择报销类型（如“差旅费”“业务招待费”等），系统自动带出当前申请人信息（姓名某、部门某部、员工编号*）。
（二）填写报销基本信息
报销事由：简要说明费用发生原因，需清晰、具体，例如“2023年10月北京客户洽谈差旅费”“第三季度部门办公用品采购”等；
报销期间：选择费用所属起止日期（如2023年10月1日-2023年10月7日）；
预算科目：根据企业财务制度选择对应预算科目（如“销售费用-差旅费”“管理费用-办公费”），保证费用归属准确。
（三）填写费用明细
在“费用明细”表格中逐项录入支出信息，至少包含以下字段（以差旅费为例）：
序号
费用项目
金额（元）
发票日期
发票号码
备注（如出差地点、事由）
1
交通费-高铁票
568.00
2023-10-02
5678
北京-上海（G10次）
2
住宿费
1200.00
2023-10-02北京酒店（商务标间）
3
伙食补贴
350.00
2023-10-02
-
按公司标准50元/天×7天
注意事项：
费用项目需按实际类型选择，不得混填（如“交通费”与“招待费”需分开列示）；
金额需与发票一致，小数点后保留两位；
发票号码需完整填写，便于财务查验；
备注栏补充关键信息（如出差人数、招待对象等），保证审批人快速理解业务背景。
（四）附件
按附件清单要求电子版凭证，保证清晰、完整：
发票：增值税发票（或合规收据）需包含发票联（电子发票需PDF版），抬头、税号、金额等信息需与公司信息一致；
证明材料：差旅费需附行程单（机票/火车票订单页）、住宿清单；招待费需附招待对象名单（含单位、职务）、会议纪要（如有）；办公费需附采购清单、验收单等；
支持批量（最多10个文件），单个文件大小不超过5MB，格式为PDF/JPG/PNG。
（五）提交审批
确认信息无误后，“提交”，系统根据预设审批流程自动推送至下一审批人（如部门负责人→财务部→分管领导）；
提交后可查看审批进度（“我的报销单”→“审批中”），如需修改，可在审批人未处理时“撤回”。
三、审批人操作规范
（一）接收与查看报销单
审批人登录系统后，在“待办事项”中接收报销单提醒，单号进入详情页；
核对报销信息：查看申请人基本信息、费用明细、附件完整性，重点关注费用合理性、预算匹配度。
（二）审批操作
审批人需在收到单据的2个工作日内完成审批，可选择以下操作：
通过：若费用合规、附件齐全，“通过”，系统自动推送至下一审批节点；
驳回：若费用不符合规定（如超预算、无合理事由），填写驳回理由（如“差旅费超公司标准，请调整住宿金额”），“驳回”，报销单将退回至申请人，需修改后重新提交；
退回修改：若附件缺失或信息不全（如发票税号错误），填写退回原因（如“请补充行程单PDF附件”），“退回修改”，申请人补充后可再次提交。
（三）审批完成与归档
报销单完成所有审批节点后，系统状态变更为“审批通过”，自动推送至财务部；
审批人可在“已办事项”中查看历史审批记录，支持导出审批日志（用于后续审计追溯）。
四、报销单模板及填写指引
费用报销单（模板）
基本信息
申请人
*某
员工编号
*
报销类型
□差旅费□招待费□办公费□其他：__________
报销事由
2023年10月北京客户洽谈差旅费
费用明细
序号
费用项目
1
交通费-高铁票
2
住宿费
3
伙食补贴
合计金额
人民币（大写）：贰仟壹佰壹拾捌元整
附件清单
□发票张□行程单张□招待名单张□其他：__________
审批意见
部门负责人
意见：______________________签字：__________日期：______
财务复核
意见：______________________签字：__________日期：______
分管领导
意见：______________________签字：__________日期：______
填写指引
基本信息：申请人姓名、部门等信息需与系统档案一致，不得代填；
费用明细：每笔费用需单独一行
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