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工程档案保管制度及期限明细

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥工程档案在企业生产经营、项目管理及后续维护中的重要作用，依据《中华人民共和国档案法》及国家相关工程建设档案管理规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目及相关科研项目的档案管理工作。公司各部门、参与工程项目的各单位及相关人员均须遵守本制度。

二、工程档案保管制度

（一）档案的收集与整理

1.归档责任：各工程项目在立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等各个阶段形成的具有保存价值的文件材料，均由各责任单位或部门负责收集、整理，并按规定向公司档案管理部门（或指定的档案管理人员）移交归档。

2.归档要求：归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件，手续齐全，内容真实、准确、系统。复印件须注明原件保管处并加盖公章。文件材料应字迹清楚、图样清晰、装订整齐、符合档案整理规范。

（二）档案的保管条件

1.库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等基本条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.装具要求：档案应存放在规范的档案盒、档案柜内。档案柜应坚固耐用，具备良好的密闭性。

3.特殊载体档案保管：照片、录音录像带、光盘、磁盘等特殊载体档案，应按照其特性采取相应的保管措施，如配备防磁柜、恒温恒湿设备等，并定期检查其存储状况。

（三）档案的日常管理

1.接收与登记：档案管理部门（或人员）在接收档案时，应认真核对移交清单，检查档案质量，办理接收登记手续。

2.存放与排列：档案应按照年度、项目、专业、类型等进行系统分类、编号，并科学排列上架。库房内应有清晰的指引标识。

3.定期检查与清点：档案管理人员应定期对库存档案进行检查和清点，发现问题及时处理并记录。重点检查档案的完好情况、库房温湿度、防虫防霉措施等。

4.保密管理：严格执行档案保密制度，建立档案借阅保密审查机制。涉密档案应单独存放，并采取更为严格的保密措施，严禁非授权人员接触。

5.清洁卫生：保持档案库房及周边环境的清洁卫生，定期进行清扫和消毒。

（四）档案的利用

1.利用手续：公司内部人员因工作需要查阅档案，须经本部门领导批准，办理借阅登记手续；外部单位或人员查阅档案，须持单位介绍信及有效身份证件，经公司相关领导批准后方可查阅。

2.利用原则：查阅档案应在指定地点进行。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。确需复制、拍摄、摘录的，须经档案管理部门负责人批准。

3.归还检查：档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好状况，确认无误后方可注销借阅登记。

（五）档案的鉴定与销毁

1.鉴定组织：对于已到保管期限的档案，由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组，对其价值进行鉴定。

2.销毁程序：经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，报公司分管领导审批后，方可销毁。销毁档案时，应有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字。严禁个人私自销毁档案材料。

三、工程档案保管期限明细

工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：

（一）永久保管的档案

1.项目前期文件材料：项目建议书及其批复、可行性研究报告及其批复、项目评估报告、初步设计文件及其审批文件、项目核准或备案文件、建设用地批准文件、国有土地使用证等。

2.勘察、设计文件材料：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、初步设计、技术设计、施工图设计及其审批文件、设计变更记录及重大技术问题处理文件等。

3.工程竣工验收文件材料：竣工验收报告、竣工验收鉴定书、工程质量保修书、竣工结算审核报告及批复、项目总结等。

4.重要的基础资料：工程项目的重要合同、协议（如勘察设计合同、施工合同、监理合同等）、工程概预算文件、重要的会议纪要等。

5.竣工图：建筑、结构、给排水、电气、暖通、消防、智能化等各专业全套竣工图。

（二）长期保管的档案（保管期限通常为工程的设计使用年限或更长，但不永久）

1.施工文件材料：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、原材料及半成品质量证明文件、试验检验报告、隐蔽工程验收记录、施工记录、测量放线记录、质量评定资料、安全检查记录、工程变更洽商记录（一般性）等。

2.监理文件材料：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知及回复、旁站监理记录、监理评估报告等。

3.设备文件材料：主要设备的出厂合格证、安装说明书、调试记录、运行维护手册等。

4.工程质量事故处理文件材料。

（三）短期保管的档案（保管期限通常为工程竣工后数年，一般不少于五年