采购需求及预算审核双重认证模板.docVIP

采购需求及预算审核双重认证模板使用指南

一、适用场景与核心价值

本模板适用于企业、事业单位、机关等组织的各类采购活动，特别是对成本控制、合规性要求较高的场景，如办公用品采购、设备采购、服务外包、工程项目采购等。通过“采购需求合理性审核”与“预算金额合规性审核”双重认证机制，可有效避免盲目采购、超预算采购、需求与预算脱节等问题，保证采购活动“必要、合理、可控”，同时强化内部流程管控，降低廉政风险，提升资金使用效益。

二、双重认证全流程操作指南

（一）采购需求发起与初步审核

责任主体：需求部门申请人→需求部门负责人→采购部初审专员

操作说明：

需求部门发起申请：申请人根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》（见表3.1），详细说明采购项目名称、规格型号、数量、用途、技术参数、预估单价、总价及采购理由（如“替换老化设备”“新增业务支持”等），并附相关支撑材料（如技术方案、市场询价单、会议纪要等）。

需求部门负责人审核：需求部门负责人（如*经理）对采购需求的必要性、合理性进行审核，重点确认：

采购内容是否为部门工作开展必需；

规格参数是否满足实际使用需求，是否存在过度追求高功能的情况；

数量是否与日常工作量匹配，避免囤积或浪费。

审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人修改。

采购部初审：采购部初审专员（如*专员）对需求材料的完整性、采购类型的合规性（如是否属于集中采购目录内项目）进行审核，检查是否有漏填项、参数描述模糊等问题，并同步录入采购管理系统，分配唯一项目编号。

（二）预算编制与预算审核

责任主体：需求部门申请人→财务部预算专员→财务部负责人

操作说明：

预算编制：申请人在发起需求的同时根据《采购需求申请表》中的预估单价和数量，结合市场调研结果（至少提供2家供应商报价单），编制《采购预算明细表》（见表3.2），明确预算总金额、资金来源（如“年度办公经费”“专项项目资金”）及分项预算（如设备费、运输费、安装费等）。

财务部预算审核：

预算初审：财务部预算专员（如*主管）核对预算金额与市场询价的一致性，检查是否存在虚高报价、重复预算（如已采购同类设备）等问题，审核预算科目是否正确（如“固定资产”“办公耗材”等）。

预算复审：财务部负责人（如*总监）从整体预算盘子出发，审核该采购项目是否符合年度/季度预算安排，是否超出部门预算额度，必要时要求需求部门调整采购数量或规格以匹配预算。审核通过后签字确认，若不通过需书面说明调整建议。

（三）需求与预算匹配性复核

责任主体：采购部负责人→财务部负责人→采购与财务联合复核小组

操作说明：

匹配性初审：采购部负责人（如*总监）与财务部负责人共同召开简短复核会议，对照《采购需求申请表》和《采购预算明细表》，重点审核：

需求数量、规格是否与预算明细完全对应（如预算中“笔记本电脑10台”，需求是否明确“10台，配置要求：CPUi5、内存16G”等）；

预算总金额是否覆盖采购全流程成本（含税费、运输、安装等附加费用）；

若需求调整（如增加数量、提高参数），是否同步调整预算并重新履行预算审核流程。

联合复核小组确认：对于金额较大（如超过10万元）或重要项目，成立由采购部、财务部、需求部门负责人组成的联合复核小组，召开专题会议，最终确认需求与预算的一致性，形成《采购需求与预算匹配性复核表》（见表3.3）。

（四）最终审批与结果反馈

责任主体：按审批权限划分→最终审批人→采购部与需求部门

操作说明：

分级审批：根据采购金额和项目类型，确定最终审批人（示例）：

金额≤5万元：需求部门负责人+采购部负责人联合审批；

5万元＜金额≤20万元：分管副总（如*副总）审批；

金额＞20万元：总经理（如*总）审批。

审批人需在《双重认证审批汇总表》（见表3.4）中签署意见，明确“同意”“不同意”或“调整后同意”。

结果反馈：采购部在完成最终审批后1个工作日内，将审批结果反馈至需求部门：

审批通过：通知需求部门按流程执行采购（如招标、询价），并同步提供最终预算额度；

审批不通过：书面说明原因（如“预算超支20%”“需求描述不明确，需补充技术参数”），需求部门修改后重新发起流程。

（五）采购执行与文档归档

责任主体：需求部门→采购部→档案管理员

操作说明：

采购执行：需求部门根据审批通过的预算和需求，配合采购部完成采购执行（如签订合同、验收货物），保证实际采购内容、金额与审批结果一致。

文档归档：采购部负责收集全套审核材料（含需求申请表、预算明细表、复核表、审批表、采购合同、验收报告等），整理成册，标注项目编号，移交档案管理员保存，保存期限不少于5年。

三、核心模板表格说明

表3.1采购需求申请表

项目名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

采购理由（附支撑材料）

示例：笔记本电脑