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企事业单位文件归档规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本单位文件材料的归档工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案工作的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于本单位各部门及所属机构在各项工作活动中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料的归档管理。

第三条基本原则

文件归档工作遵循统一领导、分级管理、全程控制、规范整理、便于利用的原则。各部门应将文件归档工作纳入日常管理流程，确保归档文件材料的及时、准确、系统。

第二章归档范围与分类

第四条归档范围

归档文件材料主要包括但不限于：

1.本单位在行政管理、经营管理、业务管理等活动中形成的各类决议、决定、命令、指示、通知、报告、请示、批复、会议纪要等；

2.与本单位职能活动相关的各类合同、协议、意向书、备忘录等具有法律效用的文件材料；

3.反映本单位历史沿革、机构设置、人员编制、重要活动等方面的文件材料；

4.本单位在科研、生产、建设等活动中形成的具有保存价值的技术文件、图纸、数据、报告等；

5.上级机关下发的与本单位工作密切相关的重要文件材料；

6.其他对本单位具有查考利用价值的文件材料。

第五条分类原则

归档文件材料的分类应遵循科学性、系统性、实用性原则，便于管理和检索。可根据本单位实际情况，采用年度、组织机构、问题等分类方法，或结合使用。分类体系应保持相对稳定。

第三章文件材料的收集与整理

第六条收集要求

各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作。文件材料形成后，应及时收集，确保其齐全、完整。对于电子文件，应同时收集其元数据及相关的支持软件和说明材料。

第七条整理要求

1.排序：归档文件应按其形成规律或内在联系进行系统排列。通常可按时间顺序、逻辑顺序或重要程度排列。

2.编号：应对整理完毕的归档文件进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。

3.编目：应逐件或逐卷编制归档文件目录，目录项目应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等基本要素。

4.装订：归档文件应按规定进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。装订方式应符合档案保护要求。

5.装盒/装袋：整理好的归档文件应装入符合标准的档案盒或档案袋，并填写盒/袋内文件目录及备考表。

第四章归档文件的保管期限

第八条保管期限划分

归档文件的保管期限应根据其价值确定，一般分为永久、长期、短期三种。

1.永久保管：指反映本单位主要职能活动和历史面貌，具有长远查考利用价值的文件材料。

2.长期保管：指反映本单位一般职能活动，在较长时间内具有查考利用价值的文件材料。

3.短期保管：指在一定时期内具有查考利用价值，到期后可按规定销毁的文件材料。

第九条保管期限判定

各单位应根据国家及行业有关规定，结合本单位实际，制定本单位文件材料保管期限表，作为判定文件材料保管期限的依据。

第五章归档与交接

第十条归档时间

各项工作活动中形成的文件材料，一般应在工作结束后或按规定周期（如年度、季度）向本单位档案管理部门移交归档。项目性工作文件材料，应在项目完成后及时归档。

第十一条交接手续

文件材料归档时，交接双方应办理交接手续，填写《档案交接文据》，明确交接文件的种类、数量、页数、保管期限等，并由双方签字盖章，各自留存。

第六章档案的保管与利用

第十二条档案保管

档案管理部门应具备符合要求的档案库房和保管条件，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作。对电子档案，应采取有效措施保障其存储安全和长期可读性。

第十三条档案利用

1.单位内部人员因工作需要查阅档案，应履行借阅手续；外部单位或人员查阅档案，须持有效证明并经档案管理部门负责人批准。

2.查阅档案时，应遵守档案管理规定，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

3.档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需要借出的，须经单位分管领导批准，严格履行借阅登记手续，并限期归还。

4.复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责办理，复制件须加盖档案证明章。

第七章监督与责任

第十四条监督检查

单位档案管理部门负责对本单位各部门的文件归档工作进行指导、监督和检查，确保本规范的贯彻执行。

第十五条责任追究

对于在文件材料收集、整理、归档、保管、利用过程中，因工作失职造成文件材料丢失、损毁、泄密或擅自销毁应归档文件材料的，将视情节轻重追究相关人员责任。

第八章附则

第十六条解释权

本规范由本单位档案管理部门负责解释。

第十七条生效日期

本规范自发布之日起施行。原有相关规定与本规范不一致的，以本规范为准。

希望这份规范能对贵单位的文件归档工作有所