合同管理流程与合同范本工具集.docVIP

合同管理流程与合同范本工具集使用指南

一、工具集概述与适用范围

本工具集旨在为企业合同管理提供标准化流程指引及规范化范本支持，覆盖合同从需求发起、起草审批、签署履行到归档管理的全生命周期，适用于各类企业（含中小微企业、集团化公司）的采购、销售、租赁、合作、服务等业务场景。通过统一管理流程与范本模板，可有效降低合同法律风险，提升合同处理效率，保证合同条款合规性与业务一致性。

二、合同全生命周期管理步骤详解

（一）合同需求发起与立项

操作主体：业务部门负责人、需求申请人

核心步骤：

需求梳理：业务部门根据业务目标（如采购原材料、销售产品、场地租赁等），明确合同相对方、合作内容、核心条款（金额、履行期限、验收标准等），填写《合同需求申请表》（模板见第四章）。

内部审批：需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行初审，通过后提交至法务部门及财务部门会签；涉及重大金额（如超过10万元）或核心业务的，需报请公司分管领导审批。

立项确认：审批通过后，由行政管理部门*（或合同管理部门）统一编号，《合同立项通知书》，明确合同起草责任人及时间节点。

（二）合同起草与条款审核

操作主体：业务经办人、法务专员、财务专员*

核心步骤：

范本选择：根据合同类型（如买卖合同、服务合同、租赁合同等），从《合同范本库》（模板见第四章）中选择对应基础范本，优先选用国家或行业推荐范本，无范本时参考同类历史合同。

内容填写：业务经办人*根据需求申请表及协商结果，填写范本中的关键信息（如合同主体名称、统一社会信用代码、标的物详情、价格构成、支付方式、违约责任等），保证信息真实、准确、完整。

多轮审核：

业务审核：需求部门负责人*审核合同内容是否符合业务需求，条款是否与协商结果一致；

财务审核：财务专员*重点审核价格条款、支付方式、税务处理、发票开具等是否符合财务制度，是否存在资金风险；

法务审核：法务专员*审核合同合法性、合规性，重点关注主体资格、权利义务约定、争议解决方式、免责条款等，出具《法务审核意见书》。

修改完善：业务经办人*根据审核意见修改合同，重大争议条款需组织需求部门、法务部门、财务部门协商一致，形成最终版本。

（三）合同审批与签署

操作主体：审批责任人、授权签署人

核心步骤：

审批流程发起：业务经办人将审核通过的合同及全部附件，通过OA系统（或纸质审批流程）提交至最终审批人（如公司法定代表人、授权代表*）。

权限审批：根据合同金额及重要性划分审批权限（示例：

金额≤5万元：部门负责人+法务专员审批；

5万元＜金额≤50万元：分管领导+法务专员+财务负责人*审批；

金额＞50万元：总经理+法务负责人+财务负责人+董事长审批）。

签署用印：审批通过后，由行政管理部门*根据审批单安排用印，签署人需核对合同文本与审批内容一致，保证签字（或盖章）清晰、完整；涉及多页合同的，需加盖骑缝章。

（四）合同履行与过程跟踪

操作主体：业务经办人、履约部门、财务部门*

核心步骤：

交货/验收：根据合同约定，业务经办人*组织标的物交付或服务验收，填写《合同验收单》，由双方签字确认；需第三方验收的，应邀请第三方机构出具验收报告。

款项支付：财务部门*凭验收单、发票等凭证，按合同约定支付流程办理付款，留存付款凭证。

履约跟踪：业务部门*定期跟踪合同履行情况，对可能出现的逾期、违约等风险，及时上报并采取应对措施（如发送催告函、协商变更条款等），填写《合同履约跟踪表》。

（五）合同归档与数据管理

操作主体：行政管理部门、档案管理员

核心步骤：

资料整理：合同签署完成后，业务经办人*收集合同文本（正本+副本）、审批单、验收单、发票等全部资料，整理成册。

归档登记：档案管理员*对合同资料进行分类编号，录入《合同管理台账》（模板见第四章），存入档案柜（或电子档案系统），标注“已归档”标识。

保管期限：根据合同类型及法律规定确定保管期限（如买卖合同保管≥5年，建设工程合同保管≥15年），到期前经审批可按规定销毁。

三、合同范本工具操作指引

（一）范本库分类与选择

本工具集包含以下核心范本类型，使用时可根据业务需求直接选用：

范本类型

适用场景举例

关键条款要点

买卖合同范本

采购原材料、销售产品

标的物规格、质量标准、交付方式、验收条款

服务合同范本

技术服务、咨询、广告制作

服务范围、交付成果、验收标准、服务期限

租赁合同范本

场地租赁、设备租赁

租赁物描述、租金及支付方式、维修责任

合作协议范本

项目合作、联营合作

合作内容、收益分配、退出机制、违约责任

劳动合同范本

员工聘用（需结合《劳动合同法》定制）

工作内容、薪酬福利、保密义务、解除条件

选择步骤：

明确合同类型（如“采购设备”选择“买卖合同范本”）；

根据业务复杂度选择基础版/复杂版（复杂业务建议增加“不可抗力”“争议解决”等专项