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文档管理标准化模板电子化档案管理版

一、应用场景概述

本模板适用于各类企业、事业单位、机构及社会组织（以下简称“单位”）的电子化档案管理工作，旨在通过标准化流程实现档案的规范存储、高效检索、安全管控及合规利用。具体场景包括但不限于：

日常业务档案管理：如合同协议、项目资料、会议纪要、客户信息等高频使用档案的电子化归档；

专项档案管理：如人事档案（员工入职、离职、异动材料）、财务档案（凭证、报表、审计报告）、法务档案（诉讼材料、合规文件）等需长期保管的档案；

历史档案数字化转型：将纸质、声像等传统载体档案通过扫描、转录等方式转化为电子档案，实现存量档案的电子化管理；

多部门协同档案管理：跨部门形成的档案（如联合项目文件、跨部门审批单）的统一收集、分类与共享。

二、标准化操作流程

（一）前期准备阶段

制度规范制定

单位需结合自身业务特点，制定《电子档案管理办法》，明确档案管理责任部门、归档范围、分类规则、保管期限、访问权限及安全要求等；

细化电子档案管理流程，包括档案收集、整理、录入、存储、利用、销毁等环节的操作规范，保证各岗位人员有章可循。

工具与系统配置

配置必要的硬件设备：包括高分辨率扫描仪（支持A3/A4幅面，建议分辨率≥300dpi）、存储服务器（本地服务器+云端备份，保证存储容量满足长期需求）、防病毒终端等；

部署电子档案管理系统：选择支持元数据管理、全文检索、权限控制、版本管理及审计功能的系统（如OA系统、专业档案管理软件），保证系统符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）等国家标准。

人员培训与分工

明确档案管理责任部门（如行政部、档案室）及岗位职责，指定专人担任电子档案管理员（如主管），负责系统维护、流程监督及档案审核；

对各部门档案兼职人员（如专员）进行培训，内容包括档案分类标准、扫描操作规范、元数据录入要求、系统使用方法等，保证操作统一。

（二）档案收集与分类

档案收集范围确认

依据单位《档案归档范围及保管期限表》，明确需纳入电子化管理的档案类型，例如：

管理类：请示、批复、通知、会议纪要、规章制度等；

业务类：合同、订单、项目方案、验收报告等；

人事类：简历、劳动合同、考核记录、奖惩材料等；

财务类：发票、凭证、报表、审计报告等；

其他：具有保存价值的声像、图片、电子数据等。

档案收集与交接

各部门在档案形成后3个工作日内，将纸质档案原件或电子文件（如Word、PDF、Excel等）提交至档案管理部门；

档案管理员（主管）核对档案完整性，检查是否有缺失页、破损或内容模糊等情况，对不符合要求的档案退回原部门补充完善；

办理交接手续，填写《档案交接登记表》（详见模板1），双方签字确认后存档。

档案分类编码

采用“年度-分类代码-保管期限-流水号”的编码规则，例如：“2024-CW-10-001”表示2024年度财务类、保管期限10年、第1号档案；

分类代码需统一，如“GL”（管理类）、“YW”（业务类）、“RS”（人事类）、“CW”（财务类）等，具体代码可参考《档案分类规则》或单位自定义；

档案管理员建立《档案分类目录表》（详见模板2），实时更新档案分类及编码信息。

（三）电子化扫描与录入

档案扫描规范

纸质档案扫描：使用扫描仪进行彩色或黑白扫描（重要档案建议彩色扫描，分辨率≥300dpi），保证图像清晰、无歪斜、无黑边；

多页文件处理：对多页档案，需合并为单个PDF文件，并添加页码（如“第1页/共5页”），避免拆分扫描；

特殊载体处理：对声像档案（如录音带、录像带），需通过专用设备转录为MP3、MP4等数字格式；对照片档案，采用JPG格式，分辨率不低于300dpi。

图像质量检查

扫描完成后，档案管理员（主管）逐页检查图像质量，对模糊、歪斜、缺页的图像重新扫描，保证符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31）要求；

对扫描后的图像进行纠偏、去污、亮度调整等优化处理，但不得修改档案原始内容。

元数据与著录信息录入

在电子档案管理系统中录入档案的元数据信息，包括：

基础信息：档案编号、题名（文件标题）、形成部门、形成日期、文件页数、密级（公开、内部、秘密、机密）、保管期限；

内容信息：关键词、摘要（简要说明档案核心内容）、关联档案编号（如有）；

管理信息：录入人、录入日期、审核人、审核状态（待审核、已审核、已归档）；

著录信息需准确、完整，题名应与档案原文一致，关键词需能反映档案核心内容（如“合同”“采购”“2024年”），便于后续检索。

（四）存储与备份管理

本地存储

电子档案存储于单位本地服务器，采用分层存储策略：

高频访问档案（如近3年档案）存储于SSD硬盘，提升读取速度；

低频访问档案（如3年以上档案）存储于SATA硬盘，降低成本；

服务器需开启磁盘冗余阵列（RD5/6），保证单块