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行政人事管理岗位职责任务细则

一、岗位概述

行政人事管理岗位是组织高效运转的核心支持性岗位,肩负着行政管理与人力资源管理的双重职责。该岗位不仅需要确保日常行政事务的流畅运作,为员工创造良好的工作环境,更需要深度参与人力资源的规划、发展与维护,助力组织吸引、保留和激励人才,从而支撑组织战略目标的实现。本细则旨在明确该岗位的核心职责任务,确保工作开展的专业性、系统性与高效性。

二、核心工作职责与具体任务

(一)行政管理职责

行政管理是保障组织日常运营秩序的基石,要求从业者具备细致入微的观察力、出色的组织协调能力和高效的执行力。

1.办公环境与设施管理

*负责办公区域的日常维护与管理,确保环境整洁、有序、安全,营造舒适高效的工作氛围。

*统筹办公设备(如电脑、打印机、投影仪等)的采购、登记、分发、维护及报废处理,保障设备正常运行,及时协调解决设备故障。

*管理办公绿植,定期养护,美化办公环境。

*制定并监督执行办公区域的安全管理规定,包括消防安全、用电安全等,组织必要的安全演练。

2.会务与活动组织

*负责公司各类会议(如例会、专题会、高层会议等)的筹备、组织与保障工作,包括会议通知、场地布置、设备调试、材料准备、会议记录及纪要整理分发。

*协助策划并组织公司层面的团建活动、年会、庆典等各类集体活动,确保活动顺利进行并达到预期效果。

*负责重要来宾的接待安排,包括行程规划、食宿协调等。

3.采购与资产管理

*根据公司需求,负责或协助进行办公用品、固定资产及其他行政物资的采购工作,力求性价比最优,并建立规范的采购台账,确保账实相符。

*对公司固定资产进行登记、盘点、维护与管理,防止资产流失,提高资产使用效率。

*管理公司印章、证照,严格按照规定流程进行使用登记与保管。

4.文书与档案管理

*负责公司各类公文、函件、合同、报告等文件的起草、校对、印发、传阅、归档工作,确保文书处理的规范性和时效性。

*建立健全公司档案管理体系,对各类档案(包括纸质与电子档案)进行分类、整理、保管,并提供便捷的查询服务,确保档案的完整性与安全性。

*负责公司快递、信函的收发与分发工作。

5.行政费用控制与管理

*协助制定和执行行政费用预算,监控行政开支,分析费用构成,提出合理化建议,力求降低行政成本。

*负责行政类费用的报销审核与流程跟进。

(二)人事管理职责

人事管理是组织发展的核心驱动力之一,要求从业者具备高度的责任心、良好的沟通表达能力、敏锐的洞察力及一定的战略思维。

1.招聘与配置管理

*根据公司发展战略和各部门需求,协助制定年度招聘计划,明确招聘需求、岗位职责与任职资格。

*拓展并维护内外部招聘渠道(如招聘网站、猎头、校园招聘、内部推荐等),发布招聘信息。

*负责简历筛选、初试组织与安排,协助部门负责人进行复试与终试,确保招聘流程的规范与高效。

*负责录用offer的发放、入职引导与手续办理,包括劳动合同签订、人事档案建立、社保公积金办理等,帮助新员工快速融入团队。

*协助进行员工异动(如调岗、晋升、降职、离职等)的手续办理与信息更新。

2.员工关系管理

*建立并维护积极健康的员工关系,组织员工沟通会、座谈会等,倾听员工心声,及时了解员工动态与诉求,协助解决员工在工作和生活中遇到的合理问题。

*负责劳动合同全生命周期管理,包括签订、续订、变更、解除、终止等,确保合规性,防范劳动风险。

*协助处理劳动争议与纠纷,收集相关证据,提供初步解决方案。

*负责员工信息的录入、更新与维护,管理人事档案,确保信息的准确性与保密性。

*组织员工福利活动,落实各项员工福利政策,提升员工满意度与归属感。

3.培训与发展管理

*根据公司战略和员工发展需求,协助制定年度及专项培训计划。

*负责内外部培训资源的整合与管理,包括寻找合适的培训讲师、课程,协调培训场地与设备。

*组织实施各类培训项目(如新员工入职培训、专业技能培训、管理能力培训等),负责培训过程的协调、记录与效果评估反馈。

*协助建立员工职业发展通道,收集员工培训需求,为员工提供个性化的发展建议。

4.薪酬福利与绩效管理支持

*协助进行薪酬福利体系的搭建与维护,确保薪酬的内外部公平性与竞争力。

*负责员工考勤数据的统计、汇总与分析,作为薪酬核算的依据。

*协助进行月度薪酬核算数据的整理与提交,确保薪酬按时准确发放。

*负责社保、公积金等各类福利的增减员办理及日常咨询解答。

*协助组织实施公司绩效管理流程,包括绩效目标设定、过程辅导、绩效评估、结果应用等环节的组织与协调工作,

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