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会议记录与管理通用工具模板
一、适用场景:覆盖多类会议记录需求
常规工作会议:部门周会、月度总结会、项目推进会等,用于同步工作进展、明确任务分工;
专项决策会议:战略研讨会、预算审批会、流程优化会等,用于记录讨论过程、形成决议事项;
跨部门协调会:资源对接会、问题复盘会、客户需求沟通会等,用于明确协作责任、推动问题解决;
临时性会议:突发事项处理会、紧急任务部署会等,用于快速记录关键信息和行动要求。
二、操作指南:从筹备到归档的全流程步骤
(一)会前准备:保证会议有序高效
明确会议基本信息
提前确认会议主题、目标、时间、地点(线上需注明会议、会议号)、参会人员(含主持人、记录人)及缺席人员。
若会议有外部参与,需提前告知对方会议议程及所需准备的资料(如项目方案、数据报表等)。
收集并整理会议议程
与主持人沟通,确定会议核心议题及每个议题的预计时长,形成书面议程并提前1-2天发送给参会人员。
议程需包含:议题名称、讨论要点、汇报人(如有)、决策事项(如有)。
准备记录工具
线上会议:提前测试录音设备(需提前告知参会人员“本次会议将进行记录”)、准备电子模板(如Word、Excel或在线协作文档);
线下会议:准备纸质模板、笔、计时器,或提前将电子模板导入平板电脑便于实时记录。
(二)会中记录:准确捕捉关键信息
记录会议基本信息
模板首行填写:会议名称、日期、开始/结束时间、地点、主持人、记录人、参会人员(含部门/职务)、缺席人员及原因。
按议程顺序记录讨论内容
对每个议题,记录:
汇报要点:汇报人(如**)的核心观点、数据支撑(如“Q3销售额同比增长15%,目标完成率92%”);
讨论焦点:参会人员(如、)的主要意见、分歧点(如“关于预算分配,A部门建议增加20%,B部门认为应优先保障核心项目”);
共识内容:经过讨论达成的共同结论(如“同意将预算的60%投入到核心项目研发”)。
标记决议事项与行动项
决议事项:明确结论(如“决议:2024年Q4市场推广预算定为50万元”),标注“决议”字样;
行动项:必须包含“任务描述、负责人、截止时间、交付成果”(如“行动项:完成竞品分析报告——负责人赵六,截止时间2024年10月20日,交付成果:PPT版分析报告”),标注“行动”字样。
记录临时动议与待办事项
对会议中新增的议题或未解决的问题,单独记录“临时动议”(如“临时动议:讨论是否增加年末团建预算,下次会议再决策”)及“待办事项”(如“待办:收集各部门2025年初步需求,由钱七汇总”)。
(三)会后整理:保证记录完整可执行
补充与核对信息
会议结束后2个工作日内,根据录音或笔记补充遗漏信息(如未记录的发言要点、数据细节),重点核对决议事项和行动项的准确性(负责人姓名、截止时间是否无误)。
分发会议记录
将整理后的会议记录(PDF或Word格式)发送给所有参会人员及相关部门负责人,抄送上级领导(如需),并附上“如有异议请在24小时内反馈”的说明。
跟踪行动项进展
在项目管理工具(如钉钉任务、飞书多维表格)中创建行动项跟踪表,标注负责人、截止时间,定期(如每周)提醒负责人更新进展,并在下次会议前汇总完成情况。
归档会议记录
按年度、会议类型(如“部门会议”“项目会议”)对会议记录进行分类归档(电子文档存至共享文件夹,纸质文档装订存档),保存期限不少于3年(涉密会议按公司保密规定执行)。
三、模板示例:会议记录标准化表格
会议记录表
会议基本信息
会议名称
2024年Q3销售目标复盘会
日期
2024年9月25日
时间
14:00-16:00
地点
公司3楼会议室A(线上:腾讯会议X)
主持人
**(销售总监)
记录人
**(销售部助理)
参会人员
**(市场部)、赵六(华东区销售)、钱七(华南区销售)
缺席人员及原因
孙八(华北区销售,因客户拜访缺席)
会议议程
讨论内容记录
决议/行动项
1.Q3销售目标完成情况汇报
**:Q3整体销售额完成480万元,目标500万元,完成率96%;华东区超额完成5%,华南区完成92%,华北区完成88%。
——
2.未达标原因分析
赵六:华北区受竞品价格战影响,3个大客户订单延迟;钱七:华南区因物流问题导致2笔订单交付延迟。
决议:10月15日前,各区域提交详细未达标原因分析报告(含改进措施)。
3.Q4销售策略调整
:建议Q4重点攻坚华北区大客户,增加促销资源;:市场部配合推出“新客户首单8折”活动。
行动项:1.华北区客户攻坚方案——负责人赵六,截止时间10月10日;2.促销活动方案——负责人**,截止时间10月12日。
4.临时动议:团建预算讨论
**:提议Q4末组织销售团队团建,预算约2万元。
待办:收集各部门对团建形式的需求,由**汇总,下次会议决策。
后续工作
1.各区域提交
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