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企业人事档案管理规范与工具包

一、人事档案管理的核心应用情境

人事档案是企业人力资源管理的基础性资料，贯穿员工从入职到离职的全周期，主要应用于以下场景：

新员工入职建档：员工入职时收集基础信息，形成初始档案，为企业后续管理提供依据。

员工职业发展支持：记录员工培训、晋升、奖惩等经历，为岗位调整、职称评定提供参考。

人力资源决策辅助：通过分析档案数据，支撑人员配置、薪酬调整、绩效评估等管理决策。

合规性管理需求：满足劳动监察、社保审计、法律纠纷等场景下对企业用工信息的核查要求。

离职员工后续管理：处理离职证明开具、社保转移、档案转递等事项，保证流程合规。

二、人事档案管理标准化操作流程

（一）新员工档案初始建立

材料收集：员工入职时需提交以下材料（均为原件或加盖公章的复印件）：

证件号码明文件（证件号码复印件）；

学历/学位证书、职业资格证书；

与原单位解除劳动关系证明（离职证明）；

入职登记表（含个人基本信息、紧急联系人等）；

一寸免冠照片（电子版及纸质版）；

特殊岗位需提供健康证明、无犯罪记录证明等。

分类归档：按“一人一档”原则，将材料分为以下类别：

基础信息类：入职登记表、证件号码明、学历证明等；

劳动合同类：劳动合同书、岗位协议、保密协议等；

异动记录类：岗位调动通知、晋升审批表、薪酬调整记录等；

培训考核类：培训签到表、考核结果、证书复印件等；

奖惩记录类：表彰决定、违纪处理（如有）书面材料等。

档案编号与登记：为员工分配唯一档案编号（规则：入职年份+部门代码+流水号，如“202301HR001”），在《档案总登记表》中记录员工姓名、编号、入职日期、部门等信息，同时将档案信息录入人事管理系统。

（二）员工信息动态维护

变更触发：当员工发生以下信息变更时，需及时更新档案：

个人基础信息：联系方式、住址、紧急联系人等；

职业信息：岗位调动、部门变动、职级调整、薪酬变更等；

附加信息：学历提升、职业资格获取、奖惩记录等。

材料提交与审核：员工填写《员工信息变更申请表》，附相关证明材料（如岗位调动通知、学历证书复印件等），部门负责人审核后交人力资源部。

档案更新：人力资源部核对变更信息，将新材料归入对应档案类别，在《员工信息变更记录表》中登记变更时间、变更内容、审核人等信息，同步更新人事管理系统数据。

（三）档案查阅与调用管理

查阅权限：仅人力资源部管理人员、员工直属部门负责人（因工作需要）可查阅员工档案，其他部门需经人力资源部负责人审批。

申请流程：

查阅人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅事由、档案编号、查阅内容；

部门负责人及人力资源部负责人审批；

查阅人在指定场所（如人力资源部档案室）查阅，档案管理员全程陪同。

查阅记录：档案管理员在《档案查阅登记表》中记录查阅人、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。

（四）离职员工档案封存

材料补充：员工离职时，人力资源部需收集《离职申请表》、工作交接清单、离职证明（一式两份）等材料，归入其档案。

封存处理：档案管理员在档案袋封口处加盖“已封存”印章，标注离职日期，将档案转入离职员工档案区保管。电子档案设置为“只读”状态，禁止修改。

转递管理：员工要求调取档案时，需提供接收单位调档函及本人证件号码复印件，人力资源部核对无误后通过机要或EMS转递，留存邮寄凭证及签收记录。

（五）档案定期盘点与优化

周期盘点：每季度末由人力资源部组织档案盘点，核对档案数量、编号与《档案总登记表》一致性，检查档案是否完整、有无损坏。

问题处理：对缺失材料及时联系员工补充，对损坏档案进行修复或复印备份，保证档案信息准确、完整。

流程优化：结合盘点结果及管理需求，每年度对档案管理制度、模板、流程进行复盘优化，提升管理效率。

三、人事档案管理常用模板工具集

模板1：员工基本信息登记表

项目

内容

项目

内容

姓名*

出生日期

性别

证件号码号*

政治面貌

民族

学历

□初中及以下□高中□大专□本科□硕士及以上

毕业院校

所学专业

毕业时间

入职日期

部门

岗位

劳动合同期限

联系方式*

紧急联系人*

紧急联系人电话*

备注

模板2：员工信息变更记录表

变更人

变更日期

变更项目

原内容

新内容

变更原因

申请人

审批人

备注

联系方式

更换手机号

岗位

市场专员

高级市场专员

晋升

模板3：人事档案查阅申请表

申请人

所在部门

查阅日期

查阅事由

绩效评估参考

查阅档案内容：员工姓名*：________档案编号：________查阅类别：□基础信息□劳动合同□异动记录

审批人：________查阅人签字：________归还日期：________备注：

模板4：离职员工档案交接清单

离职员工姓名*

部门

离职日期

档案编号

档案材料清单：□入职登记表□劳