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企业管理资料范本第六节国外出差旅费计算书

一、目的与适用范围

为规范企业员工因公出国（境）差旅费用的计算与报销标准，确保差旅费用支出的合理性与合规性，特制定本国外出差旅费计算书。本计算书适用于企业所有因公派遣至境外（含港澳台地区）执行公务的员工，涵盖从出差申请、费用预算、实际支出到最终报销的全流程管理。

二、基本原则

1.必要性原则：出差任务必须与企业经营发展密切相关，具有明确的业务目的和预期成果。

2.经济性原则：在保证公务正常开展的前提下，应选择经济合理的交通方式、住宿标准和餐饮安排，严格控制差旅费用支出。

3.合规性原则：所有差旅费用的计算与报销必须符合国家外汇管理规定、企业财务制度以及当地税务要求。

4.透明性原则：差旅费用的计算依据、标准和结果应当公开透明，便于监督和审计。

三、费用构成与计算标准

3.1国际交通费

国际交通费包括从出发地至目的地的往返机票费用，计算标准如下：

1.舱位标准：

董事长、总经理：商务舱

副总经理、总监：超级经济舱或商务舱（根据出差时长确定）

2.计算方法：

机票费用以实际发生金额为准，但不得超过上述舱位标准

如遇特殊情况需升舱，须提前申请并获得总经理批准

机票费用包含机场建设费、燃油附加费等相关税费

3.2住宿费

1.一类地区（欧美发达国家、日本、新加坡等）：

董事长、总经理：不超过800美元/天

副总经理、总监：不超过600美元/天

部门经理：不超过450美元/天

普通员工：不超过350美元/天

2.二类地区（亚洲新兴经济体、大洋洲等）：

董事长、总经理：不超过600美元/天

副总经理、总监：不超过450美元/天

部门经理：不超过350美元/天

普通员工：不超过280美元/天

3.三类地区（其他发展中国家）：

董事长、总经理：不超过450美元/天

副总经理、总监：不超过350美元/天

部门经理：不超过280美元/天

普通员工：不超过220美元/天

3.3伙食补助费

伙食补助费按出差天数计算，标准如下：

1.一类地区：80美元/天

2.二类地区：60美元/天

3.三类地区：45美元/天

如出差期间有商务宴请或对方提供工作餐，相应餐次的伙食补助应予以扣除。

3.4市内交通费

市内交通费包括在出差城市内的公共交通、出租车等费用，标准如下：

1.一类地区：30美元/天

2.二类地区：25美元/天

3.三类地区：20美元/天

3.5公杂费

公杂费包括通讯费、资料费、办公用品费等杂项支出，标准如下：

1.一类地区：20美元/天

2.二类地区：15美元/天

3.三类地区：10美元/天

四、特殊费用处理

4.1签证及保险费用

1.签证费用：因公出国所需的签证申请费、签证服务费等，凭有效票据实报实销。如需加急办理，产生的额外费用需提前申请并获得部门负责人批准。

2.保险费用：企业统一为出国员工购买境外旅行保险，包括意外伤害保险、医疗保险等，保险期限应覆盖整个出差期间。保险费用由企业统一承担，员工无需垫付。

4.2会议及培训费用

1.会议注册费：参加国际会议、展览等活动的注册费用，凭会议通知和缴费凭证实报实销。如需提前缴纳定金，应按企业财务规定办理预付款手续。

2.培训费用：参加境外培训项目的学费、教材费等，需提供培训机构的正式发票和培训证明，经人力资源部确认后予以报销。

4.3礼品及招待费用

1.礼品费用：因商务需要赠送礼品，需提前填写《礼品申请表》，注明礼品内容、价值及赠送对象，经部门负责人和财务部审批后方可购买。礼品费用标准如下：

赠送给外方高层管理人员：不超过200美元/份

赠送给一般商务人员：不超过100美元/份

2.招待费用：在境外进行商务招待活动，需提前申请并获得批准。招待费用标准按企业《商务招待费管理办法》执行，一般不超过当地人均消费水平的150%。

五、费用计算与报销流程

5.1出差前预算申请

1.预算编制：出差人员应在出差前至少5个工作日填写《国外出差预算申请表》，详细列明各项费用的预算金额，并附上出差任务说明、邀请函等相关材料。

2.审批流程：

3.预付款申请：预算金额超过5000美元的，可申请预付款。预付款金额不超过预算总额的80%，需填写《预付款申请表》并按审批流程获得批准。

5.2出差期间费用记录

1.票据管理：出差期间应妥善保管所有费用票据，包括但不限于机票、酒店账单、餐饮发票、出租车票等。所有票据应清晰完整，注明消费日期、金额和内容。

2.费用记录：出差人员应每日记录实际发生的费用，填写《国外出差费用日志》，详细记录每笔支出的时间、金额、用途及支付