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标准化询价文件编写范本

在现代商业活动中，询价是获取市场信息、选择合格供应商、控制采购成本的关键环节。一份编制规范、内容严谨的标准化询价文件，不仅能够确保采购过程的公平、公正与公开，有效提升采购效率，更能为后续合同履行及争议解决奠定坚实基础。本文旨在提供一份具有实操性的标准化询价文件编写指南，助力相关从业人员提升文件编制水平。

一、标准化询价文件的重要性与基本原则

标准化询价文件是采购方与潜在供应商之间信息交互的桥梁。其重要性体现在：确保所有供应商在同一基准上竞争，减少信息不对称带来的偏差；清晰界定采购需求与期望，降低后续沟通成本与误解风险；为客观、科学的评审提供依据，保障采购结果的合理性。

编制标准化询价文件应遵循以下基本原则：

*公平性原则：文件内容对所有潜在供应商一视同仁，不设置倾向性或歧视性条款。

*公正性原则：评审标准与方法应科学、客观，避免主观臆断。

*公开性原则：询价流程、需求内容、评审规则等关键信息应清晰透明。

*准确性原则：需求描述、技术参数、商务条款等应明确、具体，避免模糊不清或模棱两可的表述。

*合规性原则：文件编制需符合相关法律法规及企业内部管理制度要求。

*经济性原则：在满足需求的前提下，兼顾成本控制，追求性价比最优。

二、标准化询价文件的基本结构与核心要素

一份完整的标准化询价文件通常包含以下核心模块，各模块应逻辑清晰、层次分明：

（一）询价公告/邀请函

此部分为询价文件的开篇，旨在吸引符合条件的供应商参与。应包含：

*项目名称：准确概括采购内容的全称。

*采购人信息：名称、地址、联系人、联系方式。

*询价内容概述：简要说明采购标的、数量（如有）、主要需求。

*供应商资格要求：明确参与本次询价的供应商应具备的基本资质、专业能力、业绩经验等。

*获取询价文件的时间、方式及费用：清晰告知潜在供应商如何获取完整文件。

*递交响应文件的截止时间、地点及方式：明确响应文件的提交要求。

*询价公告/邀请函的发布渠道：确保信息能够有效触达目标供应商群体。

（二）供应商须知

本部分是对供应商参与询价活动的指导性说明，应详细、易懂。主要内容包括：

*总则：阐明询价目的、资金来源（如适用）、本次询价的适用范围及法律依据。

*响应文件：明确响应文件的组成（如报价函、法定代表人身份证明、授权委托书、资格证明文件、技术方案、报价明细、售后服务承诺等）、签署要求、密封要求、递交方式及截止时间。

*询价流程：简述询价、响应、开启响应文件、评审、确定成交供应商、发出成交通知书等环节。

*纪律与保密：对供应商参与询价过程中的行为规范提出要求。

（三）项目需求与技术规格

这是询价文件的核心内容，直接决定了采购标的能否满足实际需要。编制时应力求准确、具体、无歧义。

*项目背景与概况：简要介绍项目实施的背景、目标及主要内容。

*详细需求描述：清晰列出采购标的的名称、数量（如有明确数量）、具体功能、性能指标、技术参数、材质要求、执行标准、交付成果等。可采用表格形式，将需求点、重要程度（如“必须满足”、“希望满足”）、验收标准等一一对应，便于供应商理解和响应。

*服务要求：如涉及安装、调试、培训、维护、技术支持等服务，需明确服务范围、标准、期限及响应时间等。

*交付要求：明确交付时间、地点、包装要求、运输方式及相关费用承担。

*验收标准与方法：制定清晰、可操作的验收依据和流程。

（四）报价要求与方式

明确报价规则，确保供应商报价的规范性和可比性。

*报价范围：明确报价应包含的内容，如货物本身价格、税费、包装费、运输费、安装调试费、服务费等一切相关费用。

*报价货币：指定报价货币种类。

*报价有效期：规定报价的有效期限，在此期限内供应商不得随意变更或撤销报价。

*报价表格式：提供统一的报价表模板，要求供应商按模板填写，包括产品/服务名称、规格型号、单位、数量、单价、总价等。

*报价方式：说明是一次性报价还是允许二次报价（如谈判询价），以及报价的提交形式。

（五）合同主要条款（参考）

为确保采购双方权益，应在询价阶段明确合同的主要框架和核心条款，作为供应商报价和后续签约的基础。主要包括：

*合同标的：与项目需求一致。

*价格：以成交价格为准。

*付款方式与条件：明确付款阶段、比例、条件及支付方式。

*交付与验收：与项目需求中的交付要求和验收标准对应。

*质量保证与售后服务：明确质量保证期、售后服务内容及承诺。

*双方权利与义务。

*违约责任：约定双方违约时应承担的责任。

*不可抗力。

*争议解决方式：如协商、调解、仲裁或诉讼。

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