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机关单位文书写作标准格式

机关单位文书是党政机关、企事业单位在公务活动中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、规范行为的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率和单位形象。因此，掌握机关单位文书写作的标准格式，对于提升工作规范化水平至关重要。

一、通用基础规范

机关单位文书写作首先应遵循统一的基础规范，确保文书的严肃性和规范性。

（一）用纸规格与排版

通常采用国际标准A4型纸，尺寸为210mm×297mm。排版应疏密得当，页边距设置需符合规范，一般上、下、左、右均应保留适当空间，行间距以清晰易读为宜，通常采用固定值或多倍行距，具体可参照本单位内部细则或相关国家标准。

（二）字体与字号

文书字体字号的规范使用，是文书严肃性的直接体现。

标题：一般采用方正小标宋简体（或宋体加粗），字号根据标题层级有所区别，一级标题通常选用二号字，二级标题选用三号字。

正文：通常采用仿宋GB2312字体，三号字。

落款、日期及页码：落款单位名称和成文日期一般采用与正文相同字体，字号可略小或保持一致；页码通常位于页面底端居中或两侧，字号为小四号或五号。

（三）标点符号与数字用法

标点符号的使用应严格遵循国家语言文字工作委员会发布的《标点符号用法》。数字用法需区分情况：成文日期中的年、月、日应使用阿拉伯数字，如“2023年5月”；表示数量、序号等一般用阿拉伯数字，但定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字，如“二万五千里长征”、“第三季度”。

二、常用文书格式详解

机关单位文书种类繁多，现就几种最常用的文书格式进行详细说明。

（一）通知

通知是适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的一种下行文，应用范围广泛。

1.标题：一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成，如“XX单位关于开展XX活动的通知”。若通知内容紧急，可在文种前加“紧急”二字。

2.主送机关：指负责执行或知晓通知内容的机关单位，顶格书写，后加冒号。根据需要，主送机关可以是一个，也可以是多个，多个主送机关之间用顿号或逗号隔开，最后一个用冒号。

3.正文：通常包括发文缘由、通知事项和执行要求三部分。发文缘由简要说明发布通知的背景、依据或目的；通知事项是核心内容，需条理清晰、具体明确地列出需要执行或知晓的事项，可分点阐述；执行要求则提出希望或规定，如“请认真遵照执行”、“请于X月X日前将情况反馈至XX部门”等。

4.附件：如有附件，应在正文结束后、发文机关署名之前注明附件的名称和件数，格式为“附件：1.XXXX”。附件内容应另起一页书写。

5.发文机关署名：即发文单位的全称或规范化简称，位于正文（或附件说明）的右下方。

6.成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），位于发文机关署名的下方。

7.印章：加盖与发文机关署名相符的印章，端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

（二）报告

报告是适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问的上行文。

1.标题：一般为“XX单位关于XX工作的报告”或“XX单位关于XX情况的报告”。

2.主送机关：即负责受理报告的上级机关，单一主送，顶格书写，后加冒号。

3.正文：通常包含以下几个部分：

*开头：简要说明报告的起因或目的，如“根据贵单位X号文件要求，现将我单位XX工作情况报告如下”或“为XX，现将有关情况报告如下”。

*主体：这是报告的核心，应如实、全面、具体地汇报工作进展、取得的成绩、存在的问题、采取的措施、经验教训以及今后的打算等。内容较多时，可分层次、分段落叙述，力求条理清晰，重点突出。

*结尾：常用“以上报告，请审阅”、“特此报告”等结束语。

4.附件：同“通知”。

5.发文机关署名、成文日期、印章：同“通知”。

（三）请示

请示是适用于向上级机关请求指示、批准的上行文。必须一事一请示。

1.标题：一般为“XX单位关于请求XX的请示”或“XX单位关于XX事项的请示”。

2.主送机关：单一主送，即直接上级机关，顶格书写，后加冒号。不得多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

3.正文：结构一般为“请示缘由—请示事项—请示结语”。

*请示缘由：阐述提出请示的背景、原因、依据和必要性，这是上级机关批复的重要参考，应写得充分、合理。

*请示事项：明确、具体地提出需要上级机关指示或批准的事项，要清晰、扼要，便于上级决策。如涉及具体方案、数字等，应准确无误。

*请示结语：常用“以上