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（管理制度）大型集团公司资料管理

制度

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档案管理制度

第壹章总则

第壹条为了规范（集团）股份XX公司（下简称公司）档案的

分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度。

第二条档案的范围

1、公司内部运营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的和公司运营或行业有关的公

文、通知、批复等资料。

3、下属全资、控股子公司（下简称子公司）备案形成的和运

营有关的资料。

第二章档案的管理部门

第三条档案的管理部门

档案管理由行政部及财务中心共同管理，其中行政部为主管部门。

第四条档案管理部门的职责

1、行政部档案管理的职责

（1）负责统壹组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规

范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备

案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

(2)负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

(3)负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

(4)负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

(5)负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类

档案。

(6)负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子

目录且写入0A档案系统。

2、财务中心档案管理的职责

(1)负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财

务类档案的分类目录、分类管理流程。

(2)负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

第三章档案的分类管理

第五条档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政部统壹集中管理。各部门不得擅

自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除

需求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做

调整。

第六条档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档

案主要采取按实质内容进行分类。

1、按内容进行分类：具体各级的分类目录详见《档案分类管理

(121工会文件

(13)、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档

案管理登记资料、图书借阅登记表等。

(14\签字印模。包括签字样本、印章印模等。

(15X特殊业务资料。

2、按保存形式分类

(1)纸质形式

(2)电子档案形式：包括各种电子表格、电子文档、扫描方式

等形式。

3、按保密性分类：分为绝密档案、机密档案、秘密档案、壹般

(无密级)档案。绝密、机密文件打E[1使用专用磁盘,绝密文件只能

印1份，机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数，由发文单

位的主管领导根据文件内容，对照密级分类标准进行确定。

(IX绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，壹旦泄密会

对集团公司安全、发展造成极其重后果的资料，如导致公司财产损

失伍万元之上；资金链断裂(七天内不能恢复链接)；管理系统崩溃

(三天内不能恢复运行)或组织架构动荡(高管三人之上投诉或俩人

之上离职的)等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于：

A、总裁指定的绝密事项资料；

B外单位提供的绝密文件资料和相应