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机关单位档案管理规范及数字化方案

引言

机关单位档案作为党和国家机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机关单位工作的重要组成部分，承载着历史记忆，蕴含着决策依据，具有不可替代的凭证价值与参考价值。规范档案管理，不仅是提升机关工作效率、保障工作连续性的基础，更是维护机关历史真实面貌、服务经济社会发展的关键。随着信息技术的飞速发展，传统档案管理模式面临诸多挑战，数字化转型已成为必然趋势。本文旨在结合机关单位实际，阐述档案管理的核心规范，并探讨切实可行的数字化实施方案，以期为机关单位档案工作的科学化、规范化、现代化提供参考。

一、档案管理规范

（一）基本原则

机关单位档案管理应始终坚持以下基本原则：

1.统一领导、分级负责：档案工作需在单位统一领导下，明确各部门及相关人员职责，形成一级抓一级、层层抓落实的管理格局。

2.完整准确、安全保密：确保档案材料的收集完整、内容准确，严格执行保密制度，杜绝失泄密事件发生，保障档案实体与信息安全。

3.依法管理、便于利用：严格依照国家有关档案法律法规开展工作，在规范管理的前提下，简化利用手续，为机关工作和社会合理需求提供便捷服务。

（二）核心管理流程规范

1.收集与归档

档案的收集与归档是档案工作的起点，其质量直接影响后续管理与利用。

*归档范围：应明确界定本单位在各项工作中形成的，反映工作主要过程和结果，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料、实物等。需特别注意涉密文件与非涉密文件的区分归档。

*归档时间：各项工作中形成的文件材料，一般应在办理完毕后，按照规定时限及时向本单位档案管理部门或档案员移交归档，避免材料散失。

*归档要求：归档材料应齐全完整、字迹清楚、手续完备。纸质文件需符合长期保存要求，电子文件应确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

2.整理与鉴定

整理与鉴定是对归档材料进行系统化、规范化处理，去粗取精的过程。

*整理原则：遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。通常按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理。

*鉴定工作：包括对档案价值的鉴定和保管期限的划定。应由单位档案管理部门会同相关业务部门，依据国家档案行政管理部门制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等标准进行。定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案，按规定程序报批后予以销毁。

3.保管与保护

档案保管是档案管理的中心环节，旨在延长档案寿命，确保其安全。

*库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

*日常维护：定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。规范档案出入库登记制度，防止档案丢失。

*保密管理：严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度。涉密档案应单独存放，严格控制阅知范围和接触人员，确保国家秘密安全。

4.利用与开发

档案利用是档案工作的最终目的，应在安全保密的前提下，积极提供利用。

*利用制度：建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式和审批手续。单位内部人员利用档案需按规定办理手续；外部单位或个人利用档案，须持有效证明并经单位负责人批准。

*利用方式：可提供档案原件查阅、复制件借阅、档案证明等服务。查阅涉密档案必须在指定的保密阅档室进行。

*档案开发：在严格遵守保密规定的前提下，积极开展档案编研工作，如编写档案参考资料、专题汇编、大事记等，主动为领导决策和各项工作提供有价值的档案信息。

5.统计与移交

档案统计是掌握档案情况、科学管理档案的重要手段。

*统计工作：建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行准确统计，并按规定向上级档案行政管理部门报送统计报表。

*移交工作：对于具有永久保存价值的档案，以及本单位需要长期保存的档案，应按照国家规定的期限和要求，向同级国家档案馆移交。

（三）制度保障

完善的制度是规范档案管理的根本保证。机关单位应根据国家和地方档案行政管理部门的规定，结合本单位实际，制定包括档案管理岗位职责、文件材料归档制度、档案保管保密制度、档案利用制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度等在内的一整套档案管理制度体系，并确保制度得到有效执行。同时，加强对档案管理人员的业务培训和职业道德教育，提升其专业素养和责任意识。

二、档案数字化转型方案

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字存储技术等，将传统纸质档案、声像档案等转化为数字档案，并对其进行存储、管理、检索