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费用报销与审批流程标准化模板

一、适用范围与常见应用场景

差旅费用：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费、餐补等；

办公费用：日常办公所需的文具采购、打印复印、通讯费、快递费等；

业务费用：开展业务活动产生的客户接待费（如工作餐）、会议费、场地租赁费等；

其他费用：经公司批准的专项支出，如培训费、设备维修费等。

本流程旨在通过标准化管理，保证费用报销的合规性、透明度及效率，同时明确各环节职责，减少沟通成本。

二、标准化操作流程详解

流程总览：申请人提交材料→部门负责人审核→财务专员复核→分管领导审批→财务支付→资料归档

步骤1：费用发生与材料准备

操作内容：

员工因公产生费用时，需同步收集合规凭证（如消费明细单、行程单、付款记录等），保证凭证与费用事由一致、金额准确、信息完整（含日期、消费方、金额等关键要素）；

若涉及多人共同费用（如团队聚餐），需注明参与人员及费用分摊方式；

大额费用（如单笔超过5000元）或特殊费用（如境外采购），需提前向部门负责人提交书面申请，明确费用用途及预算，获得批准后方可执行。

责任主体：申请人

关键要求：材料需真实、完整，禁止伪造或变造凭证；费用需符合公司预算及费用标准（如住宿上限、交通方式限制等）。

步骤2：填写报销申请表

操作内容：

登录公司OA系统或使用指定表单，填写《费用报销申请表》，需包含以下信息：

申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）；

费用基本信息（报销周期、费用类别、总金额、预算科目）；

费用明细（按费用类别逐项填写，含事由、日期、金额、对应凭证数量）；

费用用途说明（简要描述业务背景及必要性）；

申请人签字及日期。

将纸质凭证按类别整理（如交通类、住宿类分别粘贴），并在凭证右上角标注对应报销明细序号，与申请表内容一一对应。

责任主体：申请人

关键要求：填写需清晰、规范，无漏填或错填；凭证粘贴需整齐，避免折叠关键信息。

步骤3：部门负责人审核

操作内容：

申请人将填写完整的《费用报销申请表》及整理好的凭证提交至部门负责人；

部门负责人审核以下内容：

费用是否与部门业务相关，是否符合预算计划；

费用标准是否符合公司规定（如差旅补贴是否超标、招待费是否超出年度限额）；

报销周期是否合理（一般需在费用发生后15个工作日内提交，逾期需书面说明原因）；

材料是否完整（申请表与凭证数量、金额是否一致）。

审核通过后，部门负责人在申请表“部门审核”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

责任主体：部门负责人

关键要求：审核需基于业务真实性及合规性，不得随意签字或推诿；对超预算或特殊费用，需在签字前确认是否已获得上级领导预批。

步骤4：财务专员复核

操作内容：

申请人将经部门负责人签字的申请表及凭证提交至财务部门；

财务专员复核以下内容：

凭证合规性（如票据是否为正规抬头、是否有清晰印章、金额是否计算正确）；

报销标准执行情况（如住宿费是否超标、交通方式是否符合规定）；

申请表填写规范性（如金额大小写是否一致、签字是否完整）；

税务处理要求（如涉及增值税专用发票，需检查发票信息是否正确，是否符合抵扣条件）。

复核通过后，财务专员在申请表“财务复核”栏签字并标注“已复核”；若发觉问题，需与申请人沟通补充材料或修改申请表，必要时退回至部门重新审核。

责任主体：财务专员

关键要求：复核需严格依据财务制度，对凭证合规性负责；对模糊或存疑的凭证，需及时核实，不得随意放行。

步骤5：分管领导审批

操作内容：

财务复核通过后，根据费用金额及审批权限，提交至相应分管领导：

金额在5000元（含）以下：由部门负责人审批（已覆盖部门审核环节）；

金额在5000-20000元（含）：由分管业务副总审批；

金额超过20000元：需提交总经理审批。

分管领导重点审批以下内容：

费用的业务必要性及战略匹配度（如是否支持核心业务目标）；

大额支出的成本效益比（如是否通过比价采购降低成本）；

跨部门费用的责任归属（如涉及多部门协作，需明确费用分摊比例）。

审批通过后，领导在申请表“领导审批”栏签字并注明日期；若审批不通过，需书面说明原因并终止流程。

责任主体：分管领导/总经理

关键要求：审批需基于业务价值及公司整体利益，对重大支出承担决策责任；审批意见需明确，避免模糊表述。

步骤6：财务支付与资料归档

操作内容：

审批流程全部完成后，财务专员将申请表及凭证复印件提交至出纳；

出纳核对审批信息无误后，按公司规定支付方式（银行转账、备用金等）完成款项支付，并在申请表“支付状态”栏标注“已支付”及支付日期；

财务部门将申请表原件、凭证原件及支付记录整理归档，保存期限不少于5年；电子资料同步至公司档案管理系统，便于后续查询。

责任主体：出纳/财务档案管理员

关键要求：支付需在审批完成后3个工作日内完