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企业行政文档审批与存档管理模板.doc

企业行政文档审批与存档管理模板

一、适用范围

本模板适用于企业内部各类行政文档的标准化审批流程管理及规范化存档工作，涵盖但不限于以下场景：

日常行政类：通知公告、会议纪要、工作计划/总结、办公用品申领单等；

管理制度类：新制定或修订的行政管理制度、流程规范、岗位职责说明等；

合同协议类：行政服务合同（如保洁、维修）、场地租赁协议、采购框架协议等；

费用类：行政费用报销单、预算申请表、供应商付款申请等；

人事行政类：员工入职/离职材料、考勤统计表、固定资产登记表等。

通过统一流程和标准，保证文档审批高效透明，存档完整可追溯，满足企业合规管理及日常运营需求。

二、操作流程说明

（一）文档发起准备

明确文档类型及审批需求

发起人需根据文档内容（如制度、合同、费用报销等），确定对应的审批层级（部门级/公司级）及涉及审批部门（如行政部、财务部、法务部等）。

准备完整材料

填写《文档审批申请表》（见模板一），准确填写文档名称、类型、申请事由、附件清单等信息；

附上相关支撑材料（如制度类需附草案及修订说明、合同类需附合同文本及对方资质、费用类需附发票及明细清单等），保证材料真实、完整、合规。

（二）提交审批申请

线上/线下提交

线上：通过企业OA系统、协同办公平台（如钉钉、企业）《文档审批申请表》及附件，选择审批流程模板并提交至第一审批人（通常为部门负责人）；

线下：将纸质版《文档审批申请表》（需签字）及附件提交至行政部，由行政专员录入系统并启动审批流程。

填写审批备注

在提交时需简要说明文档核心内容及审批重点（如“关于修订《办公用品管理办法》的申请，主要调整采购权限及审批流程”），便于审批人快速知晓。

（三）多环节审批执行

审批流程按“部门初审→跨部门会签→领导终审”顺序推进，各环节需在规定时限内完成（具体时限可结合企业实际调整，建议每个环节不超过2个工作日）：

审批环节

操作说明

责任主体

部门初审

审核文档内容与本部门业务的关联性、数据准确性及格式规范性（如费用报销是否超标、合同条款是否符合部门需求）。

发起人所在部门负责人

跨部门会签（如需）

涉及多部门职责的文档（如跨部门协作制度、公司级通知），需由相关部门负责人会签，确认无冲突或异议。

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