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合同管理流程及文档归档工具使用指南
一、工具概述
本工具旨在规范企业合同全生命周期管理，通过标准化流程设计及模板化文档支持，实现合同从发起、审批、签署、执行到归档的高效管控，降低合规风险，提升管理效率。适用于企业采购、销售、人力资源、合作项目等各类合同管理场景，支持多部门协同及电子化归档需求。
二、适用业务场景
采购合同管理：企业原材料采购、设备采购、服务外包等采购类合同的审批流程跟踪、执行进度监控及供应商合同档案留存。
销售合同管理：产品销售、服务提供等业务场景中，与客户签订的合同条款审核、回款进度跟踪及客户合同归档。
劳动合同管理：员工录用、变更、解除等环节的劳动合同签订、续签协议及保密协议的归档管理。
合作项目合同：企业间合作、项目外包、技术服务等项目的合作协议管理，包括权责划分、交付验收及成果归档。
租赁合同管理：办公场地、设备租赁等合同的租期管理、租金支付记录及合同到期续签流程。
三、标准化操作流程
（一）合同发起阶段
需求提出
业务部门根据业务需求（如采购需求、销售订单、合作意向等），填写《合同需求申请表》，明确合同主体、标的、金额、履行期限等核心信息。
需求部门负责人对申请表进行初审，保证业务需求合理、必要。
合同起草
需求部门发起合同起草，可通过模板库选择对应类型合同模板（如采购合同模板、销售合同模板），或根据实际情况自定义起草。
合同内容需包含：双方主体信息、合同标的、数量/质量标准、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。
涉及技术、财务、法律等专业条款时，需协调对应部门（如技术部、财务部、法务部）提供专业支持。
（二）合同审批阶段
多部门联审
合同草稿完成后，通过系统或线下提交至审批流程，审批节点包括：需求部门负责人→业务分管领导→法务部→财务部→总经理（根据合同金额及重要性确定审批层级）。
各审批部门需在2个工作日内完成审核，重点审核：
业务部门：合同内容是否符合业务需求，条款是否完整。
法务部：合同条款合法性、合规性，法律风险点（如违约责任、知识产权归属等）。
财务部：价款支付方式、税费承担、财务风险（如付款条件、坏账风险等）。
审批意见反馈
审批部门如有修改意见，需在审批流程中明确标注修改内容及理由，反馈至需求部门调整。
所有审批节点通过后，形成《合同审批表》，确认合同最终版本。
（三）合同签署阶段
用印申请
审批通过的合同，由需求部门提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本及《合同审批表》，至行政部或指定用印管理部门办理用印手续。
用印前需核对合同文本与审批版本一致性，保证份数无误（如正本X份、副本Y份）。
合同签署
双方法定代表人或授权代理人需在合同指定位置签字并加盖公章/合同专用章，骑缝章（多页合同）需完整覆盖。
签署完成后，需求部门负责收回合同正本，并扫描留存电子版（PDF格式，保证清晰、不可篡改）。
（四）合同执行阶段
履行跟踪
业务部门作为合同执行主体，需建立《合同执行台账》，记录合同履行进度（如交付时间、验收情况、付款节点等）。
定期（如每月）向分管领导汇报合同履行情况，对可能出现的履约风险（如延迟交付、付款逾期）及时预警并制定应对措施。
变更与解除
合同履行过程中如需变更（如标的、金额、履行期限等），需由双方协商一致，签订《合同变更协议》，并重新履行审批流程。
合同解除需符合法定或约定条件，由需求部门提交《合同解除申请》，说明解除原因，经审批后签订《合同解除协议》，明确善后事宜（如已履行部分结算、违约赔偿等）。
（五）合同归档阶段
归档整理
合同履行完毕（或终止）后10个工作日内，需求部门将合同正本、附件（如订单、验收单、发票等）、《合同审批表》、《合同执行台账》等材料整理成套，提交至档案管理部门。
档案管理部门对归档材料进行审核，保证材料齐全、签字盖章完整、无缺页损毁。
分类存储
按合同类型（采购、销售、劳动、合作等）、年份、部门等维度分类存放，电子档案同步至企业档案管理系统，建立检索关键词（如合同编号、对方单位、签订日期）。
归档后，档案管理部门更新《合同归档清单》，记录归档编号、合同名称、归档日期、存放位置、保管人等信息。
四、核心
（一）合同需求申请表
序号
项目
内容说明
1
申请部门
需求所属部门（如采购部、销售部）
2
申请人
需求提出人姓名（*）
3
联系方式
申请人电话（内部短号）/邮箱
4
合同名称
如“公司采购办公设备合同”
5
合同类型
□采购□销售□劳动□合作□其他
6
对方主体
合作单位全称（如“科技有限公司”）
7
合同标的
标的物/服务描述（如“笔记本电脑50台”“年度保洁服务”）
8
金额
合同总金额（大写/小写），含税/不含税
9
履行期限
起止时间（如“202X年X月X日至202X年X月X日”）
10
核心需求
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