（66页PPT）采购过程和信息流程.pptVIP

9、有些条款涉及货物数量，即关于实际装运数量多于或少于所定货物时如何处理。在某些行业中，很难控制一次生产产出的数量（例如，印刷业），这时，产量在一定限度内的超量和不足都可以接受。

10、涉及到对公司有特殊利害关系的事件的条款，例如有关仲裁和制造部件时所需工具的处理等问题的条款。

采购定单传递路径：采购定单供应商采购定单（副本S）采购定单原件采购定单副本供应商返还副本表明接受合同采购定单副本（S）采购部门供应商会计部门仓储部门收货部门表明接受意见条款填出收货方面各项数据发货承诺、发票及运输采购定单保管和归档（1）采购定单保存关键：需要这些文件的时候可以轻而找到。（将相关的文书附在一副本上）（2）采购定单归档一份按采购定单编号顺序保管①另一份与相关的采购申请和往来信件一起，按供应商名字顺序保管一份按供应商名字顺序保管②另一份应该从供应商那里收到接受函的期限归到期票据记录簿中跟踪和催货一、跟踪：对定单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。作用：保证采购质量和交货准时性发生问题后采购方可采取相应的行动要素：定期检查物资生产进度对正在生产的物资进行质量技术检测适用范围：关键的、大额的或提前期较长的采购事项方法：电话、计算机及网络（质量跟踪调查表）二、催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所做出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的定单涉及的货物的发运。货物的接受和检验一、货物接收的基本目的1、确保以前发现的定单所采购的货物已经实际到达2、检查到达的货物是否完好无损3、确保收到了所定购的货物数量4、将货物送往应该到达的下一个目的地以进行储存、检验或使用5、确保与接受手续有关的文件都已进行了登记并送交有关人员二、接收货物后支付款项的理由1、发票直到折扣期快终止的时候才到，有时甚至折扣期后发票才到2、如果没有进行检验，对任何物料进行货款支付都是不明智的3、不论如何，通常所采用的把货物装运日作为开票日的做法应该改变，折扣期的起始日应该是发票或货物的接受日中较晚的三、支持不必等待货物的到达、检验和接受物料，对发票进行支付的理由1、财务上的收益可能很大2、不能享受现金折扣反映了采购方信用状况不佳3、如果供应商声誉良好，即使货款已经支付，物料出现了问题双方也可以圆满地加以解决结清发票，支付货款一、结清发票的程序——采购部门核查发票主要程序为：1、进行审核和必要的更正后，原始发票送交财务部门保管，直到采购部门授权支付款项；2、发票的附件由采购部门保管，直到收货部门通知它物料已经收到为止。3、只要采购部门收到收货报告，它就按照发票检查收货报告；如果收货报告和发票相符，采购部门就同时保管这两份文件，直到检查部门发来通知，指出这批货物可接受。

一、应保存的记录至少包括

????1、采购订单目录。目录中所有的订单都编上号，并指明每个订单是未结的还是已结的

????2、采购订单卷宗。所有的采购订单副本按顺序编号后保管在卷宗中

????3、商品文件。记录所有主要商品或项目的采购情况（日期、供应商、数量、价格和采购订单编号）4、供应商历史文件。列出了与交巨大的主要供应商进行的所有采购事项。

维护记录

二、其他文件1、劳务合约2、工具和寿命记录3、少数小额采购4、投标历史文件第二节信息流一、采购部门中技术的使用采购系统发展表现为两方面：（1）能提高采购过程的效率的系统，基本上包括与供应商之间的电子数据交换系统、条形码系统及自动数据输入系统（2）提高负责采购员工和部门的生产效率和工作效率的系统二、常用的技术1、通过传真机传递信息缺点：成本、时间、泄密2、传真/调制