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财务报销审核流程规范与费用分类标准模板

一、模板适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（含中小微企业、大型集团）的日常财务报销管理，覆盖行政、销售、研发、生产等全部门费用支出场景。典型应用包括：员工日常费用报销（如办公费、差旅费）、部门专项费用报销（如会议费、培训费）、项目费用报销（如研发材料费、业务拓展费）及备用金冲抵报销等。通过标准化流程与分类标准，保证费用支出的合规性、合理性及可追溯性，同时提升报销效率，降低财务核算风险。

二、财务报销全流程操作指引

（一）第一步：报销申请发起

申请人准备材料

取得合规费用原始凭证（如增值税发票、财政票据、行程单、付款凭证等），发票需抬头完整（与企业全称一致）、税号准确、项目明细清晰，加盖发票专用章或财务章；

涉及差旅、会议等大额或专项费用，需提前填写《费用预支申请表》（模板见“核心工具表单”），经部门负责人审批后方可支出；

整理费用相关证明材料（如出差审批单、会议通知、活动方案、验收单等），与原始凭证一并整理。

填写报销单据

登录企业财务系统或使用纸质《费用报销申请单》（模板见“核心工具表单”），准确填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、联系方式；

费用明细：费用分类（按“费用分类标准”选择）、费用发生日期、金额、费用用途说明、对应的原始凭证张数；

附件清单：逐项列明附件名称（如“2024年5月北京住宿费发票”）、数量、金额，保证与报销单金额一致。

（二）第二步：部门负责人审核

审核重点

真实性核查：确认费用实际发生，核对原始凭证与报销事项是否匹配（如出差日期与行程单、住宿发票是否一致）；

合理性审核：判断费用支出是否符合部门预算及公司费用标准（如差旅住宿是否超地区标准、业务招待费是否超季度限额）；

合规性检查：确认报销流程是否完整（如大额费用是否提前预支、有无未按规定审批的环节）。

审核动作

审核通过：在《费用报销申请单》“部门审核意见”栏签字确认，并注明审核日期；

审核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“超标准支出”），交由申请人修改后重新提交。

（三）第三步：财务部门初审

审核岗位：财务部指定审核岗（如费用会计）负责初审。

审核标准：

票据合规性：检查发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”核验）、印章是否清晰、有无涂改、是否为合规票据（如电子发票需打印并注明“此件仅供报销使用”）；

金额准确性：核对报销单金额与原始凭证、附件清单合计金额是否一致，计算是否有误；

分类规范性：确认费用分类是否符合本模板“费用分类标准”（如将“员工餐补”误归为“业务招待费”需调整）；

流程完整性：检查部门负责人审核意见是否完整，大额/特殊费用（如单笔超5000元）是否需附加分管领导审批意见。

审核结果：

合规：通过初审，流转至复核岗；

不合规：一次性列明问题（如“发票代码错误”“缺少验收单”），退回申请人补充材料或重新填报。

（四）第四步：复核与审批

复核岗审核：财务主管或复核岗对初审通过的报销单进行二次核查，重点检查：

费用是否符合公司财务制度及预算要求；

大额费用（如单笔超2万元）是否经财务负责人或分管领导审批；

特殊费用（如境外费用、关联方交易费用）是否提供额外说明文件。

最终审批：

常规费用（如单笔≤5000元）：由财务负责人审批；

重大费用（如单笔＞5000元或超季度预算10%）：需提交总经理或分管财务高管审批，审批意见需明确“同意报销”“部分同意（调整金额）”或“不同意”。

（五）第五步：付款与资料归档

付款执行：审批通过后，财务部于3个工作日内完成付款（通过银行转账或备用金冲抵），付款后标注“已付”及付款日期。

资料归档：财务部将报销单、原始凭证、附件清单等资料按月份、部门分类整理，装订成册，保存期限不少于5年（涉税资料保存期限符合税法要求）。

三、核心工具表单模板

（一）费用报销申请单

报销单号：

日期：

年月日

申请人

*所属部门

联系方式

费用归属

□部门日常□项目名称（______）□其他（______）

报销周期

□月度□专项□其他

费用分类

发生日期

金额（元）

费用用途说明

原始凭证张数

合计

附件清单（请逐项填写）

名称

数量

金额（元）

备注

申请人签字

部门负责人审核意见

签字：

日期：

财务初审意见

复核/审批意见

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签字：

日期：

付款记录

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付款日期

付款方式

金额（元）

经办人

（二）费用分类标准及说明

费用大类

子类

定义与范围

报销标准（参考）

所需附件

差旅费

市内交通费

员工因公出差的市内交通费用（不含出租车，特殊情况需说明）

按实际发生凭票报销，单次不超过200元

发票、出差审批