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董事会秘书室秘书工作手册
二o一二年十月
目录
序言3
第一部分平常事务处理4
、、邮件、献管理、名片
第二部分日程安排7
总体日程安排7
出差日程安排8
会议安排14
大型活动19
突发来访接待23
第三部分沟通与协调24
内部沟通24
外部沟通25
秘书应具有的礼仪25
秘书礼仪素质的规定27
第四部分字支持28
第五部分会议支持30
第一部分：平常事务处理
一、拨打/接听的程序和原则
1、打前的准备
•准备好记录本和
•把要与对方阐明的事情、内容口勺次序简朴列在记事本上，并逐一查对无遗漏。
•准备好通话时需要日勺文献资料。
•查阅对方号码，确认无误，开始拨打。
2、正式拨打：
•拨通后，确认对方企业及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！董事会秘书室****
•如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
•如告知对方的内容较复杂，应积极提醒对方做好记录
•逐一将事情阐明，注意语言简要、精确；
•通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放。
3、接听
•3声铃响内将接起，立和有礼貌H勺：“你好！董事会秘书室
•判断WHO,分如下几种状况：
来电人员处理原则
直接上级及平记录留言
内级如事务紧急，记录上级，速联络有关领导回电。
部问清梗概，如不紧急，记录下来转告有关领导
直接下属
如事情紧急，告知领导联络措施。
同清事由，如需要.转告有关领导：其他可视状况
一般员工
处理
记录留言，向领导汇报
重要且紧密
如事务紧急，记录，速联络领导回电。
外
重要但不紧密记录留言，向领导汇报。
部
不重要且不紧问清概要，酌情处理
密
•若通话内容较复杂，或有不清晰的地方，最终应当将要点反复一便，以免遗漏或有偏差。
•通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放。
4、通话技巧：
•平常礼貌用语：
问询对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等
•对直接领导、保持常常联络欧J外部、内部人员应在平常工作中尽量熟悉，到达闻其声知
其人，并及时予以转接。
•如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、号码以及需要传达的事再反复
一遍，以便必要时再与对方联络。
•如不能把握领导与否要和对方通话日勺状况下，不能随便回答领导“在”或“不在”，可说
“请您稍等一下，我去看看**领导与否在？”，然后请示领导与否转接。
•如遇总经理不愿接听对方，则可用委婉的语气：“实在抱歉，**领导这是不知上哪去
T,我见到他时再给您回个；假如您以便日勺话，能否让我转达您日勺事情？”做到有礼
有节、滴水不漏。
•在懂得身份但不告知事由日勺状况下，可问询对方是公事还是事，如是公事可让对方知
晓，将事由告知自己也可到达目的。
•在对方不愿告
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