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采购申请单填写规范模板

一、适用范围与使用场景

本模板适用于企业内部各部门因生产经营、日常办公、项目实施等需要，采购各类物资（如办公用品、生产设备、原材料、服务类项目等）时，规范采购申请流程及信息填写的指导文件。

典型使用场景包括：

行政部采购办公文具、耗材；

生产部采购原材料、零部件；

研发部采购实验设备、软件工具；

项目组采购项目实施所需的服务（如外包设计、设备安装）；

各部门固定资产采购（如电脑、打印机、办公家具）。

二、采购申请单填写与提交流程

（一）第一步：明确采购需求与预算

需求确认：申请部门需明确采购物品/服务的具体用途（如“用于项目研发”“补充行政部办公耗材库存”）、规格参数（如“电脑型号：ThinkPadX1Carbon，i7处理器，16G内存，512G固态硬盘”）、数量及质量要求，保证需求描述清晰、无歧义。

预算核对：申请人需对照部门年度预算，确认本次采购金额是否在预算额度内。若超预算，需提前填写《超预算申请表》，说明超预算原因及资金来源，经分管领导审批后再发起采购申请。

（二）第二步：填写采购申请单信息

申请人根据采购需求，完整填写《采购申请单》（模板详见第三部分），重点信息包括：

基础信息：申请单号（按公司规则填写，如“CG-2024–X”）、申请部门、申请人、联系方式、申请日期。

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额（总价=单价×数量）、供应商（若已初步选定，需填写名称；若未选定，可填写“待询价”）。

用途说明：详细描述采购物品/服务的具体使用场景及必要性（如“用于替换生产部已报废的设备，保障生产线正常运行”）。

附件清单：若采购需技术参数、图纸、比价记录等支撑材料，需在附件中列明（如“附件1：设备技术参数表；附件2：3家供应商比价单”）。

（三）第三步：提交审批

申请人填写完成后，将《采购申请单》及附件提交至部门负责人审核，审批流程

部门负责人审核：部门负责人确认需求的合理性、必要性及预算匹配性，签字确认后流转至采购部。

采购部审核：采购部审核采购明细的规范性（如规格描述是否清晰、数量是否合理）、供应商信息（若已指定需核实资质，未指定需启动询价流程），并确认采购方式（如公开招标、询价采购、单一来源采购等），签字后流转至财务部。

财务部审核：财务部核对预算金额是否合规、付款方式及资金安排是否合理，审核通过后流转至分管领导/总经理审批。

最终审批：根据采购金额权限，由分管领导或总经理签署审批意见（金额权限需参照公司《采购管理制度》）。

（四）第四步：采购执行与单据归档

采购执行：审批通过后，采购部根据申请单信息实施采购（如向选定供应商下单、签订采购合同），并将采购结果（合同、订单、发票等）反馈至申请部门。

单据归档：采购完成后，申请人需将《采购申请单》、审批记录、采购合同、验收单、发票等单据整理齐全，提交至行政部/档案室归档保存（保存期限不少于3年）。

三、采购申请单模板（示例）

采购申请单

申请单号

CG-2024–X

申请日期

2024年X月X日

申请部门

研发部

申请人

*

联系方式

138

供应商（可选）

科技有限公司

采购类别

□物资□服务□固定资产

紧急程度

□普通□紧急□特急

序号

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预估单价（元）

预算金额（元）

用途说明

1

实验室数据采集卡

采样率1kHz，16位精度

个

5

2,000

10,000

用于项目传感器数据采集

2

设备安装调试服务

含现场安装、软件调试

项

1

5,000

5,000

实验室数据采集卡安装与调试

合计

15,000

附件清单

1.实验室数据采集卡技术参数表；2.3家供应商比价单（含科技、仪器、电子）

审批意见

部门负责人

□同意□不同意（说明：__________）签字：*????日期：2024年X月X日

采购部

□同意□不同意（说明：__________）签字：*????日期：2024年X月X日

财务部

□同意□不同意（说明：__________）签字：*赵六????日期：2024年X月X日

分管领导

□同意□不同意（说明：__________）签字：*陈七????日期：2024年X月X日

四、填写与审批注意事项

（一）信息准确性要求

物品/服务名称需填写规范全称，避免使用简称或模糊表述（如不得填写“电脑”“办公用纸”，应明确为“联想ThinkPadX1Carbon笔记本电脑”“A4复印纸（80g，白色）”）。

规格型号需与技术参数表、图纸等附件一致，保证采购物品符合使用要求（如采购设备需注明功率、尺寸、接口等关键参数）。

数量与金额需核对无误，数量不得估算（如“约10台”应改为“10台”），预算金额需包含税费、运费等所有相