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需求分析与需求说明书编制指南

一、引言

需求分析是项目启动的核心环节，通过系统性梳理、分析与明确用户期望，形成结构化的需求说明书，为后续设计、开发、测试及验收提供基准依据。一份高质量的需求说明书可有效避免目标偏差、减少沟通成本，保障项目按预期交付。本指南结合通用行业场景，提供需求分析与说明书编制的完整流程、模板及实操要点，助力项目团队高效开展工作。

二、适用场景与核心价值

（一）典型应用场景

软件开发项目：如企业管理系统、移动应用、小程序等，需明确功能边界、交互逻辑及功能指标。

系统集成项目：如ERP与现有业务系统的数据对接、多平台功能整合，需解决接口兼容、数据流转等问题。

产品升级迭代：如现有功能优化、新增模块开发，需基于用户反馈梳理增量需求。

定制化服务项目：如行业解决方案、信息化项目，需满足特定业务场景的合规性及个性化需求。

（二）核心价值

目标对齐：通过需求文档统一客户、产品、开发、测试等各方认知，避免“理解偏差”。

风险前置：提前识别需求冲突、技术瓶颈或资源约束，降低后期变更成本。

交付基准：作为项目验收的核心依据，明确“做什么”“做到什么程度”。

三、需求分析与说明书编制全流程

（一）第一步：需求调研——全面收集用户期望

目标：获取原始、真实的需求信息，覆盖业务场景、用户痛点及功能期望。

1.调研准备

明确调研范围：确定需覆盖的业务部门、用户角色（如管理员、普通用户、决策者）及核心业务流程。

组建调研团队：至少包含产品经理（主导）、业务分析师（支持）、客户方对接人（如经理）。

制定调研计划：包括时间节点、方式（访谈/问卷/原型测试）、输出物清单。

2.常用调研方法

方法

适用场景

操作要点

用户访谈

深度知晓复杂业务场景

提前准备半结构化提纲，引导用户描述“当前痛点”“期望效果”，避免诱导性问题。

问卷调查

广泛收集多用户共性需求

问题设计需具体（如“您希望系统支持哪3类数据导出格式？”），选项覆盖全面。

原型测试

验证交互逻辑及界面可行性

制作低保真原型（如Axure），让用户操作模拟流程，反馈“哪里不好用”。

文档分析

基于现有流程/系统梳理需求

调研客户方现有制度、表格、旧系统操作手册，提取“关键动作”“数据节点”。

3.调研输出

《原始需求数据表》（示例）：

需求编号

用户角色

业务场景描述

期望功能

优先级（高/中/低）

提出人

DEMO001

销售主管

每月需手动汇总各区域销售报表

自动多维度销售报表

高

*主管

DEMO002

仓库管理员

出库时需核对纸质单据与库存

扫码自动校验库存并更新

中

*仓管员

（二）第二步：需求分析——从“原始信息”到“明确需求”

目标：对原始需求进行分类、建模、优先级排序，剔除矛盾项，形成可落地的需求清单。

1.需求分类

类型

定义

示例

功能需求

系统需具备的具体能力

“用户支持手机号+验证码登录”

非功能需求

系统运行需满足的约束条件

“页面加载时间≤3秒”“支持100人同时在线”

业务需求

需求背后的业务目标

“提升销售报表效率，减少人工错误”

约束条件

项目实施的外部限制

“需兼容Windows10系统”“数据需本地存储”

2.需求建模（以业务流程为例）

使用流程图（Visio/ProcessOn）梳理核心业务步骤，标注“痛点节点”。例如“销售报表”流程：

销售数据录入→人工核对多区域数据→Excel汇总→格式调整→提交主管

↓痛点：人工核对易错，汇总耗时约4小时/天

3.需求优先级排序（MoSCoW法则）

Must（必须有）：核心业务流程无法缺失（如“销售数据存储功能”）。

Should（应该有）：提升用户体验，但无系统也可运行（如“报表支持图表展示”）。

Could（可以有）：锦上添花的需求（如“报表导出为PDF格式”）。

Won（这次不会有）：本次迭代不实现，放入后续版本（如“数据导出支持API接口”）。

（三）第三步：需求规格说明书编写——结构化呈现需求

目标：将分析后的需求转化为标准化文档，保证各方理解一致。

1.文档结构说明

章节

核心内容

引言

项目背景、目标、术语定义、读者对象

总体描述

系统架构、用户角色、业务流程概览

功能需求

按模块拆分功能点，包含输入、处理逻辑、输出、界面原型（可选）

非功能需求

功能（响应时间、并发量）、安全（权限控制、数据加密）、易用性（操作步骤≤3步）

约束条件

技术、法律（如GDPR合规）、资源（如硬件配置）限制

验收标准

每个需求对应的可量化验收指标（如“报表时间≤5分钟”）

附录

术语表、参考资料、需求变更记录（可选）

2.关键章节编写示例

（1）功能需求（示例：销售报表模块）

模块名称

功能点ID

功能名称

功能描述

输入

处理逻辑

输出

验收标准

优先级

销售报表

F001

自动报表

系统