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采购申请与审批流程模板（成本控制与预算执行版）

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位及组织的采购活动管理，特别适合对成本控制有明确要求、需严格执行预算的部门。典型应用场景包括：

日常办公采购：如文具、耗材、设备维保等常规物资采购，需匹配部门年度预算；

项目专项采购：如研发项目所需原材料、市场活动物料等，需控制在项目预算额度内；

固定资产采购：如电脑、生产设备等大额采购，需进行成本效益分析并履行分级审批；

服务类采购：如咨询、外包服务、IT支持等，需评估服务报价与预算的合理性。

二、标准化操作流程详解

（一）采购申请发起

操作主体：需求部门申请人（如行政专员、项目负责人*等）

确认采购需求：明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途，并核对《年度预算分解表》，确认对应预算科目及可用额度。

填写《采购申请单》：需包含以下关键信息（详见“三、核心模板表格设计”）：

基础信息：申请人、部门、申请日期、预算编号（如“2024-行政-001”）；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价；

成本说明：市场询价依据（至少2家供应商报价单）、成本控制措施（如批量采购、替代方案等）；

预算匹配：填写预算科目、预算总额度、已使用金额、本次申请金额及剩余可用额度。

提交申请：将《采购申请单》及附件（如报价单、需求说明）提交至部门负责人审核。

（二）部门初审与必要性确认

操作主体：需求部门负责人（如部门经理*）

审核要点：

采购必要性：确认需求是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如租赁、内部调配等）以降低成本；

预算匹配性：核对申请金额是否在部门年度预算额度内，避免超预算或挪用预算；

基础信息完整性：检查《采购申请单》是否填写完整，附件（如报价单）是否齐全。

输出结果：审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人修改。

（三）成本合规性审核

操作主体：成本控制部门/财务部专员（如成本主管*）

审核要点：

成本合理性：对比市场均价（参考历史采购数据、行业价格指数或第三方比价平台），判断预估单价是否合理；

成本控制措施：评估申请人提出的“批量采购”“长协合作”“国产替代”等措施是否可行，是否能有效降低成本；

预算执行规范性：核对预算编号是否正确，本次申请是否会导致预算科目超支（若超预算，需额外填写《超预算申请说明》）。

输出结果：审核通过后签字，若成本过高或措施不到位，需提出优化建议并退回调整。

（四）预算审批与权限确认

操作主体：预算管理部门/分管领导（如财务总监、总经理）

审批权限（根据企业规模设定示例）：

申请金额≤年度预算额度5%且≤1万元：部门负责人+成本控制部审批；

1万元＜申请金额≤年度预算额度10%且≤5万元：部门负责人+成本控制部+分管副总审批；

申请金额＞5万元或＞年度预算额度10%：需提交总经理办公会集体审议。

审批要点：

是否符合公司战略及年度预算目标；

超预算申请是否有充分理由（如紧急需求、市场价格上涨等）及资金来源说明；

分级审批权限是否符合公司规定。

输出结果：审批通过后签字确认，最终确定采购执行金额及预算扣减额度。

（五）采购执行与过程监控

操作主体：采购部门（如采购经理*）

制定采购方案：根据审批通过的《采购申请单》，选择采购方式（招标、询价、单一来源采购等），保证成本可控；

供应商选择：优先选择“合格供应商名录”内供应商，至少对比3家报价（紧急采购除外），选择性价比最优方案；

成本控制执行：严格执行审批金额，若实际采购价格低于预估价，需将节约部分反馈至财务部调整预算（用于后续采购或冲抵）；若因市场原因导致价格超审批（≤5%），需补写《价格调整说明》并报成本控制部备案；若超5%，需重新履行审批流程。

签订采购合同：明确价格、交付时间、质量标准及违约责任，保证成本条款清晰。

（六）验收与预算执行确认

操作主体：需求部门、采购部门、财务部

流程：

物品/服务验收：需求部门根据采购合同进行验收，填写《验收单》，确认数量、质量、交付时间是否符合要求；

成本核对：采购部门对比实际采购金额与审批金额，分析差异原因（如价格波动、数量调整等）；

预算执行确认：财务部根据《验收单》《采购合同》《发票》确认采购完成，更新《预算执行跟踪表》，记录该预算科目的“已执行金额”“剩余金额”，保证预算执行数据实时更新。

（七）资料归档与复盘分析

操作主体：采购部门、档案管理部门

动作：

整理归档资料：包括《采购申请单》《审批记录》《报价单》《采购合同》《验收单》《发票》等，按“采购编号+日期”分类存档；

成本复盘：每季度/年度对采购成本数据进行分析，对比预算执行率、节约/超支金额、供应商价格稳定性等，形成《采购成本分析报告》，为后续预算编制及成本控制提供依据。

三、核心模板表格设计

表1：采购申