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企业文件归档与存储管理规范模板

一、规范制定目的与依据

为规范企业各类文件的形成、收集、整理、归档及存储管理，保证文件信息的完整性、安全性、可追溯性，提高文件利用效率，防范信息泄露与丢失风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理制度，结合企业实际运营需求，制定本规范。本规范适用于企业各部门、子公司及全体员工在文件管理全流程中的各项操作。

二、职责分工

（一）文件形成部门

各部门（如市场部、财务部、人力资源部等）为文件管理的第一责任部门，负责本部门文件的形成、初步整理、价值初审，并按规定及时向档案管理部门移交归档文件。部门负责人对本部门文件的真实性、完整性负总责，经办人需具体落实文件整理与移交工作。

（二）档案管理部门

档案管理部门（如*总经办下设的档案中心）为企业文件归档与存储的统筹管理部门，负责制定文件分类标准、归档范围及保管期限表；对接收的文件进行分类、编目、登记、入库存储；对档案进行日常维护、安全检查、借阅服务及到期鉴定处置；定期组织档案管理培训与监督检查。

（三）审计监督部门

审计监督部门（如*审计部）负责对文件归档与存储管理流程的合规性、安全性进行审计监督，定期检查档案保管状况及制度执行情况，对发觉的问题提出整改建议并跟踪落实。

三、文件归档操作流程

（一）文件形成与初步收集

文件形成：各部门在开展业务活动（如合同签订、项目立项、会议召开、财务报销等）时，需使用企业统一规范的文件模板（如合同模板、会议纪要模板），保证文件内容要素齐全（如标题、编号、日期、责任人、审批签字等）。

文件收集：*经办人在文件办理完毕后（如合同签署完成、会议结束、报销流程审批通过），需将文件正本（含附件、审批单等）及相关电子版本一并收集，保证文件材料完整无遗漏。电子文件需存储于企业指定服务器或云盘，避免分散存储于个人设备。

（二）文件分类与整理

分类标准：文件分为行政类、财务类、业务类、人事类、审计类、合同类六大类，每类下设一级子类（如行政类下设“通知”“会议纪要”“规章制度”等），二级子类根据实际需求细化（如“会议纪要”按“年度-部门”分类）。电子文件分类与纸质文件保持一致，建立树状目录结构（如“2024年/财务类/报销文件/市场部/2024-市场部-001”）。

文件整理：

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，采用左侧装订或胶装方式，对破损文件进行修补；文件页码连续（正面右下角、背面左下角），无空白页；同一文件的不同版本需标注“最终版”“修订版”等字样。

电子文件：文件命名采用“年份-部门-文件类型-序号-名称”格式（如“2024-人力资源部-制度-001-员工考勤管理办法”）；电子文件需为PDF、Word、Excel等通用格式，避免使用加密或特殊格式软件；扫描件分辨率不低于300DPI，保证图像清晰可辨。

（三）文件价值鉴定与保管期限确定

鉴定小组：由档案管理员、部门负责人、*审计部专员组成文件鉴定小组，对文件的历史价值、法律价值、参考价值进行评估。

保管期限：根据文件重要性分为永久、长期（30年）、短期（10年）三类。

永久保存：企业章程、年度工作报告、重大合同、审计报告、股东会决议等；

长期保存：财务凭证、项目档案、人事档案、重要会议纪要等；

短期保存：日常通知、一般性工作总结、临时性活动方案等。

鉴定小组需填写《文件价值鉴定表》，明确文件保管期限及处置意见。

（四）文件编目与登记

编目规则：每份文件需编制唯一归档编号，编号规则为“分类代码-年度-部门代码-流水号”（如“Z-2024-CB-001”，Z代表行政类，CB代表市场部）。电子文件编号与纸质文件一致，便于关联查询。

登记信息：档案管理员需将文件信息录入《企业文件归档登记表》（详见附录一），内容包括文件编号、名称、形成部门、形成日期、页数、保管期限、责任人、存放位置、移交人、接收人、移交日期等。电子文件需在档案管理系统中同步登记，支持关键词检索（如文件名称、责任人、日期）。

（五）文件移交与归档

移交时间：纸质文件需在文件形成后30日内完成移交；电子文件需在文件最终版确认后7日内至指定系统。

移交流程：

移交部门填写《文件移交清单》（含文件编号、名称、份数、页数、备注等），一式两份，与档案管理员共同核对文件数量与完整性；

档案管理员核对无误后，在移交清单上签字确认，移交部门与档案管理部门各执一份；

电子文件移交需通过企业内部系统完成，移交后移交部门不得私自修改或删除，确需修改需提交书面申请并经档案管理部门审批。

四、文件存储管理要求

（一）存储介质与方式

纸质文件存储：使用符合档案保管标准的专用档案柜（防火、防潮、防盗），按分类编号顺序存放，档案柜外张贴标签（如“行政类-2024年-市场部”），不同类别文件不得混放。重要文件（如永久保存文件）需存入铁皮柜，并加装