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行政办公流程模板及文件管理制度

一、制度目的与适用范围

（一）制度目的

为规范公司行政办公流程，统一文件管理标准，提高办公效率，保障文件信息的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门、全体员工，涵盖纸质文件与电子文件的收发、传阅、审批、归档、借阅、销毁等全生命周期管理，涉及日常行政办公、会议管理、印章使用、档案存储等核心场景。

二、核心办公流程操作指引

（一）文件收发管理流程

文件接收

签收确认：各部门指定专人（如行政助理*明）负责文件签收。收到外来文件（如公文、合作单位函件等）时，需核对文件名称、份数、密级（如有）是否与清单一致，确认无误后签署姓名及日期，并留存签收记录。

即时登记：签收后1个工作日内，通过《文件收发登记表》（见表1）完成登记，内容包括收文日期、文件编号、文件标题、来文单位、密级、份数、主送部门、传阅范围、处理状态（待办/已办/归档）、经办人等。

文件传阅

确定传阅范围：根据文件内容明确传阅人员（如部门负责人华、相关业务岗芳等），标注“传阅”“知悉”或“办理意见”等要求。

跟踪传阅进度：传阅人需在2个工作日内完成阅办，并在登记表签署意见及日期；紧急文件需标注“特急”，传阅人应在4小时内反馈。

回收闭环：传阅完毕后，由经办人统一回收文件，核对是否完整，更新处理状态为“已办”。

文件归档

分类整理：每月末，各部门将已办结文件按“年度-类别-部门”规则分类（如“2024-行政-综合管理部”），剔除无关材料，装订成册（电子文件需命名规范，如函-综合管理部”）。

移交归档：次月5日前，向档案管理员*刚移交归档文件，填写《档案移交清单》（见表2），双方签字确认。

文件销毁

鉴定审批：对超过保存期限或无保存价值的文件，由部门负责人提出销毁申请，填写《文件销毁审批表》（见表3），经行政部负责人*红审批后，方可销毁。

监销记录：销毁时需由2人以上监销（如行政专员丽、档案管理员刚），并在审批表记录销毁文件名称、份数、日期、监销人，保证信息可追溯。

（二）会议组织管理流程

会议发起

提交申请：需召开会议的部门，提前2个工作日填写《会议申请及纪要表》（见表4），注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需物料（如投影仪、麦克风）等，提交至行政部。

审批协调：行政部根据会议重要性及资源情况审批（常规会议由行政经理红审批，重要会议需报请分管领导总审批），并协调会议室、设备等资源。

会议准备

通知发布：审批通过后，行政部提前1天通过邮件或内部通讯工具发送会议通知，明确会议时间、地点、议程及需准备的资料。

物料布置：会议前30分钟，行政专员*丽负责检查会议室设备、摆放席卡、调试投影仪、准备会议资料（如纸质议程、签到表）。

会议召开

签到记录：参会人员签到（电子或纸质），行政部记录迟到、早退情况。

议程控制：主持人严格按照议程推进，避免超时；如需临时议题，需征得多数参会人员同意。

会议纪要与归档

纪要整理：会议结束后2个工作日内，由会议发起部门整理纪要，内容包括会议时间、地点、参会人员、决议事项、责任人、完成时限等，经主持人（部门负责人*华）审核确认。

分发归档：纪要经审批后，分发至参会人员及相关部门；电子版纪要至公司共享文件夹，纸质版与会议资料一并归档至行政部。

（三）印章使用管理流程

印章申请

提交申请：需使用印章（如公章、合同章、财务章）的部门，填写《印章使用申请表》（见表5），注明用印单位、用印事由、文件名称、份数、用印日期、申请人（如业务岗*芳），并附相关审批材料（如合同审批单、领导批示）。

审核审批

权限审核：常规用印（如内部通知、一般函件）由行政部负责人红审批；重大用印（如合同、协议、对外承诺文件）需经分管领导总审批，涉及法律风险的还需法务岗*婷审核。

用印登记与监督

登记备案：审批通过后，印章管理员*刚核对申请材料与用印文件是否一致，无误后在《印章使用登记表》（见表6）登记用印信息，并在文件指定位置加盖印章。

用印监督：印章管理员需全程监督用印过程，保证用印文件内容与审批一致，严禁在空白纸张、空白合同上用印。

用印文件归档

文件回收：用印后，印章管理员收回一份用印文件（如合同需收回原件或复印件），与《印章使用申请表》《印章使用登记表》一并按月归档。

三、常用管理模板清单

表1：文件收发登记表

序号

收文日期

文件编号

文件标题

来文单位

密级

份数

主送部门

传阅范围

处理状态

经办人

备注

1

2024-03-15

X关于开展年度体检的通知

人力资源部

普通

1

全公司

全体员工

已办

*明

附件1份

2

2024-03-16

H项目合作协议

科技有限公司

机密

3

市场部

华、芳

待办

*明

需法务审核

表2：档案移交清单