合同管理审核及执行跟进系统.docVIP

合同管理审核及执行跟踪系统工具模板类文档

一、系统概述

合同管理审核及执行跟踪系统是面向企业法务、采购、销售、财务等多部门的一体化协同平台，旨在实现合同全生命周期（起草-审核-审批-签署-执行-归档）的数字化管理。系统通过标准化流程、节点管控、实时跟踪等功能，提升合同管理效率，降低合规风险，保证合同执行与业务目标一致，为企业决策提供数据支持。

二、典型应用场景与价值体现

（一）法务部门：合规审核与风险管控

场景描述：企业法务部门需对各部门提交的合同进行条款合规性审核，避免法律风险（如违约条款模糊、知识产权归属不清等）。传统审核方式依赖邮件传递纸质文档，流程冗长且易遗漏修改痕迹。

系统价值：法务通过系统在线接收合同审核任务，使用条款库模板快速比对，添加批注并流转至下一节点；审核记录全程留痕，支持版本对比，保证条款合规性。

（二）采购部门：供应商履约跟踪

场景描述：采购合同签订后，需跟踪供应商交货、验收、发票开具等进度，避免延期影响生产。

系统价值：采购人员将合同关键节点（如交货日期、验收标准）录入系统，设置自动提醒；验收完成后关联合同更新状态，财务部门可同步触发付款流程，实现“合同-执行-付款”闭环。

（三）销售部门：客户回款与业绩管理

场景描述：销售合同涉及分期回款，需实时跟踪客户付款进度，保证资金回笼；同时需关联销售业绩考核。

系统价值：销售人员在系统中维护合同回款计划，系统自动预警逾期未付款项；回款数据实时同步至CRM系统，自动更新销售人员业绩，支持管理层按合同维度分析销售达成率。

（四）财务部门：预算控制与成本核算

场景描述：财务部门需审核合同的预算匹配度，跟踪合同执行成本，保证支出不超预算。

系统价值：合同提交审批时自动关联预算科目，财务审核预算额度；执行过程中产生的成本（如付款、违约金）与合同绑定，合同成本台账，支持按项目/部门进行成本分析。

三、系统操作全流程指南

（一）用户登录与权限配置

登录系统：用户通过企业统一账号（如OA账号）登录系统，首次登录需修改初始密码。

权限配置：管理员根据部门/岗位分配权限（如“起草人”仅能创建合同，“审核人”可修改合同内容，“管理员”可查看全量数据），保证数据安全与流程合规。

（二）合同起草与创建

选择合同模板：“新建合同”，从模板库中选择对应类型（如采购合同、销售合同、服务合同），模板已预设通用条款（如合同主体、金额、违约责任），减少重复工作。

填写合同信息：

基础信息：合同编号（系统自动，支持自定义前缀）、合同名称、签订日期、甲方/乙方信息（名称、统一社会信用代码、地址等）；

商务条款：合同金额、币种、付款方式（如分期付款、货到付款）、履行期限、交付标准；

特殊条款：根据业务需求添加保密条款、知识产权条款、争议解决方式等。

附件：支持技术协议、报价单、资质证明等附件，附件名称需规范（如“项目技术协议_V1.0”）。

（三）合同审核流程

提交审核：起草人填写完整后，“提交审核”，系统根据预设流程自动推送给审核人（如部门负责人→法务→分管领导）。

审核操作：

审核人：查看合同内容，通过“添加批注”提出修改意见（如“付款节点需与验收报告关联”），选择“通过”“驳回”或“退回修改”；

驳回场景：若条款存在重大风险，审核人需填写驳回理由并退回至起草人，起草人修改后重新提交。

流程跟踪：起草人可在“我的合同”中查看审核进度（如“待法务审核”“已通过”），系统支持催办功能。

（四）合同审批与签署

审批生效：审核通过后，系统自动推送至审批人（如总经理/授权代表），审批人在线审批确认，合同状态变更为“已审批”。

签署管理：

电子签署：选择“电子签章”，企业电子签章（需提前通过实名认证），对方签署后合同自动归档；

纸质签署：打印纸质合同，双方签字盖章后扫描，系统同步更新状态为“已签署”。

（五）执行跟踪与预警

关键节点设置：合同生效后，执行人录入关键节点（如交货日期、验收节点、回款节点），设置提前提醒时间（如交货前3天提醒）。

进度更新：节点执行完成后，执行人“确认完成”，证明材料（如验收单、付款凭证），系统自动更新合同状态（如“部分履行”“已履行完毕”）。

风险预警：若节点逾期（如未按时交货、未按时回款），系统自动发送预警消息至执行人及负责人，并记录逾期原因。

（六）归档与查询

自动归档：合同履行完毕或终止后，系统自动归档至“合同档案库”，支持按合同编号、名称、签订日期等条件检索。

数据导出：支持导出合同清单、执行报告、统计报表（如年度合同金额汇总、逾期合同分析），格式为Excel/PDF。

四、常用模板表格示例

表1：合同信息登记表

合同编号

合同名称

甲方名称

乙方名称

合同金额（元）

签订日期

履行期限

合同状态

责任部门

责任人

CG-2024-001

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