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供应商信息管理模板及筛选标准

一、适用场景与核心价值

在企业经营活动中，供应商作为供应链的核心环节，其信息管理的有效性直接影响采购成本、产品质量、交付效率及合规风险。本模板适用于制造业、零售业、服务业等各类需要与外部供应商合作的企业场景，尤其适合以下情况：

企业首次建立供应商管理体系，需系统化梳理现有合作方资源；

采购部门需对潜在供应商进行初步筛选与资质核验；

定期对现有供应商进行绩效评估与分级管理；

跨部门（如采购、质量、财务）协同管理供应商信息，保证数据一致性。

通过标准化模板与筛选流程，可实现供应商信息的动态更新、资质合规监控、合作风险预警，助力企业构建高效、稳定的供应链体系。

二、标准化操作流程

（一）供应商信息收集与初步整理

明确信息收集范围：根据企业采购品类（如原材料、服务、设备等），针对性收集供应商基础信息、资质文件、合作能力证明等核心数据。

多渠道获取信息：通过供应商自荐、行业推荐、招标平台、展会等渠道收集供应商资料，保证信息来源广泛且客观。

初步信息分类：将收集到的信息按“基础信息、资质信息、合作信息、财务信息、评价信息”五大类进行初步整理，剔除重复或无效数据。

（二）供应商信息录入与系统建档

选择管理工具：可根据企业规模选择Excel表格、ERP系统或专业供应商管理软件（本模板以Excel为例，字段设计可适配系统化工具）。

填写模板信息：依据后文“供应商信息管理模板示例”，逐项录入整理后的信息，保证字段完整、数据准确（如营业执照编号、联系人信息等需与原件核对一致）。

附件与关联：将供应商资质证书（如ISO认证、3C认证）、合作合同、质检报告等扫描件作为附件关联至信息表，便于后续查阅与核验。

（三）供应商资质审核与分级

多部门联合审核：由采购部牵头，联合质量部、法务部、财务部对供应商资质进行交叉审核：

质量部：审核产品质量认证、体系认证（如ISO9001）、质量检测报告；

法务部：审核营业执照、经营许可、合同条款合规性；

财务部：审核财务报表、信用评级、纳税记录。

确定供应商等级：根据审核结果，将供应商划分为“战略级、优先级、合格级、观察级”四级（具体标准见后文“筛选标准”），并标注合作权限（如战略级供应商可优先参与重大项目投标）。

（四）供应商信息动态更新与绩效跟踪

设定更新周期：基础信息（如联系人、联系方式）每半年更新一次；资质信息（如认证证书、许可证）到期前1个月提醒更新；合作信息（如订单量、交付及时率）每月同步更新。

建立绩效跟踪机制：每季度对合作供应商进行绩效评估，评估指标包括“质量合格率、交付及时率、价格竞争力、服务响应速度”等，根据评估结果调整供应商等级（如观察级供应商连续两次绩效不达标则降级或淘汰）。

（五）供应商筛选与应用

明确筛选需求：根据采购项目需求（如品类、质量标准、预算、交付周期），确定筛选维度与权重（如“资质合规性（30%）、价格竞争力（25%）、交付能力（20%）、服务能力（15%）、财务状况（10%）”）。

执行筛选流程：从供应商信息库中调取符合条件的供应商，按评分权重进行量化打分，选取总分前3-5家作为候选供应商，必要时安排实地考察或小批量试产。

结果确认与归档：确定最终合作供应商后，更新信息库中的“合作状态”字段，并将合作合同、评估报告等文件归档保存，保证可追溯性。

三、供应商信息管理模板示例

供应商基本信息表

分类

字段名称

填写说明

示例

基础信息

供应商全称

与营业执照一致

科技有限公司

统一社会信用代码

18位信用代码注册地址/经营地址

详细到省、市、区、街道

北京市海淀区路号大厦3层

联系人及职务

主要对接人信息

（采购经理）

联系电话

办公电话（避免填写个人手机号）

010-

企业性质

如国企、民企、外企等

民营企业

成立时间

年-月-日

2015-03-15

注册资本

单位：万元

1000

资质信息

营业执照

扫描件，有效期标注

有效期至2025-12-31

行业特殊许可证

如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等（根据行业需求填写）

生产许可证（编号：XY-2023-X）

质量体系认证

如ISO9001、IATF16949等，注明认证范围及有效期

ISO9001:2015（有效期至2026-06-30）

环境/职业健康安全认证

如ISO14001、ISO45001（如涉及环保或高危行业）

/

合作信息

合作历史

合作起始时间、合作年限

2020年起合作，累计3年

主要合作品类

供应的具体产品或服务

电子元器件A类、B类

年合作金额

近12个月合作总额（单位：万元）

500

交付周期

从下单到交付的平均时间（如：7个工作日）

5-7个工作日

合作模式

如框架协议、招标采购、独家代理等

框架协议

财务信息

信用评级

如AAA、AA、AA（可参考