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团队成员沟通记录表（部门间协作参考）

一、适用场景与价值

在团队协作中，跨部门沟通不畅、信息传递偏差或责任划分模糊等问题，常导致项目推进滞后、资源浪费或目标偏离。本沟通记录表适用于以下场景，帮助团队高效协作：

跨部门项目推进：如新产品研发、市场活动筹备等涉及多个部门联动的项目，明确各部门职责与协作节点；

问题解决与决策：当部门间出现意见分歧、资源冲突或流程卡点时，通过记录沟通内容与共识，避免重复讨论；

信息同步与追溯：重要会议、需求对接或临时任务中，保证关键信息（如需求细节、时间节点、责任人）被准确记录，便于后续查阅与责任追溯；

新人快速融入：帮助新成员知晓历史协作背景、已达成共识及待办事项，降低沟通成本。

二、详细使用步骤

（一）沟通前：明确核心要素

确定沟通主题与目标：清晰定义本次沟通要解决的问题（如“确定Q3产品上线需求优先级”“解决研发与市场部对用户反馈的分歧”），避免主题模糊导致讨论偏离；

梳理参与人员：列出核心部门对接人（如产品部-王、研发部-李、市场部-张*），必要时邀请决策层或相关执行人，保证关键角色在场；

准备背景材料：提前整理与沟通主题相关的资料（如项目文档、数据报表、历史沟通记录），并发送给参与人员，保证各方对背景有统一认知；

设定沟通时间与形式：根据紧急程度选择会议、线上会议或线下沟通，并预估时长（如30分钟-1小时），提前发送日程提醒。

（二）沟通中：实时记录关键信息

记录基本信息：在表格中填写沟通日期、时间、地点（或线上会议）、发起部门、记录人等基础信息；

梳理沟通背景与目的：简要说明沟通的起因（如“因用户反馈功能体验不佳，需协调优化方案”）及期望达成的目标（如“明确优化需求范围、责任部门及上线时间”）；

详细记录讨论内容：

讨论要点：按部门或议题分点记录各方观点（如“市场部-张：用户集中反馈登录流程繁琐，建议简化验证步骤；研发部-李：简化登录需调整底层架构，预计需3个工作日”）；

分歧点：重点标注未达成一致的争议内容（如“产品部-王*认为应优先优化支付流程，市场部坚持先解决登录问题”）；

共识点：明确各方无异议的结论（如“同意优先优化登录流程，同时同步收集支付流程问题，下次会议讨论”）；

输出决议事项与分工：对共识内容转化为具体任务，明确“任务描述、负责人、配合部门、截止时间”，避免责任模糊（如“任务1：简化登录验证步骤，负责人-研发部-李，配合部门-产品部-王，截止时间-2023年X月X日”）。

（三）沟通后：跟进与归档

整理并同步记录：沟通结束后24小时内，由记录人整理表格内容，补充遗漏信息，并通过邮件或协作工具（如企业钉钉）发送给所有参与人员，确认信息准确性；

定期跟进进度：根据决议事项中的截止时间，责任人需定期更新任务进展（如“已完成80%，因接口调试延迟，预计延迟1天交付”），记录人在下次沟通前同步整体进度；

归档记录：每月将沟通记录表分类整理（按项目、月份或部门），存储至共享文件夹或协作平台，方便后续查阅（如“2023年Q3-产品上线项目沟通记录”）。

三、沟通记录表模板

基本信息

记录编号

部门协作主题

发起部门

记录日期

沟通时间

年月日时分

参与部门/人员

沟通地点/形式

□会议室□线上会议（______）□其他______

记录人

沟通背景与目的

（简要说明沟通起因、需解决的核心问题及期望目标，例：因Q3用户满意度下降，需协调市场、研发、产品部共同分析原因并制定优化方案，目标：明确3项关键优化措施及责任分工。）

沟通内容记录

讨论要点

分歧点

共识点

决议事项与分工

序号

任务描述

负责人

配合部门

截止时间

1

首页首屏图片资源压缩优化

研发部-李*

产品部-王*

2023–

2

协调100名用户进行测试反馈

市场部-张*

-

2023–

3

根据测试结果调整优化方案

产品部-王*

研发部-李*

2023–

后续跟进情况

反馈时间

进展描述（例：2023–，研发部完成图片压缩，加载速度提升35%，待市场部组织测试。）

问题说明

（记录执行中遇到的困难及解决方案，例：测试用户招募延迟，市场部已协调增加50名用户，截止时间顺延2天。）

备注|（可填写附件信息、其他需说明事项，例：相关用户调研数据详见附件《Q3用户满意度报告》；本次会议纪要抄送部门负责人-赵*。）|

四、使用关键提示

及时性原则：沟通结束后24小时内完成记录整理并发送，避免信息遗忘；若涉及紧急决策，可先同步口头结论，再补全书面记录。

客观性原则：记录时避免主观评价（如“研发部不配合”），需基于事实描述（如“研发部表示当前人力紧张，需协调1名开发人员支持”）。

明确性原则：决议事项中的“任务描述”需具体（避免“优化登录体验”，改为“简化登录验证步骤，减少1个操作节点”），“负责人”需到具体人名（用“