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企业会议管理策划与执行流程模板
一、适用情境
二、操作步骤详解
（一）会前策划：奠定高效会议基础
明确会议核心目标与议题
根据业务需求确定会议目的（如决策、同步信息、解决问题、brainstorming等），梳理核心议题，保证议题聚焦、逻辑清晰，避免发散。
示例：项目启动会需明确项目目标、关键里程碑、分工协作机制；月度复盘会需聚焦上月目标完成情况、未达标原因及改进措施。
确定参会人员与角色分工
按议题相关性确定参会范围（决策层、执行层、支持部门等），明确主持人（控场、推进议程）、记录人（实时记录要点、决议）、主讲人（议题汇报）等角色，避免职责交叉或遗漏。
提前与关键参会人确认时间冲突，必要时调整会议安排。
制定详细会议议程
按议题重要性排序，明确每个议题的讨论时长、负责人、预期成果（如“确定项目预算”“输出行动项清单”）。
议程需提前发送至参会人，预留材料准备时间。
准备会议资源与材料
场地：根据参会人数、会议形式（线上/线下）预订会议室，保证设备（投影仪、麦克风、视频会议软件）正常，测试网络稳定性。
材料：整理议题背景资料、数据报表、演示文稿（PPT）等，提前发送至参会人；如需纸质材料，打印并分装。
线上会议需提前测试平台功能（如屏幕共享、投票、分组讨论），并发送会议及参会指南。
发送正式会议通知
通知内容需包含：会议名称、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上/会议室地址）、参会人员、议程概要、需提前准备的材料、联系人及联系方式。
提前3-5天发送通知，会前1天再次提醒（含最新议程或材料更新）。
（二）会中执行：保证会议有序推进
会前准备与签到
提前30分钟到场，检查设备、材料摆放，调试音视频；线上会议提前10分钟进入会议室，引导参会人员签到、调试设备。
使用签到表（含姓名、部门、联系方式、签到时间）记录参会情况，对迟到或未参会人员及时确认原因。
开场与议程确认
主持人开场（3-5分钟）：明确会议目标、议程及时长规则，提醒发言聚焦、控制时间，关闭手机静音或调至振动。
确认参会人员到齐情况，如有缺席，简要说明其议题是否需调整或延期。
按议程推进讨论
主讲人围绕议题汇报，记录人同步记录关键信息（数据观点、分歧点、共识）；主持人引导讨论，避免偏离主题或长时间争论，对复杂议题可设定“发言计时器”。
需决策事项需明确表决方式（如举手投票、共识决策），记录表决结果。
临时议题处理
对会议中新增的紧急议题，主持人需评估是否纳入讨论：若与核心目标相关且时间允许，可调整议程；否则建议另约会议，避免影响原议程进度。
总结与成果确认
所有议题讨论完毕后，主持人总结核心决议、行动项（含负责人、截止日期），保证参会人员对结果无异议；记录人同步整理纪要初稿，现场核对关键信息。
（三）会后跟进：保障会议成果落地
整理与分发会议纪要
会后24小时内，记录人完成会议纪要，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程要点、决议事项、行动项（任务描述、负责人、优先级、截止日期）、下次会议安排（如有）。
纪要经主持人审核无误后，于48小时内发送至所有参会人及相关方，抄送部门负责人及存档部门。
行动项跟踪与反馈
建立行动项跟踪表，由专人（如会议组织者或行政助理）定期跟进（每日/每周），提醒负责人按时提交成果；对逾期未完成的行动项，及时沟通原因并协调资源。
行动项完成后，负责人需反馈结果，记录人更新跟踪表状态。
会议资料归档
将会议通知、议程、签到表、纪要、演示文稿、行动项跟踪表等资料整理归档（电子档存共享服务器，纸质档装订存档），保存期限不少于1年，便于后续查阅或复盘。
会议效果评估与优化
每季度或重要会议结束后，通过问卷或访谈收集参会人员反馈（如议程合理性、时间控制、决策效率），分析会议中存在的问题（如议题冗余、行动项不明确），持续优化会议管理流程。
三、配套工具表单
表1：会议申请表
会议名称
会议目的
预计时长
会议形式（线上/线下）
建议时间
建议地点
参会人员（部门+姓名）
主讲人
议题及简要说明
需准备材料
预算（如场地、餐饮）
申请人
审批人意见
部门负责人签字
日期
表2：会议议程表
时间
议题内容
负责人
预计时长
预期成果
09:00-09:10
开场与议程确认
*经理
10分钟
明确会议规则
09:10-09:40
Q3项目进度汇报
*主管
30分钟
同步当前进展与风险
09:40-10:20
跨部门协作问题讨论
*代表
40分钟
输出解决方案
10:20-10:30
总结与行动项确认
*经理
10分钟
明确分工与截止日期
表3：会议签到表
序号
姓名
部门
联系方式
签到时间
备注（迟到/早退）
1
*经理
市场部
08:55
2
*主管
项目部
1395678
09:02
迟到2分钟
3
*代表
研发部
1379012
09
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