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企业合规性自查工具及标准说明

一、引言

企业合规性管理是保障企业稳健运营、规避法律风险、维护品牌声誉的核心环节。监管要求的日益严格及市场竞争环境的变化，常态化、系统化的合规自查已成为企业内部控制的重要组成部分。本工具旨在为企业提供一套标准化的合规自查流程、内容模板及操作指引，帮助企业全面识别合规风险，及时整改问题，保证经营活动符合法律法规、行业准则及内部制度要求。

二、适用范围与应用场景

（一）适用范围

本工具适用于各类企业（包括但不限于有限责任公司、股份有限公司、外资企业等）的合规自查工作，涵盖企业治理、业务运营、财务税务、数据安全、劳动用工等关键领域。可根据企业所属行业（如金融、制造、互联网、医药等）、规模大小及监管重点，调整自查内容的深度与广度。

（二）应用场景

常规年度自查：每年固定周期内对企业整体合规状况进行全面梳理，保证持续符合监管要求。

专项自查：针对特定领域（如数据安全、反垄断、广告宣传）或新业务（如跨境业务、数字化转型项目）开展针对性合规检查。

监管检查应对：在收到监管机构检查通知前，主动开展预自查，提前排查并整改问题，降低违规风险。

并购重组前合规尽调：对目标企业的合规状况进行核查，识别潜在合规风险，为并购决策提供依据。

整改后复查：对已发觉问题的整改措施落实情况进行跟踪验证，保证整改到位，防止风险反弹。

三、合规自查操作流程与步骤

（一）准备阶段：明确自查目标与基础保障

成立自查工作小组

由企业主要负责人（如总经理、分管合规副总）牵头，成员包括法务、财务、业务、人力资源、信息技术等相关部门负责人，明确组长（可由法务负责人*兼任）及成员职责。

外部聘请合规顾问*（如律师事务所、会计师事务所专家）参与，提供专业支持（针对复杂或高风险领域）。

收集自查依据

梳理法律法规（如《公司法》《网络安全法》《数据安全法》《劳动合同法》等）、行业监管规定（如金融行业的《商业银行合规风险管理指引》、互联网行业的《网络信息内容生态治理规定》）、企业内部制度（《合规管理办法》《合同管理规范》《数据安全管理制度》等）及国际标准（如ISO37001反贿赂管理体系）。

保证依据的时效性，优先采用最新版本法规（可通过监管机构官网、专业法律数据库更新，避免引用废止条款）。

制定自查计划

明确自查范围（如全企业范围/特定部门/特定业务线）、时间节点（启动时间、阶段性完成时间、总结时间）、资源分配（人员、预算、工具）。

编制《合规自查实施方案》，内容包括自查目标、范围、步骤、分工及输出成果，报企业管理层审批后实施。

（二）实施阶段：全面排查与问题记录

资料梳理与信息收集

按自查范围收集相关资料，包括：制度文件（是否健全、是否更新）、合同文本（审批流程、条款合规性）、业务记录（操作流程、审批痕迹）、财务凭证（税务申报、资金流向）、人事档案（劳动合同、社保缴纳记录）、系统日志（数据访问、操作记录）等。

采用“文件审查+实地访谈+抽样测试”相结合的方式：文件审查重点看制度是否落地；实地访谈知晓执行难点（如业务部门对合规要求的理解）；抽样测试验证执行效果（如随机抽取10份合同检查审批流程）。

合规风险识别与评估

对照自查依据，逐项检查经营活动是否符合要求，识别合规风险点（如“未按规定进行数据安全影响评估”“劳动合同未约定保密条款”）。

对识别出的风险进行分级：

高风险：可能导致重大行政处罚、业务限制、刑事追责或重大声誉损害（如未取得业务许可擅自经营、商业贿赂）；

中风险：可能导致一般行政处罚、监管警示或较小经济损失（如合同条款表述不规范、员工培训记录不全）；

低风险：对运营影响较小，需持续关注（如文件归档不及时、台账记录不完整）。

问题记录与台账建立

对不符合项（即风险点）详细记录，填写《合规问题自查台账》（模板见第四部分），内容包括：问题描述（具体违规事实）、涉及部门/业务、风险等级、违反的依据条款、初步整改建议。

保证问题描述客观、具体（避免“合规管理不到位”等模糊表述，应写明“部门2023年未开展合规培训，培训记录缺失”）。

（三）整改阶段：制定方案与跟踪落实

制定整改措施

针对台账中的问题，由责任部门（如业务部门、财务部门）牵头制定整改措施，明确整改目标（如“补充完成2023年合规培训并留存记录”）、具体措施（如“于X月X日前组织全员培训，培训时长不少于2小时，留存签到表、课件及考核记录”）、责任人（如人力资源经理*）、完成时限（明确到日）。

整改措施需具备可操作性，避免“加强管理”“提高意识”等空泛表述，应具体到动作、标准、时限。

整改实施与跟踪

责任部门按计划落实整改措施，自查工作小组每周跟踪整改进度，对未按计划推进的及时提醒（如发送《整改提醒函》）。

对涉及多部门协作的复杂问题（如系统权限调整），由组长牵头召开协调会，明确主责部门与配