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企业文档管理规范及操作手册

一、前言

为规范企业内部文档的创建、审批、存储、使用及销毁全流程管理，保障文档的完整性、安全性与可追溯性，提高工作效率，降低信息泄露风险，特制定本规范及操作手册。本手册适用于公司全体员工及外部协作单位，旨在统一文档管理标准，保证各项工作有序开展。

二、适用范围与核心应用场景

（一）适用范围

本规范涵盖公司各部门、各项目组在生产经营过程中产生的各类电子及纸质文档，包括但不限于：

制度类文件：管理制度、流程规范、岗位职责等；

业务类文件：合同协议、项目方案、客户资料、招投标文件等；

会议类文件：会议通知、议程、纪要、决议等；

档案类文件：人事档案、财务凭证、技术图纸、历史资料等；

其他需统一管理的文件：培训资料、报告总结、对外宣传材料等。

（二）核心应用场景

日常办公文档管理：各部门制度文件、工作报告的创建、审批与归档；

项目全周期文档管控：从项目立项、执行到验收的全流程文档存储与共享；

跨部门协作文档协同：多部门联合参与文件的版本控制与权限管理；

合规性文档留存：满足审计、法律纠纷等场景的文档追溯需求；

知识库建设：将优质文档沉淀为企业知识资产，支持员工学习与复用。

三、企业文档管理核心规范

（一）文档分类体系

为便于文档检索与管理，采用“一级分类+二级分类+三级细分”的层级结构，具体

一级分类

二级分类

三级细分（示例）

公司级

制度文件

管理制度、流程规范、岗位职责

战略规划

年度规划、专项方案、发展报告

部门级

行政管理

会议纪要、通知公告、办公用品申请

财务管理

预算报表、费用报销、审计报告

项目级

项目立项

可行性研究报告、立项申请、批复文件

项目执行

进度计划、周报/月报、会议记录

档案级

人事档案

员工合同、履历表、异动记录

技术档案

产品图纸、技术手册、专利证书

（二）文档命名规则

文档名称需简洁明了，包含关键信息，便于快速识别，统一格式为：

[部门代码]-[文档类型代码]-[年份]-[序号]-[版本号]

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、人力资源部（RL）、技术部（JS）、市场部（SC）等；

文档类型代码：制度（ZD）、方案（FA）、报告（BG）、合同（HT）、纪要（JY）等；

序号：按年度统一编号，从001开始，如2023年第一个制度文件为“XZ-ZD-2023-001”；

版本号：首次发布为V1.0，修订后依次递增（V1.1、V2.0）。

示例：

技术部2023年第三版项目方案：JS-FA-2023-003-V2.0

人力资源部2024年新员工入职流程：RL-LC-2024-001-V1.0

（三）权限管理

根据文档密级与岗位需求，划分文档访问权限，保证“最小权限原则”：

角色

权限说明

文档创建者

拥有文档的编辑、审批提交、版本更新、删除权限

部门负责人

审核本部门文档，查阅本部门所有文档，批准跨部门借阅

公司管理层

查阅全公司文档，审批公司级文件发布，监督文档管理规范执行

普通员工

查阅权限范围内的文档，可申请借阅非涉密文档，无编辑权限

外部协作单位

仅能访问授权范围内的项目协作文档，禁止、传播涉密内容

（四）存储与备份要求

电子文档存储：

公司级、部门级文档统一存储于服务器指定目录（如\\服务器名\文档中心\），禁止存储于本地电脑或个人云盘；

项目级文档按项目名称创建独立文件夹，存储于文档中心\项目档案\路径下；

涉密文档需加密存储，访问需经部门负责人及分管领导双重审批。

备份机制：

服务器文档每日自动备份至异地灾备中心，保留最近30天版本；

重要文档（如合同、技术图纸）需每月手动备份一次，刻录光盘或存储于加密移动硬盘，由行政部*统一保管。

四、文档全生命周期操作流程

（一）文档创建与命名规范

明确文档类型：根据文档内容确定所属分类（如制度、方案、纪要等），参考“文档分类体系”选择对应二级分类；

规范命名：按“文档命名规则”填写文档名称，保证名称与内容一致；

内容编写：使用公司统一模板（见第五章“标准化模板工具包”），内容需准确、完整，表述清晰，无错别字；

自查确认：创建者需检查文档格式、命名、内容是否符合规范，确认无误后进入审批流程。

（二）审批流程操作指南

提交审批：

登录文档管理系统，“新建文档”，已命名文档，选择审批流程（普通文档：部门负责人审批；公司级文档：部门负责人→分管领导审批）；

填写审批意见（如“同意提交”“需补充内容”），提交至审批人。

审批处理：

审批人需在2个工作日内完成审批，通过则流转至下一环节；驳回需注明具体原因，退回创建者修改；

审批进度可在系统“我的待办”中实时查看，超期未审批系统自动提醒审批人及部门负责人。

审批通过：

系统自动唯一文档编号，创建者将文档至服务器指定路径，完成归档。

（三）存储归档操作

路径选择：根据文档分类选择存储