会议标准化记录模板.docVIP

内部会议标准化记录模板

适用范围与典型场景

标准化操作流程

一、会前：准备与信息核对

明确会议核心信息

提前获取会议通知，确认会议主题、时间、地点（线上需注明会议平台及）、主持人、预计参会人员范围。

若会议有预设议程，需提前熟悉议程内容，明确记录重点（如需讨论的关键问题、待决策事项、行动项等）。

准备记录工具与模板

打印或打开本电子模板，提前填写“会议基本信息”部分（如会议名称、时间、地点等基础字段）。

准备辅助记录工具：如录音设备（需提前征得主持人同意）、速记符号表、待讨论议题清单等，保证记录高效。

确认参会人员信息

提前与主持人或会议组织者确认参会人员名单（含请假人员及原因），准确填写“参会人员”与“缺席人员”栏，避免记录遗漏。

二、会中：实时记录与关键信息抓取

动态跟踪会议进程

按议程顺序记录，对每个议题的讨论内容提炼核心观点，避免逐字记录（重点记录“讨论结论”“分歧点”“待解决问题”）。

区分“陈述性内容”（如工作进展汇报）与“决策性内容”（如方案投票结果、资源分配决定），后者需标注明确标识。

精准记录行动项

对会议中明确的“行动项”，需逐项记录：任务内容（具体做什么）、负责人（姓名用代替，如主管）、截止时间（精确到日，如“2024-03-31”）、所需资源/支持（如需技术部协助，需注明）。

若行动项存在争议或未明确，需标注“待确认”，会后及时与主持人或负责人沟通补全。

确认关键信息准确性

讨论环节结束后，主动向主持人或发言人复述关键结论（如“关于方案，是否确认采用A方案？”），避免记录偏差。

对数据、时间、责任人等关键信息，需当场核对无误，如“2024年Q2目标销售额为500万元（确认无误）”。

三、会后：整理、分发与归档

24小时内完成记录整理

会后立即根据速记内容补充完善记录，保证语言简洁、逻辑清晰，删除冗余口语化表达（如“那个”“然后”等）。

补全“会议总结”栏，提炼会议核心成果（如“达成3项共识，明确5项行动项”）及遗留问题（如“问题需下次会议进一步讨论”）。

审核与分发记录

将整理后的记录提交给主持人审核，保证决议事项、行动项等信息准确无误，审核通过后（可由主持人邮件回复“确认无误”或签字）进行分发。

分发范围：所有参会人员、相关协作部门、需同步信息的上级领导（如需），抄送会议记录存档部门（如行政部或综合管理部）。

归档与后续跟踪

将最终版会议记录（含审核确认痕迹）按“年份-月份-会议类型”分类存档（如“2024-03-市场部例会”），电子档存储至共享服务器（如企业盘），纸质档（如需）装订后交行政部统一保管。

建立“行动项跟踪表”，定期（如每周）跟进行动项进展，在下次会议中同步完成情况，保证闭环管理。

会议记录模板结构

会议基本信息

会议名称

（例：2024年Q1产品规划推进会）

会议时间

（例：2024年3月15日14:00-16:30）

会议地点/平台

（例：公司3号会议室/腾讯会议（会议号：X））

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

主管、专员、*工程师（共8人）

缺席人员及原因

*总监（因公出差）

会议议程

1.Q1产品上线进展汇报；2.用户反馈问题讨论；3.下阶段资源分配

会议内容记录

议题1：Q1产品上线进展汇报

发言人：*工程师内容：已完成核心功能开发（占比80%），测试环节发觉3个bug，预计3月20日前修复。结论：按原计划推进，测试组需3月22日启动全面测试。

议题2：用户反馈问题讨论

发言人：专员内容：用户集中反馈“操作流程复杂”问题（占比40%），建议简化首页引导。讨论：主管提出优化方案，工程师评估需3天开发周期。决议：采用简化方案，由工程师负责，3月25日前完成上线。

议题3：下阶段资源分配

发言人：*经理内容：剩余预算20万元，可用于技术优化或市场推广。投票结果：技术优化（6票）vs市场推广（2票），优先支持技术优化。

行动项清单

序号

任务内容

1

修复Q1测试发觉的3个bug

2

完成首页引导流程优化

3

提交技术优化预算明细

会议总结

核心成果

1.明确产品上线时间节点；2.通过首页优化方案；3.分配下阶段预算。

遗留问题

用户反馈“操作流程复杂”问题是否彻底解决，需上线后跟踪数据验证。

下次会议议题

1.Q1产品上线复盘；2.用户反馈数据专题讨论。

附件清单|（如有，可列出PPT、数据报表、方案文档等，如“附件1：Q1产品进展PPT”）|

使用规范与要点提示

内容准确性：记录需客观中立，避免主观评价（如“经理的方案不合理”），改为“经理提出不同意见，认为方案需进一步论证”。

行动项可追溯性：行动项需符合“SMART原则”（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性），负责人、截止时间缺一不可，避免“尽快”“尽快完成”等模糊表述。

保密要求：涉及