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材料保存、保管方案

一、目的与意义

材料是组织运营、科研生产、文化传承等活动的基础性资源，其保存与保管工作的质量直接关系到材料的可用性、完整性与寿命，进而影响相关工作的连续性、准确性和成本控制。本方案旨在规范材料保存与保管的各个环节，明确职责，建立科学、系统的管理机制，确保材料在受控状态下得到妥善保护，防止遗失、损坏、变质或误用，最大限度地发挥材料的固有价值，保障各项工作的顺利进行。

二、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本方案适用于组织内所有需要进行长期或短期保存的各类材料，包括但不限于纸质文档、电子数据载体（如硬盘、U盘、光盘）、实物样品、精密部件、化学试剂、档案资料等。具体涵盖材料的接收、登记、分类、存储、标识、取用、流转、盘点、维护及处置等全过程管理。

（二）基本原则

1.安全性原则：将材料安全置于首位，采取必要措施防止未经授权的访问、使用、篡改或破坏，以及因环境因素导致的损坏。

2.完整性原则：确保材料在保存期间保持其物理形态和信息内容的完整无缺，避免残缺、污染或信息丢失。

3.可追溯性原则：对材料的入库、出库、流转、变更等关键环节进行记录，确保每一份材料的去向清晰，历史可查。

4.适用性原则：根据材料的特性（如物理性质、化学性质、价值、有效期等）采取相适应的保存方法和保管条件，满足材料后续使用的质量要求。

5.规范性原则：建立标准化的操作流程和管理制度，确保各项保管工作有章可循、责任到人。

三、保管环境控制

材料的保存环境是影响其寿命和质量的关键因素，需根据材料特性进行针对性控制：

（一）温湿度控制

1.通用要求：对于大多数常规材料，应将环境温度控制在一个相对稳定的区间，避免极端高温或低温；相对湿度亦需保持在适宜范围，防止材料受潮霉变或过度干燥开裂。

2.特殊要求：对温湿度敏感的材料（如某些精密仪器、生物样本、胶片档案等），需设置专用存储设备（如恒温恒湿柜、冷藏柜、冷冻库），并配备温湿度监测记录仪，定期检查记录数据，确保环境参数符合特定材料的保存标准。

（二）光照与空气质量

1.光照防护：应避免材料直接暴露在阳光直射或强光环境下，特别是对光敏感的材料（如纸质档案、纺织品、某些化学试剂），库房窗户应配备遮光窗帘或滤光膜，照明灯具宜选用无紫外线的光源。

2.空气质量：保持存储环境的空气流通，但应避免灰尘和有害气体（如二氧化硫、甲醛等）的侵入。可根据需要配置空气净化设备或在特定区域放置除湿剂、干燥剂。对于挥发性强或有腐蚀性的材料，应单独存放并加强通风。

（三）洁净度与空间规划

1.环境洁净：定期对存储区域进行清洁打扫，保持地面、货架、容器的干净整洁，防止灰尘、虫蛀、鼠害。必要时采取防虫、防鼠措施，如放置粘虫板、安装防鼠网等，但需注意所使用方法不对材料造成二次污染。

2.空间规划：存储区域应划分明确，如待检区、合格区、不合格区、待处理区等。材料堆放应遵循“安全、方便、节约空间”的原则，避免超高、超重堆放，确保通道畅通，便于存取和盘点。

四、材料分类与标识

（一）科学分类

根据材料的性质、用途、来源、有效期、重要程度等因素，制定统一的分类标准。可采用层级分类法，如按大类、中类、小类进行划分，确保每一种材料都有明确的分类归属。分类体系应具有逻辑性和稳定性，便于管理和检索。

（二）规范标识

1.标识内容：每份或每批材料均应有清晰、规范的标识，至少包含材料名称、规格型号、编号（可包含分类信息）、数量、入库日期、有效期（如有）、存放位置等关键信息。对于涉密或特殊管理的材料，还应包含相应的密级或警示标识。

2.标识方法：可采用标签、印记、条形码、二维码等多种形式。标签应选用耐用、不易褪色、不易脱落的材质，并粘贴在材料或其包装的显著位置。对于电子数据载体，除了物理标识外，还应在载体内部建立清晰的目录结构和文件命名规则。

五、存取与流转管理

（一）入库管理

1.接收与验收：材料入库前，应由专人负责接收和验收，核对材料的名称、规格、数量、质量证明文件等是否与订单或送货单一致，检查包装是否完好，有无破损、变质等情况。验收合格后方可办理入库手续。

2.登记与录入：对验收合格的材料，及时进行登记，详细记录相关信息，并录入到材料管理系统中，确保账物信息同步。

（二）出库与领用

1.审批流程：建立严格的材料出库和领用审批制度，根据材料的重要性和价值设定不同的审批权限。领用人员需填写领用申请单，经相关负责人批准后方可领用。

2.核对与记录：出库时，库管人员应仔细核对领用信息，确保材料名称、规格、数量准确无误，并在管理系统中及时更新库存状态，记录领用去向。

（三）内部流转

对于需要在组织内部不同部门或工序间流转的材料，应建立相应的交接登记制度，明确流转过程中的责任主体，确保材料在流转过