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部门工作日志撰写与规范工具

一、适用场景与价值体现

部门工作日志是日常管理、项目推进、团队协作及绩效回顾的重要载体，适用于以下场景：

日常管理场景：部门负责人通过日志掌握团队成员每日工作动态，及时协调资源、分配任务，保证工作有序衔接。

项目推进场景：在跨部门或长期项目中，日志可记录关键节点进展、问题解决过程及成果产出，便于项目复盘与风险追溯。

团队协作场景：成员通过日志共享工作内容，避免信息壁垒，促进任务交接与协同配合（如跨岗位支援、工作交接时的信息同步）。

绩效回顾场景：月度/季度绩效评估时，日志可作为工作量化、成果佐证的依据，帮助客观评价成员贡献度。

二、标准化操作流程

（一）明确填写主体与时间要求

填写主体：部门全员（含负责人），实习生、兼职人员需同步填写，保证工作全覆盖。

填写时间：每日下班前30分钟内完成当日日志撰写，特殊情况（如加班、出差）需在次日9:00前补填，避免信息遗漏。

（二）梳理当日工作内容

按“核心任务-临时任务-协作事项”分类梳理，避免流水账式记录：

核心任务：优先列出当日重点推进的常规工作（如“完成客户需求调研报告初稿”“跟进Q3产品迭代进度”），需关联项目或目标名称。

临时任务：记录突发性工作（如“协助市场部准备展会物料”“处理客户投诉3起”），标注来源（如“领导交办”“跨部门需求”）。

协作事项：说明与他人配合的工作（如“与设计部沟通海报方案”“向技术部提报测试需求”），注明协作对象（用号代替，如“”“*”）。

（三）记录关键信息与成果

工作内容需包含“行动+结果”要素，避免仅描述过程：

行动：具体做了什么（如“电话回访10家客户”“整理销售数据表格”）。

结果：产出或进展（如“收集有效反馈8条，汇总成文档”“表格已完成，准确率100%”）。

量化指标：尽可能用数据体现（如“完成合同拟定3份，金额合计50万元”“处理工单20单，解决率95%”）。

（四）标注问题与改进建议

对当日工作中遇到的困难、未完成任务需明确说明，并提出解决方案或需求支持：

问题描述：清晰写明障碍（如“供应商未能按时交付原材料，导致生产进度延后2天”“系统权限不足，无法导出数据”）。

解决进展：已尝试的应对措施（如“已与供应商沟通，承诺明日补交，协调生产部调整排期”“提交权限申请，等待IT部门审批”）。

所需支持：需领导或他人协助的事项（如“申请协调采购部催促供应商”“请IT同事临时开放导出权限”）。

（五）提交与审核流程

提交路径：通过部门指定系统（如OA、钉钉、飞书）或共享文档提交，保证日志可追溯、易查阅。

审核反馈：部门负责人需在每日下班前1小时内审核日志，重点关注：①任务完成质量；②问题解决需求；③资源协调必要性。审核意见需在日志中备注（如“数据需补充客户签字确认”“权限申请已同步IT部”）。

（六）日志归档与周期回顾

归档要求：日志按月分类存档，文件名格式为“部门-年月-工作日志”（如“销售部-202310-工作日志”），保存期限不少于1年。

周期回顾：每周例会前，负责人需汇总本周日志，提炼共性问题（如“多次出现数据提交延迟”“跨部门协作响应慢”），在会上讨论改进措施；月度复盘时，结合日志分析目标达成率、任务瓶颈，优化下月工作计划。

三、日志模板与填写示例

（一）通用模板

日期

星期

填写人

工作内容（核心任务/临时任务/协作事项）

完成情况（进度/成果/量化指标）

问题与建议（问题描述/解决进展/所需支持）

明日计划（重点任务/预期目标）

审核人

审核意见

2023-10-23

一

*小明

核心任务：完成Q3销售数据汇总报告临时任务：协助市场部准备展会产品资料协作事项：与设计部沟通报告封面排版

核心任务：初稿完成，数据准确率95%临时任务：资料已提交市场部*协作事项：封面方案已确认，待设计部出图

问题：部分区域销售数据未更新，需区域经理确认解决进展：已邮件催办，预计今日18:00前反馈所需支持：请领导协调区域经理优先处理

重点任务：跟进销售数据反馈，完成报告终稿预期目标：提交至部门邮箱，通过审核

*

数据需补充区域经理签字确认

（二）填写说明

“工作内容”栏：每类任务分行填写，核心任务可标注优先级（如“高：”“中：”）。

“完成情况”栏：未完成任务需说明原因（如“因客户资料未提供，延迟至明日完成”）。

“问题与建议”栏：若无问题，填写“无”；需支持事项需明确对象和具体需求。

“明日计划”栏：聚焦2-3项重点任务，避免计划过多导致执行分散。

四、关键注意事项与常见问题规避

（一）内容真实具体，拒绝空泛描述

错误示例：“今日处理了客户问题”“完成了报告撰写”。

正确示例：“处理客户投诉2起（客户A：产品售后问题，已协调售后部24小时内上门；客户B：账务疑问，已核对明细并反馈）”“完成Q3销售报告初稿，包含5个区域数据