2025年大学《秘书学》专业题库—— 大学秘书学专业实践教学案例.docxVIP

2025年大学《秘书学》专业题库——大学秘书学专业实践教学案例

考试时间：______分钟总分：______分姓名：______

一、

请阅读以下案例，并回答问题：

某公司秘书小王负责协助总经理筹备一次重要的客户接待活动。活动前一周，她制定了详细的接待方案，包括场地布置、餐饮安排、行程安排等，并提交总经理审阅。总经理初步同意了方案，但要求增加一项为客户准备的特别惊喜环节。临近活动前一天，小王发现活动场地因故需要临时更换，且客户团队规模比原计划扩大了15%。同时，负责餐饮的外包供应商也反馈部分高端食材临时缺货。在时间紧迫的情况下，小王需要迅速调整方案，并确保新方案能满足总经理的要求和客户的需求，同时尽量减少对活动整体效果的影响。

请分析小王在此次活动中可能面临的主要挑战，并阐述她应采取的应对措施。

二、

请阅读以下案例，并回答问题：

小李是某政府部门办公室的一名秘书，负责日常的文件流转和会议记录工作。一天上午，一位来访的上级领导突然要求查阅三年前一份已归档的重要会议纪要。该纪要由小李的前任秘书负责归档，但由于前任秘书离职时间较长，且未留下清晰的归档说明，导致小李一时难以找到该文件。领导对此事比较着急，要求办公室尽快提供。同时，办公室内还有几份紧急文件需要小李处理，包括一份需要立即上报的领导讲话稿初稿，以及几份需要复印并分发给相关同事的文件。

请分析小李在处理这一系列事务时可能遇到的问题，并提出建议的应对优先级和处理方法。

三、

请阅读以下案例，并回答问题：

某公司秘书处接到一个来自媒体记者的电话，记者声称其正在撰写一篇关于本地企业社会责任的报道，希望对公司进行采访，并拍摄一些公司参与公益活动的照片。该记者并非事先预约，且之前公司与该媒体并无合作联系。秘书处负责人要求小张（秘书处工作人员）先了解情况，核实记者身份和报道意图，并根据公司相关宣传规定，判断是否同意接受采访以及如何安排。小张需要在与记者沟通的过程中，既维护公司的形象和利益，又遵守新闻采访的规范。

请分析小张在处理此次媒体采访请求时需要考虑的关键因素，并阐述他应采取的沟通策略和步骤。

四、

请阅读以下案例，并回答问题：

小刘是某公司市场部的秘书，其主要职责之一是协助部门经理管理会议。在一次部门周会上，讨论内容涉及多个部门的协作事项，需要记录详细的会议纪要并分发给相关人员。会议进行过程中，小刘发现部门经理在记录关键决策时有些遗漏，同时，另一位同事负责的投影设备突然出现故障，无法播放预先准备好的演示文稿。小刘需要在保证会议顺利进行的同时，尽量弥补记录上的不足，并协助解决技术问题。

请分析小刘在此次会议中可能遇到的情况，并说明他应如何履行职责，确保会议效果和后续工作的开展。

试卷答案

一、

挑战：

1.计划变更频繁：总经理临时增加惊喜环节，场地临时更换，客户规模扩大，食材缺货，均为突发变化，打乱了原有计划。

2.时间紧迫：活动临近，各项调整需要在有限时间内完成。

3.资源限制：场地变更可能带来布置、成本等问题；食材缺货限制了餐饮方案的选择；人力可能不足。

4.客户满意度风险：任何调整不当都可能导致客户体验下降，影响公司形象。

5.协调复杂度增加：需要协调多个供应商（场地、餐饮）、内部相关部门（可能涉及采购、人事等）。

应对措施：

1.保持冷静，快速评估：面对变化，首先要冷静分析各变动因素对活动整体的影响程度和紧迫性。

2.紧急沟通，确认信息：立即与总经理沟通，确认特别惊喜环节的具体要求和期望效果；与场地负责人确认新场地的可用性、布置要求和额外成本；与餐饮供应商沟通缺货情况，看是否有替代方案及可行性；了解客户团队确切的人数和特殊需求。

3.灵活调整，优化方案：基于收集到的最新信息，快速修订接待方案。重新设计惊喜环节的实施方案；根据新场地调整布置方案；寻找替代食材或调整菜单；重新规划行程安排，确保时间紧凑合理。

4.寻求支持，分工协作：如果工作量过大，及时向领导汇报情况，请求增派人员或协调其他同事提供帮助，明确分工，共同应对。

5.预案准备，降低风险：针对可能出现的意外情况（如新场地布置问题、替代食材口味接受度等）准备备选方案（PlanB），以应对突发状况。

6.及时汇报，管理预期：将调整后的新方案及其可能影响（如成本变化、流程微调）及时向总经理汇报，争取理解并批准。同时，如有必要，也可适当管理客户方的预期。

7.细致执行，全程监控：在方案执行过程中，加强细节管理，密切监控各项安排的落实情况，确保调整后的方案顺利实施。

二、

问题：

1.文件查找困难：前任秘书离职久，归档信息不明确，导致查找关键文件耗时费力。

2.领导催促，压力增大：上级领导要求紧急提供文件，增加了小李的工作压力和紧迫感。

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