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团队项目管理会议记录模板

一、模板概述

本模板旨在规范团队项目管理会议的记录流程，保证会议信息传递准确、行动项责任明确、项目进度可追溯。通过结构化记录会议内容，帮助团队聚焦核心目标、减少沟通成本，为项目复盘和决策提供可靠依据。适用于跨部门项目组、敏捷开发团队、研发项目组等各类需要定期同步项目进展、协调资源的团队场景。

二、会议记录标准化操作流程

（一）会前准备：明确框架，提升效率

确定会议核心目标

会议发起人（通常为项目经理*）需提前明确本次会议需解决的核心问题，例如“确认项目第二阶段里程碑节点”“解决测试环境资源冲突”“评审需求变更方案”等，避免会议偏离主题。

梳理会议议题与议程

根据会议目标，列出具体议题（建议不超过5个），并明确每个议题的讨论时长、负责人。例如：

议题1：项目当前进度汇报（负责人：各模块组长*，时长20分钟）

议题2：技术难点A解决方案讨论（负责人：技术负责人*，时长30分钟）

议题3：下一阶段任务分配（负责人：项目经理*，时长15分钟）

提前分发会议资料

将议题背景、数据报表、待评审文档等资料提前1-2天发送给参会人员（如项目计划表、风险清单、需求变更申请表等），保证参会人员有充分时间准备，提高会议讨论效率。

确认参会人员与会议信息

明确会议主持人（通常为项目经理）、记录人（建议由项目助理或指定成员担任），并提前通过邮件或即时通讯工具告知参会人员会议时间、地点（线上会议需提供会议）、议程及需准备的资料。

（二）会中记录：聚焦关键，要素完整

会议记录人需全程专注，重点记录以下核心内容，避免流水账式记录：

会议基本信息

会议名称：需体现项目名称和会议主题，例如“项目V2.0版本进度同步会”

会议时间：年/月/日上/下午时分-时分（精确到分钟）

会议地点：线下会议室名称（如“3楼第一会议室”）或线上会议平台（如“腾讯会议”）

主持人：*

记录人：*

参会人员：列出所有参会成员姓名（用代替），例如：项目经理、产品经理、研发组长、测试组长、UI设计师等；如有缺席人员，需注明原因（如“出差”“请假”）

议题讨论要点

按议程顺序逐项记录，每个议题需包含：

讨论背景：简要说明议题的由来（如“因客户反馈功能体验不佳，需讨论优化方案”）

核心观点：记录不同参会人员的关键发言，突出分歧点与共识（例如：产品经理提出“简化操作流程，减少3步”；研发组长反馈“需评估开发周期，预计需5个工作日”）

待解决问题：明确讨论后未达成一致的事项，需后续跟进（如“需进一步确认客户对功能优先级的具体要求”）

决议事项与行动项

这是会议记录的核心，需单独列出并保证“五要素”明确：

任务描述：具体要做什么（如“完成功能界面优化方案”）

负责人：明确到具体人（如“UI设计师*”）

协作人：如有需要，注明配合人员（如“产品经理*提供需求细节”）

截止日期：精确到年/月/日（如“2024/06/15”）

交付成果：明确输出物（如“优化方案文档+高保真原型图”）

其他重要信息

风险提示：会议中识别的新风险（如“第三方接口交付延迟，可能影响联调进度”）

待办事项：非本次会议决议但需跟进的事项（如“下周收集客户对优化方案的反馈”）

（三）会后整理：及时输出，闭环管理

记录审核与完善

会议结束后24小时内，记录人需整理会议记录，形成初稿后提交主持人（项目经理*）审核，保证决议事项、行动项、负责人等关键信息准确无误。如有遗漏，及时补充并标注修改说明。

分发与同步

审核通过后，通过邮件或项目管理工具（如钉钉、飞书、Jira等）将会议分发给所有参会人员及相关干系人，邮件标题注明“【会议记录】项目会议-日期”，并附上会议记录文档。

行动项跟踪

记录人需将行动项录入项目管理工具，设置截止日期提醒，每周更新行动项进展，并在下次会议前同步完成情况，保证“事事有跟进、件件有落实”。

资料归档

会议记录（含原始记录、审核版、最终版）及相关附件（如演示文稿、文档）需统一归档至项目共享文件夹，按“年-月-会议名称”分类保存，便于后续查阅。

三、核心模板表格结构

（一）会议基本信息表

会议名称

项目V2.0版本进度同步会

会议时间

2024/06/1014:00-15:30

会议地点

3楼第一会议室（线上会议：腾讯会议X）

主持人

*（项目经理）

记录人

*（项目助理）

参会人员

（产品经理）、（研发组长）、（测试组长）、（UI设计师）

缺席人员及原因

*（运维工程师，因客户现场支持请假）

（二）议题讨论记录表

序号

议题名称

讨论背景

核心观点与讨论过程

待解决问题

1

项目当前进度汇报

各模块需同步V2.0版本开发进展，识别延期风险

-研发组长：前端开发完成80%，后端接口开发完成70%，其中“用户权限模块”因需求变更延迟2天。-测试组长：测试用例编写完成60%，预计