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工程项目文件归档与管理制度范本
第一章总则
第一条目的与依据
为规范本单位工程项目文件的形成、收集、整理、归档及管理工作，保证项目文件的完整性、系统性、真实性和可追溯性，保障项目后续运营、维护及审计等工作需求，依据《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）、《城市建设档案管理规定》等国家及行业相关规定，结合本单位实际，制定本制度。
第二条适用范围
本制度适用于本单位所有新建、改建、扩建工程项目，涵盖项目从立项、勘察设计、招投标、施工、竣工验收至保修期满全过程的文件管理。各项目部、工程管理部、档案室及相关责任人员均须遵守本制度。
第二章管理机构与职责
第三条组织架构
工程项目文件管理实行“统一领导、分级负责、专人负责”的管理体制，设立三级管理架构：
归档管理领导小组：由单位分管领导*总任组长，工程管理部、档案室、财务部等部门负责人为成员，统筹协调文件归档管理工作，审批重大事项。
工程管理部：作为文件归档管理的牵头部门，负责制定文件管理细则、监督各项目部文件收集整理情况、组织文件移交验收。
项目部：作为文件形成的直接责任主体，设专职资料员（由*担任），负责本项目文件的形成、收集、整理、组卷及暂存工作。
档案室：负责接收、分类、编目、保管、利用及鉴定销毁已归档的项目文件，提供档案查询服务。
第四条职责分工
归档管理领导小组：审批项目文件归档计划，解决文件管理中的重大问题，监督检查制度执行情况。
工程管理部：指导项目部文件编制与整理，组织文件归档预验收，审核文件移交清单，对接档案室完成正式移交。
项目部资料员：负责项目各阶段文件的收集（保证文件原件、签章齐全），按规范整理组卷，编制移交目录，配合工程管理部及档案室的检查与验收。
档案室：对接收的文件进行质量检查（完整性、规范性、逻辑性），分类编号、编制检索工具，建立电子档案台账，定期对档案进行安全检查与维护，提供合规的借阅服务。
第三章文件归档范围与分类
第五条归档范围
工程项目文件是指在项目建设全过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录（包括文字、图表、声像、电子文件等），具体范围
（一）立项决策阶段文件
项目建议书及批复文件；
可行性研究报告及批复文件；
项目立项通知书、投资估算书；
环境影响评估报告、节能评估报告及批复。
（二）勘察设计阶段文件
工程勘察报告（含地质、水文、测量等）；
初步设计文件及批复（含设计说明书、概算书、设计图纸）；
施工图设计文件（含图纸目录、设计总说明、各专业施工图、图纸会审记录）；
设计变更通知单、技术核定单。
（三）招投标阶段文件
招标文件（含招标公告、招标答疑、工程量清单、招标控制价）；
投标文件（含投标书、技术标、商务标、资质证明文件）；
中标通知书、施工合同、监理合同、勘察设计合同；
招投标情况书面报告及备案文件。
（四）施工阶段文件
施工管理文件：开工报告、施工许可证、施工组织设计、项目管理规划、施工日志、工程例会纪要；
技术文件：施工方案、技术交底记录、新材料/新工艺试验报告、测量记录；
材料/设备文件：材料合格证、检验报告、进场报审表、设备开箱记录；
质量控制文件：检验批质量验收记录、分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录、隐蔽工程验收记录；
安全文明施工文件：安全专项方案、安全技术交底、安全检查记录、安全处理报告；
进度控制文件：进度计划、进度调整报告、工期签证文件；
造价控制文件：工程量签证单、进度款支付申请、竣工结算书。
（五）竣工验收阶段文件
单位工程竣工验收报告；
竣工图（含各专业竣工图、竣工图签字章）；
竣工验收会议纪要、质量评估报告；
消防、环保、规划等专项验收文件；
工程质量保修书、使用说明书。
（六）竣工后文件
项目后评估报告；
工程维修记录、保修期满通知书；
档案移交清单、档案电子目录。
第六条文件分类与保管期限
分类原则：按项目阶段（立项、勘察设计、招投标、施工、竣工验收、竣工后）结合专业（建筑、结构、给排水、电气等）进行分类；
保管期限：分为永久（如立项批复、竣工验收报告）、长期（如施工日志、竣工图，保存期不少于30年）、短期（如日常检查记录，保存期不少于10年）三类，具体划分详见附件1《工程项目文件归档范围与分类表》。
第四章文件归档管理流程
第七条文件形成与收集（项目全周期）
责任主体：项目部资料员牵头，各专业工程师配合；
操作要求：
（1）项目开工前，资料员根据本制度编制《本项目文件归档计划》，明确各阶段文件收集范围、责任人及时间节点，报工程管理部备案；
（2）文件形成过程中，各责任人员需保证文件内容真实、数据准确、签章齐全（如施工日志需项目经理签字、隐蔽验收需监理工程师签字）；
（3）每月25日前，各专业工程师将本月形成的文件交资料员汇总，资料员核对文件完整性，缺失部分及时催
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