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[XX公司]办公用品管理制度

一、目的

为规范公司办公用品（以下简称“用品”）的采购、领用、保管及成本控制，确保用品供应满足日常工作需求，提高使用效率，减少浪费，同时降低管理成本，结合公司实际情况，制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司总部及各分支机构（含异地办公点）所有办公用品的管理，包括：

-消耗类用品：打印纸、中性笔、笔记本、便签纸、文件夹、订书机/钉、胶水/胶带、修正带、橡皮、印泥、长尾夹等；

-办公设备类：计算器、插线板、U盘、移动硬盘、碎纸机、装订机等单价较低（≤[XX元]，如[200元]）的常用设备；

-其他低值易耗品：清洁用品（如纸巾、洗手液）、绿植、装饰品等（若涉及固定资产类办公设备，如电脑、打印机等，按公司《固定资产管理制度》执行）。

员工个人用品（如水杯、私人文具）不在本制度管理范围内。

三、管理职责分工

（一）行政部（或办公室）（主管部门）

负责制定/修订办公用品管理制度及标准；

统筹办公用品的采购计划制定、供应商选择、集中采购及入库管理；

建立《办公用品台账》（含用品名称、规格、库存数量、采购日期、领用记录等），定期盘点与更新；

监督用品使用情况，分析消耗数据并提出降本建议；

对各部门领用行为进行审核与规范。

（二）采购部（执行采购）

根据行政部提交的采购计划，执行办公用品的采购（比价、招标或直接采购）；

负责采购用品的质量验收（如数量、规格、质量是否符合要求），确保采购物品符合公司标准；

协调供应商的售后服务（如退换货、质量问题处理）。

（三）各部门（使用部门）

根据本部门实际需求，按月/季度提交办公用品领用计划（或临时需求）；

指定专人（部门用品管理员）负责本部门用品的领用登记、分发及日常保管；

教育员工合理使用用品，避免浪费（如双面打印、减少非必要消耗品使用）。

（四）财务部（监督与核算）

审核办公用品采购预算及费用报销，确保资金使用合规；

定期核对行政部台账与财务账目，监督用品成本的真实性；

参与办公用品管理的成本分析与优化。

四、用品分类与标准

（一）分类管理

类别

具体内容

管理重点

日常消耗类

打印纸、笔类、笔记本、便签、文件夹等

按需领用，优先使用库存，控制单价

小型设备类

计算器、U盘、装订机等

按需采购，使用寿命内合理使用

其他低耗品

清洁用品、绿植等

按实际需求申领，避免过度囤积

（二）标准控制

1.单价限制：单价超过[XX元]（如[200元]）的办公设备（如高端扫描仪、多功能一体机），需按《固定资产管理制度》执行；

2.用量标准：

打印纸：按部门人数核定月度基础用量（如每人每月≤[X]包，A4纸），超额需说明原因并经部门负责人审批；

笔类：每人每月≤[X]支（中性笔/圆珠笔），笔记本每人每季度≤[X]本；

其他用品：根据历史消耗数据设定合理阈值（如胶水每月每部门≤[X]瓶）。

五、采购管理

（一）采购计划

1.需求收集：各部门用品管理员每月[XX日]前（如每月25日）提交下月《办公用品领用计划表》（附件1），注明用品名称、规格、数量及需求原因（如“日常办公消耗”“新增人员补充”）；

2.汇总审核：行政部汇总各部门计划，结合库存情况（库存不足时优先补货）编制《月度办公用品采购计划》（附件2），明确采购品类、数量及预算；

3.审批流程：

常规采购（总金额≤[XX万元]）：行政部负责人审批→财务部审核预算→分管领导批准；

重大采购（总金额＞[XX万元]或新增高价用品）：需经行政部→财务部→分管领导→总经理审批。

（二）采购执行

1.采购部根据审批通过的采购计划，通过比价（至少3家供应商）、招标或定点采购（选择性价比高、供货稳定的供应商）完成采购；

2.采购用品到货后，采购部与行政部共同验收（核对数量、规格、质量），验收合格后办理入库（填写《办公用品入库单》附件3），并更新《办公用品台账》；

3.验收不合格的用品，采购部负责退换货处理。

（三）库存管理

1.行政部设立办公用品专用库房（或储物柜），分类存放用品（如纸张类、文具类、设备类），确保存放环境干燥、整洁；

2.定期（每月末）盘点库存，核对台账与实物数量（差异率≤±[X]%视为正常，超差需查明原因并调整），确保账实一致；

3.低库存预警：当某类用品库存低于安全库存（如打印纸≤[X]包、笔类≤[X]支）时，行政部及时触发补货流程。

六、领用管理

（一）领用流程

1.常规领用：员工因工作需要领用办公用品时，由部门用品管理员统一填写《办公用品领用单》（附件4），注明领用人、用品名称、规格、数量及用途，经部门负责人审批后提交行政部；

2.临时/紧急领用：因特殊情况（如临时会议、紧急项目）需即时领用的，员工可向部门用品管理员说明原因，由管理员审核后直接到行政部领取（事后补填领用单），但单次领用金额不得超