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淮阴工学院

院（系）档案资料分类指导办法

【供各系（院）参考】

二○○五年九月二十日

一、党群（DQ）

类目名称

保管期限

转交

自存

备注

DQ11党务综合

组织机构，(①总支、行政机构设置、人员任职文件；②总支委员、系领导班子、支部委员名册；③党员名册、教职工名册；④系科介绍。)⑤党总支换届选举的材料、总支委员名单及分工。

短期

组织部

√

重复件或转交表

院党委文件及职能部门发来的工作材料。

长期

√

岗位职责及各种规章制度（党政联度会议、中心组学习、联系支部、班级、廉政建设、经费管理等）

长期

√

会议记录、纪要（党员大会、总支委员会、党政联席会、民主生活会、总支扩大会、支部书记会等）决议及会议讨论的文件。

短期

档案室

√

留转交表

领导班子建设（①理论学习中心组名单；②学习计划、学习资料；③学习记录；④学习笔记；⑤学习成果。）

短期

宣传部

√

报中心组名单及学习计划重复件

党总支工作规划；年度、学期工作计划、总结；目标管理及有关材料。

短期

档案室

√

报规划、计划、总结重复件

队伍建设（①干部队伍建设、后备队伍建设材料；②学工队伍建设材料；③作风建设材料）

短期

组织部

√

报领导干部队伍建设材料，留转交表

成果材料（各项成果、图片资料）

短期

档案室

√

重大成果留复印件

长期

√

保管期限

转交

自存

备注

暂存

√

暂存

√

短期

√

短期

√

短期

√

短期

√

短期

√

短期

组织部

√

重复件

短期

√

短期

√

暂存

√

短期

√

短期

组织部

√

重复件

短期

组织部

√

重复件

短期

√

暂存

√

暂存

√

短期

√

保管期限

转交

自存

备注

短期

组织部

√

报统

计表

长期

√

短期

组织部

√

重复件

短期

√

暂存

√

长期

√

短期

院工会

√

重复件

短期

院工会

√

重复件或转交表

暂存

√

保管期限

转交

自存

备注

长期

√

短期

√

短期

院团委

√

报计划、总结

短期

√

系团委机构设置及人员名单，团员花名册；批准入团、离团材料及名单

短期

院团委

√

重复件

团委组织的重大活动的有关材料

暂存

√

类目名称

保管期限

转交

自存

备注

系学生会组织的重要活动的有关材料

暂存

√

各种社团组成人员名册

短期

院团委

√

重复件

各种社团组织的重点活动的有关材料

暂存

√

学生暑期、寒假三下乡社会实践统计、总结、评比等材料，留校学生情况调查

暂存

√

开展多共专题讲座一览表（名称、时期、人数、效果等）

暂存

√

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料处分团员以复查材料

短期

院团委

√

报统计表

二、行政工作（XZ）

类目名称

保管期限

转交

自存

备注

XZ11行政综合

院行政下发的有关行政管理的文件

长期

√

院行政工作规章制度

长期

√

系行政工作规章制度

长期

√

系事业规划、实施计划、总结、上级批复

长期

档案室

√

重复件

系年度、学期工作计划、总结、报告、系向学院的请示及批复

短期

档案室

√

重复件

系主任办公会议及扩大会议的记录、记要

短期

档案室

√

留转交表

系开展的各项专题活动（学术活动、外交活动、国内协作活动等）的材料

短期

档案室

√

留转交表

系行政工作简报

短期

√

各科、室、办工作计划总结、报告、会议记录

短期

√

系行政收发文登记表、印章使用登记表

暂存

√

XZ12人事工作

人事工作规章制度

长期

√

系机构设置、干部岗位、人员划分表及变动材料

短期

人事处

√

重复件

系师资工作规划、年度计划、报告、总结、调查材料、会议记录等材料

短期

人事处

√

报计划总结重复件

引进人才的请示及批复、年终引进人才名册

短期

人事处

√

重复件

新教师面试、试讲、岗前培训及批准上课的材料

暂存

√

类目名称

保管期限

转交

自存

备注

客座教授、兼职教授、实习基地兼职教师聘用材料

短期

人事处

√

报统计表

全体教职工年度考核材料

短期

档案室

√

自留考核结果

全体教职工聘任、考核、续职、缓聘、复聘、辞退材料

短期

人事处

√

留转交表

本系受表彰的材料，本系表彰和奖励先进集体的材料、教职工受奖励和处分的材料

短期

√

临时用工材料

暂存

√

XZ13审计工作

上级有关审计工作的材料和工作制度

长期

√

系接受审计的材料

暂存

√

XZ14安全保卫工作

保卫部（处）发来的安全工作的材料及系安全工作规章制度

暂存

√

本系与学院签定的安全责任状

短期

√

系保卫工作网络，岗位责任人及安全职责一览表

暂存

√

安全事故的调查、处理材料

短期

保卫处

√

关于安全工作的请示报告及学校的批复

短期

√

XZ15总务

学校有关总务基建工作的材料及工作制度

短