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劳动合同管理操作流程

引言

劳动合同管理是企业人力资源管理体系的核心组成部分，其规范化运作直接关系到企业的稳健发展与员工的合法权益。随着劳动法律法规的不断更新与人力资源管理实践的深化，优化并严格执行劳动合同管理流程，已成为企业防范用工风险、提升管理效能的关键环节。本流程旨在结合最新法规要求与实操经验，为企业提供一套清晰、严谨且具操作性的劳动合同全周期管理指引。

一、合同订立阶段：审慎规范，防患未然

合同订立是劳动合同管理的起点，其规范性直接影响后续劳动关系的稳定。此阶段需重点关注入职审查、合同文本的合规性与完整性。

（一）入职审查与信息核实

在发出录用通知前，人力资源部门应协同用人部门对拟录用人员的身份信息、学历背景、职业资格、工作经历及与前单位解除劳动关系证明等核心材料进行审慎核查。对于特定岗位，必要时可进行背景调查，以确保信息的真实性与准确性，避免因录用与其他单位尚有劳动关系的人员而引发连带责任。同时，应要求候选人如实填写入职登记表，并就其提供信息的真实性作出书面承诺。

（二）劳动合同文本的准备与协商

企业应采用或参照当地劳动行政部门发布的标准劳动合同文本，并结合自身行业特点与岗位需求，补充制定合法合理的个性化条款。合同条款的设计需严格遵循现行劳动法律法规，特别是关于劳动报酬、工作时间、休息休假、社会保险、劳动保护、职业危害防护等必备条款的规定。在正式签订前，应给予劳动者充分的时间审阅合同文本，对劳动者提出的疑问或修改建议，双方应本着平等自愿、协商一致的原则进行沟通，达成共识后方可进入签订环节。

（三）合同签订与签字盖章

劳动合同应由劳动者本人与企业法定代表人或其授权委托人当面签订。企业方应确保加盖的公章清晰有效，法定代表人或授权委托人签字真实。劳动者签字亦需本人亲笔，并注明签字日期。合同签订应一式两份或三份，企业与劳动者各执一份，如需备案，应按规定提交备案份。严禁代签、倒签劳动合同，避免事后引发争议。

（四）合同文本的归档与保管

签订完毕的劳动合同，人力资源部门应及时进行编号、登记，并按照档案管理规定进行归档保存。合同文本及相关附件（如岗位说明书、保密协议、竞业限制协议等）应统一存放，确保安全、完整，便于日后查阅。

二、合同履行阶段：动态管理，关注变更

劳动合同的履行是劳动关系存续的主要过程，此阶段需注重合同条款的实际执行情况，以及因客观情况变化可能导致的合同变更。

（一）合同内容的告知与执行

劳动合同签订后，企业应将合同中与劳动者切身利益相关的条款，如岗位职责、劳动报酬支付标准与周期、绩效考核办法等，向劳动者进行明确告知。在日常管理中，应严格按照合同约定履行用人单位义务，如按时足额支付劳动报酬、提供必要的劳动条件、依法缴纳社会保险等。同时，监督劳动者遵守企业规章制度，履行劳动义务。

（二）劳动合同的变更管理

当劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，或双方协商一致需要变更劳动合同内容（如岗位调整、工作地点变动、薪酬调整等）时，应遵循平等自愿、协商一致的原则，签订书面的劳动合同变更协议。变更协议应明确变更的具体条款、生效日期，并由双方签字盖章后作为原劳动合同的附件存档。需特别注意，变更劳动合同不得违反法律法规的强制性规定，且不得损害劳动者的合法权益。

（三）岗位调整与薪酬变动的特别注意

因生产经营需要或劳动者个人原因进行岗位调整时，除双方协商一致外，企业需确保调整具有合理性，且不具有侮辱性或惩罚性。薪酬变动应与岗位调整、绩效考核结果等挂钩，并履行必要的民主程序和告知义务。相关调整均需有书面记录，并由劳动者确认。

三、合同续订与终止阶段：依法依规，平稳过渡

劳动合同的续订或终止，标志着劳动关系的延续或终结，处理不当极易引发劳动争议，需严格依法操作。

（一）合同续订的提前评估与协商

固定期限劳动合同期满前，人力资源部门应提前对劳动者的工作表现、岗位需求等进行评估。如企业有意续订，应在合同期满前一定期限内（通常为三十日）向劳动者发出续订意向通知书，经双方协商一致后，办理续订手续。续订合同可选择签订固定期限、无固定期限或以完成一定工作任务为期限的劳动合同，其中符合法定条件的，劳动者提出或同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同。

（二）劳动合同的终止

劳动合同终止的情形多样，包括合同期满、劳动者开始依法享受基本养老保险待遇、劳动者死亡或被人民法院宣告死亡或宣告失踪、企业被依法宣告破产、企业被吊销营业执照、责令关闭、撤销或用人单位决定提前解散等。在终止劳动合同时，企业应确保符合法定条件，并依法向劳动者支付经济补偿（如适用），办理好工作交接、社会保险转移、档案转移等手续，并出具终止劳动合同的证明。

（三）经济补偿的核算与支付

对于符合支付经济补偿条件的情形，企业应按照劳动者在本单位