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项目七书面沟通技巧

任务一了解书面沟通任务二熟悉常用文书的写作技巧

了解书面沟通任务一

任务导入（1）书面沟通有哪些优缺点？（2）沟通文书的类型有哪些？

与口头沟通相比，书面沟通具有持久性、规范性、准确性、可追溯性等特点，在需要严谨、准确传递信息的场合发挥着不可替代的作用。任务导入

一、书面沟通的优缺点（一）书面沟通的优点在书面沟通中，沟通文书均可被长期保存，并可供沟通双方在未来任意时间查阅。沟通文书可被长期保存和查阅书面沟通的这一特点使得沟通双方可随时回顾沟通细节，从而为解决可能出现的争议提供依据。（1）

一、书面沟通的优缺点（一）书面沟通的优点信息更加准确和清晰（2）在书面沟通中，沟通者可反复推敲和修改言辞，从而尽量避免言辞中的歧义、增强言辞的逻辑性，确保准确传递信息。此外，沟通者不容易受到情绪、语速或口音等因素的影响，可清晰地向对方传递信息，避免对方产生误解。有助于促进深度思考（3）在书面沟通中，沟通者需要将脑海中纷繁的想法逐一提炼、整理，然后用逻辑严谨的文字将其精确地表达出来。在这个过程中，思考会逐渐变得深入。

一、书面沟通的优缺点（一）书面沟通的优点书面沟通解决论文评分风波看完这个案例，你有什么启发呢？

一、书面沟通的优缺点（二）书面沟通的缺点在书面沟通中，沟通者要表达清晰、准确和完整，这意味着：在开始写作前，沟通者需要耗费时间进行思考和准备。撰写过程中，沟通者需要耗费时间来精心组织语言。写作完成后，沟通者需要耗费时间对沟通文书进行校对和修改。与口头沟通相比，书面沟通的流程较复杂，而且在每个环节沟通者都需要耗费大量的时间。耗费时间较长（1）

一、书面沟通的优缺点（二）书面沟通的缺点在书面沟通中，沟通者需要具备：良好的文字表达能力，能够准确、清晰地传达信息。良好的阅读理解能力，能够准确理解文字所表达的意思。沟通门槛较高（2）在书面沟通中，沟通者发出信息后，沟通对象通常需要耗费一定的时间来阅读、理解信息，从而导致沟通对象无法及时做出反馈。此外，当沟通对象对某些信息存在疑问时，也无法立即得到沟通者的解答。反馈不及时（3）在口头沟通中，沟通者可以使用面部表情、身体动作、语调等丰富的副语言来表达情感。在书面沟通中，沟通者无法使用副语言，不利于充分表达情感。文字容易被错误解读，尤其是其中包含讽刺、幽默等感情色彩时，读者可能无法正确理解文字背后的真实情感和意图。在情感表达上存在一定的局限性（4）

二、书面沟通的流程书面沟通的流程可以分为：做好准备起草文书修改文书传递文书处理反馈信息等步骤

二、书面沟通的流程例如：为某家企业撰写市场分析报告时，由于市场分析报告内容复杂，沟通者需要经历完整的书面沟通流程。但为朋友撰写简单的生日贺卡时不需要经历完整的书面沟通流程。是否需要完整地经历书面沟通的流程取决于沟通内容的复杂程度。

二、书面沟通的流程（一）做好准备明确书面沟通的目标，能够为沟通者指明写作方向，使写作更具针对性。1明确目标市场部在撰写商业计划书时应先明确沟通目标——吸引潜在投资者并促使他们做出投资决策，然后围绕这个目标来组织内容、突出本公司的核心优势，让投资者一目了然地了解本公司的发展潜力和投资价值。例如：

二、书面沟通的流程（一）做好准备分析读者的目的是帮助沟通者更好地理解其目标受众，以便更有效地传递信息、满足读者的需求，最终提升书面沟通的效果。2分析读者职业年龄受教育程度等兴趣和阅读偏好分析读者时，沟通者可以考虑他们的：

工程师小邱需要编写一份针对新员工的软件操作教程。他深知新员工刚接触公司的软件，对许多功能还不熟悉。因此，他在编写过程中尤其注意使用通俗易懂的语言，确保软件操作教程简单、易读。同步案例根据读者群体调整写作策略

在内容上，小邱先介绍了软件的基本界面，帮助新员工快速了解软件，然后介绍了软件的常用功能，并在教程中穿插了一些实际操作案例，让新员工能够边学边做，从而更快地掌握软件的操作方法。同步案例根据读者群体调整写作策略

后来，小邱需要编写一份面向同行专家的软件研究报告，他采取了完全不同的写作策略。由于报告的读者是具备丰富专业知识的同行专家，小邱在报告中使用了一些专业术语，并详细阐述了研究方法和数据分析过程，以满足专家想要深入了解研究成果的需求。同步案例根据读者群体调整写作策略除此之外，你还知道哪些通过分析读者来进行书面沟通的案例呢？

二、书面沟通的流程（一）做好准备资料为书面沟通提供了事实依据和观点支撑。正式写作前，沟通者应全面、系统地搜集与沟通目标相关的各种资料。3搜集资料书籍报刊网络等自身生活和工作经验这些资料可以来源于：

二、书面沟通的流程（一）做好准备列出提纲是确保书面沟通内容清晰、逻辑严密的关键步骤。4列出提纲沟通者应围绕沟通目标，结合参考资料，撰写一份简短的写作提纲。提纲既可以帮助沟通者梳