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机关单位文秘档案管理操作流程

机关单位文秘档案管理是维系单位工作连续性、真实性与规范性的核心环节，其操作流程的严谨性直接关系到政务信息的安全、历史资料的留存以及行政效能的提升。作为文秘工作的重要组成部分，档案管理需遵循“统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于利用”的基本原则，通过标准化操作，确保档案从形成、流转到归档、利用的全生命周期得到科学管控。

一、档案的收集与归档：源头把控，应归尽归

档案管理的首要环节在于确保应归档文件材料的完整收集，这是后续一切工作的基础。文秘人员需明确归档范围，并非所有文件都需归档，通常包括本单位在各项职能活动中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

归档范围的界定应紧密结合单位职能，一般涵盖：党和国家方针政策的贯彻执行文件；本单位制定的规章制度、工作计划、总结报告；重要的会议记录、纪要；干部任免、考核、奖惩材料；核心业务工作中形成的请示、批复、报告、统计报表；以及与单位权益相关的合同、协议等具有法律效用的文件。临时性、事务性的通知，重复性的一般文件，以及无需长期保存的草稿、便条等，则不在归档之列。

归档时限需严格遵守，通常要求各项工作结束后或文件办理完毕后，及时将相关材料整理移交归档。年度性总结、计划等文件，一般在次年第一季度内完成归档；专项工作文件，在工作结束后一个月内归档。文秘人员应主动提醒业务部门及时移交，避免文件散佚。

归档要求强调文件材料的规范性。归档文件需手续齐全，如发文应有签发人、成文日期、印章，收文应有处理签和领导批示；文件格式统一，用纸规格、书写材料（需用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用铅笔、圆珠笔及易褪色墨水）符合档案保管要求；复印件作为归档材料时，需注明原件保管处及复印日期，并由相关负责人签字确认其真实性。

二、档案的整理与编目：系统有序，科学管理

收集到的文件材料往往是零散的，需要通过系统化整理，使其成为有序、可查的档案实体。这一环节是档案管理的核心，直接影响后续利用效率。

分类是整理工作的起点，需依据单位实际情况和档案形成规律，确定科学的分类方案。机关单位常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或三者的结合运用。例如，可先按年度分开，再按内部组织机构（如办公室、业务科、人事科等）分类，同一机构内的文件再按问题（如综合类、业务类、人事类）细分。分类方案一旦确定，应保持相对稳定，以保证档案体系的连贯性。

排列与编号在分类基础上进行。同一类目内的文件，通常按时间顺序或重要程度排列。排列完毕后，需对案卷或文件进行编号，即档号编制。档号应具有唯一性和稳定性，通常由年度、保管期限、组织机构（或问题）、案卷顺序号等要素组合而成，具体编制规则需符合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及本单位档案管理制度。

编目是档案整理的最终体现，通过编制目录揭示档案内容，方便检索。主要包括案卷目录和卷内文件目录的编制。案卷目录需载明案卷号、案卷标题、起止日期、页数、保管期限等信息；卷内文件目录则需详细记录每份文件的顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号等。编目应力求准确、简明，标题应能概括文件核心内容。

三、档案的鉴定与保管：去芜存菁，安全第一

档案鉴定旨在确定档案的保管价值和保管期限，优化档案资源，同时对已到保管期限的档案进行处置。保管则侧重于档案实体和信息的安全防护。

保管期限的划分是鉴定工作的核心。机关文书档案的保管期限一般分为永久、定期两类，定期又可分为长期和短期（或按具体年限划分，如三十年、十年）。永久保管档案是指反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；定期保管档案是指在一定时期内对本单位工作具有查考利用价值的档案。鉴定工作需由单位档案鉴定小组（或指定专人）依据国家及行业档案保管期限表进行，确保准确无误。

档案的保管需构建“人防+技防+物防”的安全体系。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控系统。档案存放应使用符合标准的档案装具，如档案盒、档案柜，排列有序，便于取放。日常管理中，需建立严格的库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得入内；档案出入库需履行登记手续；定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理；对破损、褪色的档案要及时进行修复和复制。

四、档案的利用与服务：活化资源，资政育人

档案管理的最终目的是提供利用，为单位各项工作服务。科学的利用机制既能发挥档案的价值，又能确保档案的安全。

利用制度是规范档案利用行为的保障。应明确利用范围和审批权限，本单位工作人员因工作需要查阅一般档案，需经本部门负责人同意；查阅重要或涉密档案，需经单位分管领导或主要领导批准。外单位查阅档案，须持单位介绍