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秘书岗位工作流程与规范手册

前言

本手册旨在为秘书岗位提供一套系统、规范的工作指引，明确各项工作的流程、标准与注意事项，以期提升工作效率、保障工作质量，确保秘书工作的有序开展，更好地服务于组织及领导的各项事务。本手册适用于组织内各级秘书人员，既是新入职人员的学习资料，也是在岗人员日常工作的行为准则与参考依据。

第一章日常工作流程

一、每日工作流程

（一）岗前准备

每日提前到达工作岗位，调整精神状态，确保以饱满的热情投入工作。首先检查办公环境，确保桌面整洁有序，办公设备（如电脑、打印机、电话等）运行正常，所需办公用品（纸张、笔、文件夹等）充足。查阅电子邮箱及日程安排表，了解当日重要事项及待办工作，做到心中有数。

（二）高效处理当日事务

1.优先处理紧急重要事项：根据领导指示及事务的紧急、重要程度，合理排序当日工作。对于需立即处理的紧急事务，如突发会议通知、紧急文件报送等，应第一时间响应并妥善处理。

2.常规事务处理：包括文件的接收、登记、传阅、归档；接听、转接电话，做好电话记录；接待来访人员，进行初步沟通与引导；按计划协助领导处理日常文字工作，如起草、校对、打印、复印文件等。

3.日程提醒与协调：密切关注领导日程安排，提前提醒领导重要会议、会见、活动等时间节点，确保领导行程顺畅。如遇日程冲突或变动，及时与相关方沟通协调，灵活调整。

（三）工作小结与明日规划

临近下班前，对当日工作完成情况进行梳理，未完成事项需记录并明确后续处理计划。整理桌面，关闭办公设备电源，确保办公区域安全。同时，简要规划次日工作重点，为次日工作做好铺垫。

二、每周/每月工作流程

（一）每周工作

每周初，协助领导制定本周工作计划，整理上周工作完成情况。定期整理文件资料，进行分类归档。根据需要，汇总本周各类数据、信息，为领导决策提供支持。参与或协助组织周例会，做好会前准备、会中记录及会后纪要整理工作。

（二）每月工作

每月底，协助领导进行本月工作总结，收集、整理相关数据和材料。按要求完成月度工作报告、报表的汇总与上报。对本月形成的各类文件、资料进行系统整理、立卷归档，确保档案的完整性与规范性。同时，协助领导规划下月主要工作安排。

第二章专项工作规范

一、会议管理

（一）会前准备

1.议题收集与议程拟定：根据领导意图及工作需要，提前向相关部门或人员收集会议议题，汇总后报请领导审定，拟定会议议程。

2.会议通知：明确会议时间、地点、参会人员、会议议题、所需准备材料等信息，以书面、邮件或其他适宜方式及时、准确地通知到每一位参会者，并确认参会情况。

3.会场布置：根据会议规模和性质，提前布置会场，包括摆放桌椅、座签、会议材料、饮用水、调试音响、投影、灯光等设备，确保会场整洁、设备运行正常。

4.材料准备：负责会议所需文件、资料、PPT等的印制、装订和分发，确保材料准确无误、数量充足。

（二）会中服务

提前引导参会人员入场就座。负责会议签到，统计到会人数。做好会议记录，准确记录会议主要内容、讨论情况、决议事项及行动方案，特别是领导的重要讲话和指示。及时处理会议过程中的突发情况，如设备故障、人员迟到等，确保会议顺利进行。

（三）会后工作

及时整理会议纪要，经领导审阅后，按要求分发至相关部门和人员。协助领导督促检查会议决议事项的落实情况。清理会场，回收剩余材料，整理会议记录、录音录像等资料并归档。

二、文书处理

（一）收文处理

1.签收与登记：收到外来文件、信函后，仔细核对信封（或文件袋）上的收文单位、收件人、件数等信息，确认无误后在收文登记簿上进行登记，注明收文日期、来文单位、文号、标题、份数等要素。

2.拟办与批办：对收到的文件进行初步审阅，根据文件内容和性质，提出拟办意见，报请相关领导批办。

3.传阅与催办：按照领导的批办意见，及时将文件送达相关部门或人员传阅。对需要办理的文件，要跟踪了解办理进度，适时进行催办，确保文件得到及时处理。

4.归档：文件办理完毕或传阅结束后，及时将文件整理、编号、登记后归档保存。

（二）发文处理

1.起草与核稿：根据领导指示或工作需要，起草各类文件。文件起草应做到主题明确、观点正确、内容充实、条理清晰、语言规范、格式标准。起草完成后，进行认真校对，确保文字准确无误，标点符号使用正确，格式符合要求。

2.审核与签发：将核稿后的文件按程序报请相关领导审核、签发。

3.编号与登记：对领导签发的文件进行统一编号，并在发文登记簿上登记。

4.印制与分发：按照文件要求的份数和格式进行印制，确保印刷清晰、美观。然后通过适宜的方式（如邮寄、内部传递等）将文件分发至收文单位或个人，并做好分发记录。

5.归档：文件发出后，将文件原稿、签发稿及印制样本等整理归档。

三、接待工作

（一）事前准备