企业员工职业培训档案管理办法.docxVIP

企业员工职业培训档案管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业员工职业培训档案（以下简称“培训档案”）的建立、管理与使用，客观、准确、系统地记录员工职业发展历程中的培训经历与成果，提升人力资源管理效能，促进员工与组织共同成长，依据国家相关法律法规及公司人力资源管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司全体在职员工（含正式、合同制及其他约定劳动关系的员工）的职业培训档案管理。实习生、顾问等非劳动关系人员的培训记录管理可参照本办法或另行规定。

第三条基本原则

培训档案管理遵循以下原则：

（一）客观真实原则：档案内容必须真实反映员工培训情况，数据准确，材料齐全。

（二）全程追踪原则：从员工入职开始，持续记录其接受的各类培训，形成完整的职业培训轨迹。

（三）规范有序原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转移和销毁等环节均应遵循本办法规定，确保管理流程规范。

（四）安全保密原则：严格遵守公司保密规定，确保档案信息安全，防止泄露。

（五）实用有效原则：档案管理应服务于员工职业发展、绩效评估、人才选拔及组织能力提升等实际需求。

第二章培训档案的内容构成

第四条员工基本信息

包括但不限于员工姓名、工号、部门、岗位、入职日期、联系方式等，作为档案的基础标识。

第五条培训经历记录

此为培训档案的核心内容，应详细记录员工参与的各类培训活动，具体包括：

（一）培训项目信息：培训名称、培训类型（如新员工入职培训、专业技能培训、管理能力培训、职业素养培训、外部公开课、在线学习等）、培训目的、培训内容概要。

（二）培训组织信息：主办/承办单位、培训机构名称、培训讲师。

（三）培训时间与地点：培训起止时间、具体培训地点。

（四）培训参与信息：培训报名/审批记录、参训签到记录、培训时长（以学时或天数计）。

（五）培训成果信息：考核/评估结果（如考试成绩、结业证书、培训心得、学习总结、项目报告等）、获得的培训证书或资质证明复印件。

第六条培训需求与规划

（一）员工个人提出的培训需求申请及相关记录。

（二）基于员工绩效、职业发展规划及组织发展需要制定的个人培训发展计划。

第七条培训评估与反馈

（一）员工对所参加培训项目的反馈意见（如培训效果满意度问卷、意见建议等）。

（二）组织或上级对员工培训后知识、技能、行为改善及工作绩效提升情况的跟踪与评估记录。

第八条其他相关材料

（一）与培训相关的奖惩记录（如因培训表现优异获得奖励，或无故缺席、考核不合格等处理记录）。

（二）员工参加外部培训的协议或合同（如有）。

（三）其他有必要归入档案的与员工职业培训相关的材料。

第三章培训档案的管理流程

第九条档案的建立

（一）新员工入职后，人力资源部应在一个月内为其建立职业培训档案（可采用电子档案为主，纸质档案为辅的方式）。

（二）员工信息发生变动时（如部门调整、岗位变动等），人力资源部应及时更新档案中的相关信息。

第十条档案材料的收集与归档

（一）培训前：培训报名审批表、培训需求申请表等由员工或部门提交，人力资源部收集归档。

（二）培训中：培训签到表、考勤记录由培训组织方或人力资源部负责收集。

（三）培训后：培训考核结果、证书复印件、培训心得/总结、评估反馈表等材料，由员工本人或培训组织方在培训结束后一周内提交人力资源部，人力资源部负责审核、整理后归入相应员工档案。

（四）所有归档材料应确保真实、完整、规范，并注明材料来源及归档日期。

第十一条档案的日常维护与更新

（一）人力资源部指定专人负责培训档案的日常管理工作，定期（如每季度）对档案进行检查、整理和更新，确保信息的及时性和准确性。

（二）对于电子档案，应建立规范的文件夹结构和命名规则，便于检索和管理。同时，定期进行数据备份，防止信息丢失。

（三）纸质档案应分类存放于专用档案柜，保持干燥、通风、防火、防虫、防盗。

第十二条档案的查阅与借阅

（一）查阅权限：

1.人力资源部相关管理人员因工作需要可直接查阅员工培训档案。

2.员工所在部门负责人因绩效评估、职业发展规划等工作需要查阅本部门员工档案，须经人力资源部负责人批准。

3.员工本人可查阅本人的培训档案基本信息及培训记录，查阅敏感信息需经人力资源部负责人批准。

4.公司高层领导因决策需要查阅相关员工档案，须经人力资源部负责人或分管人力资源工作的公司领导批准。

5.外部单位如需查阅，须持有效证明文件并经公司分管领导批准。

（二）查阅/借阅程序：查阅/借阅档案应履行登记手续，说明查阅/借阅目的、范围和期限。原则上，档案原件不得带出档案室。确需借阅纸质档案的，须经人力资源部负责人批准，限期归还，归还时应检查档案是否完好。

（三）查阅档案时，应爱护档案材料，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。

第十三条档案的转