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企业资料档案管理制度表模板
一、制度目的与核心价值
企业资料档案是企业运营、决策及合规管理的重要依据，科学规范的档案管理能够保证信息完整、安全可追溯，提升工作效率，防范法律风险。本制度旨在建立覆盖档案全生命周期的标准化管理体系，为企业可持续发展提供信息支撑。
二、制度适用范围与应用场景
（一）适用主体
本制度适用于企业内部各部门、分支机构及全体员工，涵盖行政、人事、财务、业务、法务等各类档案的管理活动。
（二）典型应用场景
新建企业档案体系搭建：企业成立初期，需系统规划档案分类、存储及流程，避免档案散乱遗失；
现有档案管理优化：针对档案查找困难、借阅混乱、归档不及时等问题，通过制度规范重新梳理管理流程；
跨部门协同管理：多部门协作项目（如招投标、审计、并购）中，明确档案收集、交接责任，保证资料完整；
合规与风险控制：应对检查、法律诉讼、审计等场景时，提供可追溯的档案依据；
数字化转型支持：推动纸质档案数字化转换，实现电子档案高效检索与长期保存。
三、档案管理全流程操作步骤
（一）第一步：档案分类与编码
操作要点：
根据企业业务特点，制定《档案分类表》，一级分类可按部门（行政、人事、财务等）或档案类型（文书、合同、音像等）划分，二级分类按具体事项细分（如人事类下设员工档案、培训记录、薪酬福利等）；
为每类档案分配唯一编码，编码规则需简洁易记，如“部门代码-分类代码-年份-流水号”（示例：HR-EMP-2023-001，代表人事部员工档案2023年第1号）；
编码规则经档案管理部门负责人*审批后发布，新增档案类别需及时更新编码。
输出成果：《企业档案分类及编码规则手册》
（二）第二步：档案收集与移交
操作要点：
明确收集范围：涵盖企业在生产经营、管理活动中形成的具有保存价值的各类资料（含电子文件及纸质载体），如合同、会议纪要、财务凭证、技术图纸、员工履历等；
落实责任主体：各部门指定档案联络员*，负责本部门档案的日常收集、初步整理，保证档案形成后3个工作日内移交至档案管理部门；
规范移交流程：填写《档案移交清单》（含档案名称、数量、形成日期、密级等），交接双方签字确认，档案管理部门核对无误后入库。
输出成果：《档案移交清单》（一式两份，移交部门与档案管理部门各存一份）
（三）第三步：档案整理与编目
操作要点：
整理要求：纸质档案去除金属夹、装订整齐，破损文件修补；电子档案检查格式兼容性（推荐PDF、DOCX等通用格式），命名规范与编码一致；
编目著录：按照《档案著录规则》，对档案题名、责任者、形成时间、页数、存放位置等信息进行著录，建立档案目录数据库；
排序上架：按编码顺序排列档案，纸质档案装入档案盒并标注编码，电子档案至档案管理系统并关联目录。
输出成果：档案目录数据库、档案实物编号索引
（四）第四步：档案归档与存储
操作要点：
归档时间：年度档案于次年1月31日前完成归档；专项档案（如项目资料）在项目结束后15个工作日内归档；
存储要求：
纸质档案：存放于符合《档案馆建筑设计规范》的库房，温湿度控制在18-22℃、45-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗设施；
电子档案：存储于企业专用服务器或云存储平台，定期备份（本地备份+异地备份），备份周期不超过3个月；
密级管理：根据信息敏感度划分密级（公开、内部、秘密、机密），涉密档案单独存储，借阅需经分管领导*审批。
输出成果：年度档案归档报告、电子档案备份记录
（五）第五步：档案保管与维护
操作要点：
定期检查：档案管理部门每季度对库存档案进行检查，重点查看纸质档案霉变、虫蛀情况，电子档案存储介质完好性及数据可读性，发觉问题及时处理；
修复与更新：对损坏档案由专业人员修复，电子档案格式过时需转换更新，保证长期可用；
安全防护：库房配备监控、门禁系统，非工作人员未经许可禁止入内，建立《档案安全巡查日志》。
输出成果：《档案季度检查记录表》《档案安全巡查日志》
（六）第六步：档案借阅与利用
操作要点：
借阅申请：员工因工作需要借阅档案，填写《档案借阅申请表》，说明借阅用途、归还时间，经部门负责人签字后提交档案管理部门；涉密档案需经分管领导审批；
借阅管理：档案管理员核对借阅权限，办理借阅登记（纸质档案借阅期限不超过7个工作日，电子档案可在线查阅但禁止）；借阅档案需保持完整，涂改、抽取、损毁者按《员工奖惩制度》处理；
归还核验：档案归还时，管理员核对档案完整性，确认无误后注销借阅记录，如发觉损坏或遗失，借阅人需承担相应责任。
输出成果：《档案借阅申请表》《档案借阅登记台账》
（七）第七步：档案鉴定与销毁
操作要点：
鉴定标准：档案管理部门每3年组织一次档案鉴定，依据《档案保管期限表》（分为永久、30年、10年），对到期档案进行价值评估；
销毁流程：对无保存价值的档案，由鉴定小组（含档案管
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