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技术资料标准化存储与管理手册

一、引言

技术资料是企业研发、生产、运维过程中的核心知识资产，其标准化存储与管理直接影响工作效率、知识传承及风险控制。为解决资料分散存储、格式混乱、查找困难、版本冲突等问题，本手册旨在建立统一的技术资料管理规范，保证资料的完整性、安全性、可追溯性，为团队协作与持续改进提供支撑。

二、本手册适用对象与资料范畴

（一）适用对象

本手册适用于企业内所有涉及技术资料产生、使用、管理的部门及人员，包括但不限于：研发中心、测试部、运维部、技术支持部、项目管理办公室等；具体角色涵盖项目负责人、资料管理员、研发工程师、测试工程师、运维人员等。

（二）资料范畴

本手册管理的技术资料包括但不限于以下类型：

设计类资料：需求规格说明书、架构设计文档、详细设计文档、接口设计文档、数据库设计文档等；

开发类资料：注释文档、编译部署手册、模块开发日志、代码评审记录等；

测试类资料：测试计划、测试用例、测试报告（单元测试、集成测试、系统测试）、缺陷跟踪记录等；

运维类资料：服务器配置手册、部署流程文档、故障处理手册、监控告警配置说明等；

标准规范类资料：企业技术标准、行业规范、安全合规文档、工具使用指南等；

项目过程类资料：项目计划书、会议纪要、阶段总结报告、验收文档等。

三、标准化管理核心操作步骤

（一）第一步：技术资料分类与编码体系建立

1.资料分类维度

按项目阶段：需求阶段、设计阶段、开发阶段、测试阶段、运维阶段、验收阶段；

按资料类型：文档（DOC/PDF）、表格（Excel）、图纸（CAD）、代码（Java/Python）、视频（演示/培训）等；

按密级：公开级（内部可共享）、内部级（部门内可查）、保密级（需授权访问）。

2.资料编码规则

采用“项目代码-资料类型代码-阶段代码-流水号”的组合编码，保证唯一性。

项目代码：用项目名称拼音首字母+年份组成，如“CRM项目2024”编码为“CRM24”；

资料类型代码：文档（DOC）、表格（XLS）、图纸（DWG）、代码（COD）、视频（VID）；

阶段代码：需求（XD）、设计（SJ）、开发（KF）、测试（CS）、运维（YW）、验收（YS）；

流水号：3位数字，按资料产生顺序递增，如001、002。

示例：CRM项目2024年需求阶段设计文档，编码为“CRM24-DOC-XD-001”。

（二）第二步：标准化存储路径规划

技术资料统一存储于企业指定服务器（如\fileserver_docs），按“项目-资料类型-阶段”三级目录结构组织，保证路径清晰可追溯。

目录结构示例：

\fileserver_docs

├──项目A

│├──需求阶段

││├──DOC

││└──XLS

│├──设计阶段

││├──DOC

││└──DWG

│└──开发阶段

│├──COD

│└──DOC

├──项目B

│└──…

└──公共资料

├──技术标准

├──工具指南

└──培训资料

（三）第三步：资料命名规范统一

所有资料存储时需遵循“资料编码_资料全名_版本号_创建日期”的命名规则，避免使用特殊字符（如/*?:“|）及空格，用下划线“_”替代。

命名规则说明：

资料编码：按第一步编码规则填写；

资料全名：清晰描述资料内容，如“CRM系统用户需求规格说明书”；

版本号：采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如1.0.0），主版本号重大架构变更时递增，次版本号功能新增时递增，修订号问题修复时递增；

创建日期：格式为YYYYMMDD，

示例：CRM24-DOC-XD-001_CRM系统用户需求规格说明书_V1.0.0pdf。

（四）第四步：资料录入与归档流程

1.资料录入流程

发起：资料创建人完成资料编写后，填写《技术资料信息录入表》（见第四章模板），提交至资料管理员；

审核：资料管理员核对资料编码、命名、存储路径是否符合规范，审核通过后进入归档流程；

归档：资料管理员将资料至对应服务器目录，并在《技术资料存储位置索引表》中更新记录；

通知：通过企业即时通讯工具（如钉钉/企业）通知项目组相关人员资料已归档。

2.资料变更流程

变更申请：资料变更人填写《技术资料变更申请表》，说明变更原因、内容及影响范围，提交项目负责人审批；

变更执行：审批通过后，资料管理员备份原版本资料，将新版本资料按命名规范至原目录，原版本资料转移至“历史版本”子目录；

记录更新：更新《技术资料变更记录表》，同步通知相关人员。

（五）第五步：权限与角色管理

根据“最小权限原则”分配资料访问权限，角色及权限定义

资料管理员：拥有所有资料的增、删、改、查权限，负责权限分配与维护；

项目负责人：拥有本项目内所有资料的查看、编